Registros públicos de Miami Beach

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Presentar una solicitud de registros públicos

Teléfono: 305.673.7000 extensión 26556

Haga clic aquí para ver la política de procesamiento de registros públicos de la Ciudad de Miami Beach de 2017, aplicable a los funcionarios electos y designados de la Ciudad y a los empleados de la Ciudad.

Un solicitante puede realizar una solicitud de registros públicos a cualquier personal de la Ciudad de Miami Beach por escrito, por teléfono, por correo electrónico o en persona. Los registros públicos deberán ser inspeccionados y examinados por cualquier persona que desee hacerlo, en cualquier momento razonable, en condiciones razonables y bajo la supervisión del departamento.

Es política de la Ciudad de Miami Beach que todos los registros públicos estén disponibles para su inspección personal. Estatutos de Florida, Capítulo 119, Secciones 119.07 y 119.071 abordar las exenciones al acceso a registros públicos, las cuales deben tenerse en cuenta específicamente al reclamar una exención en respuesta a una solicitud de registros públicos.

Las solicitudes de registros públicos deben responderse de manera oportuna. La Corte Suprema de Florida ha declarado que la única demora permitida en la presentación de registros según el Capítulo 119 del Estatuto de Florida es el tiempo razonable y limitado que se le otorga al custodio para recuperar el registro y eliminar las partes que afirma que están exentas.

Cada Departamento Municipal asignará un Custodio de Registros y un Custodio de Registros suplente para interactuar con la Oficina del Secretario Municipal y coordinar la recuperación departamental de Registros Públicos. Si no se asigna un Custodio de Registros departamental, se asumirá que el Director y el Subdirector del Departamento asumirán la función.

Las solicitudes recibidas de información policial se enviarán al Departamento de Policía.

Las solicitudes recibidas de cualquiera de las unidades de negociación colectiva deberán remitirse a la Oficina de Relaciones Laborales del Departamento de Recursos Humanos.

Investigación de gravámenes

Para obtener un desglose detallado de las deudas relacionadas con una propiedad en particular, el público puede solicitar un estado de cuenta verificado al Departamento de Atención al Cliente. Este estado de cuenta incluirá todos los importes adeudados al Ayuntamiento por la parcela en cuestión y también proporcionará información sobre todos los importes adeudados al Ayuntamiento, como tasas de permisos, tasas de ascensor, facturas y recibos del Ayuntamiento. Existen dos tipos de estados de cuenta verificados:

  • Búsqueda certificada Proporciona un informe certificado de búsqueda de gravámenes junto con una declaración de búsqueda de gravámenes, revisada por un analista financiero de la Ciudad de Miami Beach. Incluye los montos de liquidación total o parcial de los gravámenes de la Ciudad de Miami Beach. (Plazo de entrega: de 5 a 7 días hábiles, excluyendo fines de semana y días festivos).
  • Búsqueda acelerada - Proporciona un Informe Certificado de Búsqueda de Gravámenes junto con una Declaración de Búsqueda de Gravámenes, revisada por un Analista Financiero de la Ciudad de Miami Beach. Incluye los montos de liquidación total o parcial de los gravámenes de la Ciudad de Miami Beach. (Plazo de entrega: 1 día hábil, excluyendo fines de semana y días festivos).

Los informes generados son búsquedas exhaustivas en las diversas bases de datos de la Ciudad y listas por número de parcela: adeudos, infracciones y permisos pendientes. Un analista revisa los informes y luego los firma y certifica ante notario.

Solicitar una búsqueda de gravámenes en línea

Solicitud de búsqueda de gravámenes del Centro de Atención al Cliente de Finanzas:
Visita en persona: 1755 Meridian Avenue, 1er piso Miami Beach, FL 33139.
Contacto: 305.673.7420 | LienResearch@miamibeachfl.gov.

Registros electrónicos

Las comunicaciones electrónicas dirigidas al personal municipal o recibidas de éste están sujetas a la Ley de Registros Públicos, al igual que las comunicaciones en papel. Por consiguiente, los correos electrónicos, tuits, mensajes de texto, mensajes de Facebook, PINs de BlackBerry, comunicaciones SMS (mensajes de texto), comunicaciones MMS (contenido multimedia), mensajería instantánea y cualquier otra comunicación electrónica enviada o recibida por el personal municipal (ya sea a través de una computadora, teléfono celular u otro dispositivo electrónico municipal o privado) en relación con la gestión de asuntos oficiales, son registros públicos y deben divulgarse previa solicitud, sujetos a las exenciones legales aplicables, y además están sujetos a las restricciones legales sobre la conservación y destrucción de registros públicos. Véase el Estatuto de Florida, artículo 257.36(6), que exige específicamente que un registro público pueda destruirse o eliminarse de otro modo únicamente de acuerdo con los calendarios de conservación establecidos por la División de Servicios Bibliotecarios y de Información del Departamento de Estado.

Es la naturaleza del registro creado, y no el medio por el cual se crea, lo que determina si es público. Por lo tanto, un registro electrónico creado por el personal municipal en relación con la gestión de asuntos oficiales es público, independientemente de si se crea en una computadora, teléfono celular u otro dispositivo electrónico, ya sea público o privado.

Para garantizar que los registros de la Ciudad contengan todos los registros públicos, el personal de la Ciudad debe, inmediatamente después de la creación de ese registro público, transmitir a su cuenta de correo electrónico de la Ciudad copias de dicho registro público, ya sea que provenga de su computadora privada, teléfono celular u otro dispositivo electrónico.

Procedimiento:

1. Un solicitante puede realizar una solicitud de registros públicos a cualquier personal de la Ciudad de Miami Beach en línea, por escrito, por teléfono, por comunicación electrónica o en persona:

  • En línea: Para solicitar un registro público utilizando nuestro portal en línea, haga clic aquí
  • Correo electrónico:
    Para solicitar un registro público por correo electrónico, el solicitante puede enviar un correo electrónico a solicitud de investigación@miamibeachfl.gov
  • Correo:
    Para solicitar registros públicos por correo, el solicitante puede enviar la solicitud a: Ciudad de Miami Beach, Oficina del Secretario de la Ciudad
    Atención: Solicitud de registros públicos
    1700 Convention Center Drive, primer piso
    Miami Beach, Florida 33139.
  • Teléfono:
    Para solicitar registros públicos por teléfono, el solicitante puede llamar a la Oficina del Secretario de la Ciudad al 305.673. 7000 ext. 26556. El solicitante también podrá comunicarse directamente con el Departamento correspondiente.
  • En persona:
    Para solicitar registros públicos en persona, el solicitante puede visitar la Oficina del Secretario de la Ciudad, ubicada en:
    Ayuntamiento de la ciudad de Miami Beach
    1700 Convention Center Drive, primer piso
    Miami Beach, Florida  33139.
    El solicitante también puede solicitar registros públicos en persona al Departamento de la Ciudad que actúa como custodio de los registros de los documentos solicitados.

2. El personal de la Ciudad que reciba solicitudes de registros públicos deberá enviar un Formulario de Solicitud de Registros Públicos completo a la Oficina del Secretario de la Ciudad (junto con una copia de cualquier solicitud de registros públicos por escrito) ya sea electrónicamente a solicitud de investigación@miamibeachfl.gov El envío del Formulario de Solicitud completo a la Oficina del Secretario Municipal se realiza únicamente con fines de seguimiento. El Departamento Municipal encargado de la custodia de los registros solicitados es responsable de responder a la solicitud.

3. Al recibir una solicitud de registros públicos, la Oficina del Secretario Municipal asignará un número a cada solicitud y enviará la solicitud por correo electrónico al Departamento de Registros de la Ciudad específico. Toda correspondencia futura relacionada con la solicitud debe hacer referencia al número de solicitud de registros en cuestión asignado por la Oficina del Secretario.

4. La Oficina del Secretario Municipal mantendrá un registro de todas las solicitudes de investigación con la siguiente información: fecha de la solicitud, nombre del solicitante, número de teléfono, número de fax y correo electrónico, documentos solicitados, nombre del personal de la Ciudad al que se asigna y completa la solicitud de registros, resultados de la investigación y estado.

5. El custodio de registros del Departamento notificará al solicitante el tiempo estimado para procesar la solicitud y los costos relacionados (ver Cálculos de costos a continuación) antes de producir los registros.

  • Es importante asegurarse de que el solicitante esté informado sobre el estado de la solicitud de investigación. La Ciudad no puede exigir el pago total antes de iniciar la producción de registros, pero puede solicitar un depósito antes de dicho inicio cuando se trate de solicitudes que impliquen un uso intensivo de recursos informáticos o una gran asistencia administrativa o de supervisión por parte del personal de la agencia involucrada, o ambas.
  • Una vez que la Ciudad haya recopilado los registros, el solicitante deberá abonar el pago completo antes de que la Ciudad tenga que presentarlos. La Ciudad también podrá facturar cualquier diferencia entre el depósito pagado por el solicitante y el costo real de la copia de los registros públicos cuando se hayan realizado las copias y el solicitante notifique posteriormente que ya no se solicitan los registros.

OBLIGACIONES DEL PERSONAL RE: SOLICITUDES DE REGISTROS PÚBLICOS DE CORREOS ELECTRÓNICOS/TEXTOS DE TEXTO/OTRAS COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS

Las solicitudes de registros públicos que buscan la inspección de correos electrónicos/mensajes de texto privados del personal municipal, u otras comunicaciones electrónicas, requieren un examen minucioso para determinar cuáles de dichas comunicaciones electrónicas están disponibles para inspección pública por haberse realizado o recibido en el curso de las actividades oficiales de la Ciudad. Además de las exenciones legales a la divulgación pública, los registros o partes de registros que sean "privados" o "personales" y que no se hayan realizado o recibido de conformidad con la ley u ordenanza, ni se hayan creado o recibido en relación con las actividades oficiales de la Ciudad, no están sujetos a divulgación. Estado de Florida contra la ciudad de Clearwater, 863 So. 2d 149 (Fla. 2003), y Media General Operation, Inc. contra Feeney, 849 So. 2d 3 (Fla. 151 DCA 2003), rev. den. 857 So. 2d 196 (Fla. 2003).

  • En aquellos casos en que se haya realizado una solicitud de registros públicos para correos electrónicos/mensajes de texto/otras comunicaciones electrónicas del personal de la Ciudad en un dispositivo electrónico de la Ciudad, ese personal de la Ciudad en cuestión revisará sus correos electrónicos/mensajes de texto/comunicaciones electrónicas para determinar cuáles son "registros públicos" y cuáles son información "personal" o "exenta", con una revisión posterior por parte del Director del Departamento de ese personal (y en caso de que dicha información "personal" o "exenta" sea la del Director del Departamento, dicho material debe ser revisado posteriormente por la persona designada por el Administrador de la Ciudad) para verificar que dicho material no esté sujeto al público.
  • Las solicitudes de registros públicos que buscan correos electrónicos/mensajes de texto/otras comunicaciones electrónicas privadas del personal de la Ciudad desde su dispositivo electrónico privado requerirán que cada miembro del personal de la Ciudad revise dichos correos electrónicos/mensajes de texto/otras comunicaciones electrónicas y produzca dentro de un "tiempo razonable" cualquier correo electrónico/mensaje de texto/otras comunicaciones electrónicas que constituyan un "registro público" (sujeto a las exenciones legales permitidas). Se alienta a dicho personal de la Ciudad a consultar con el Fiscal de la Ciudad sobre cuestiones de cumplimiento con la Ley de Registros Públicos del Estado, Capítulo 119 de los Estatutos de Florida, y debe, al finalizar la revisión de los documentos, transmitir al servidor de la Ciudad aquellos correos electrónicos/mensajes de texto/otras comunicaciones electrónicas que se hayan determinado que constituyen un registro público.

OTRAS TAREAS RELACIONADAS CON EL PERSONAL

  • La Ciudad puede negarse a producir registros adicionales si el solicitante no ha pagado las tarifas de una solicitud anterior de registros. Véase Lozman v. Ciudad de Riviera Beach, 995 so. 2d 1027 (Fla. 4th DCA 2008). En caso de presentarse esta situación, se deberá consultar a la Fiscalía Municipal antes de que el Departamento Municipal comunique dicha postura al solicitante.
  • El custodio de registros de cada departamento de la ciudad informará a la Oficina del Secretario de la Ciudad una vez que se haya completado una solicitud, en cuyo caso la Oficina del Secretario de la Ciudad actualizará el registro de solicitudes y cerrará la solicitud como realizada.

CÁLCULOS DE COSTOS
Copias a facturar (si el total supera $1.00):

  • $0.15 por copia de una cara para copias duplicadas de no más de 14 pulgadas por 8,5 pulgadas;
  • $0.05 adicionales por cada copia a doble cara;
  • Para todas las demás copias, el costo real de la duplicación de los registros públicos;
  • $1 por copia para una copia certificada de un registro público;
  • $5 por sello notarial (exento para documentos de la Ciudad de Miami Beach);
  • No se cobrarán servicios públicos, gastos de oficina, tiempo de viaje ni tarifas de recuperación y almacenamiento de registros públicos guardados fuera de las instalaciones.

Cargo por servicio especial (además de los costos de copia)

La Ciudad, de conformidad con la autorización reglamentaria establecida a continuación, cobrará un “cargo por servicio especial” por “el uso extensivo de recursos de tecnología de la información o la asistencia administrativa o de supervisión extensiva por parte del personal de la agencia involucrada, o ambos” en relación con solicitudes de registros de media hora o más:

  • De conformidad con el Estatuto Estatal de Florida 119.07: “Si la naturaleza o el volumen de los registros públicos que se solicita inspeccionar o copiar de conformidad con esta subsección es tal que requiere el uso extensivo de recursos de tecnología de la información o una amplia asistencia administrativa o de supervisión por parte del personal de la agencia involucrada, o ambos, la agencia puede cobrar, además del costo real de la duplicación, un cargo por servicio especial, que será razonable y se basará en el costo incurrido por dicho uso extensivo de recursos de tecnología de la información o el costo de mano de obra del personal que brinda el servicio en el que realmente incurre la agencia o que es atribuible a la agencia por la asistencia administrativa y de supervisión requerida, o ambos”.
  • A efectos de las solicitudes de registros públicos presentadas a la Ciudad de Miami Beach, el término "extensivo" se definirá como la mano de obra de media hora o más, que se cobrará a una tarifa fija equivalente al salario base y las prestaciones del empleado (sin incluir las prestaciones sociales), cuyas funciones habituales incluyen el desempeño de la función, incluso si la solicitud fue realizada por un empleado con un nivel salarial superior. Se podrá cobrar una tarifa más alta por solicitudes que involucren documentos complejos con información exenta o confidencial. Por lo general, se trata de documentos que deben ser revisados por personal de la Fiscalía Municipal, quien posee los conocimientos necesarios para tomar decisiones sobre posibles exenciones. En este caso, el costo se calculará en consulta con dicho personal.

Registros públicos solicitados con frecuencia disponibles en línea:
Puede acceder a la siguiente información en línea:
Las agendas y acciones posteriores están disponibles en: Archivos de la agenda

La Carta de la Ciudad y el Código de la Ciudad están disponibles en: Código Municipal

Archivos Digitales de Miami Beach: un proyecto colaborativo entre la Ciudad de Miami Beach, el Departamento de Historia de la Universidad Internacional de Florida y Wolfsonian-FIU para digitalizar y catalogar la gran y fascinante colección de fotografías, postales y otros materiales visuales que conforman el archivo histórico de la Ciudad de Miami Beach. Está disponible en: Archivos digitales

El listado de propietarios y registro de vecinos está disponible en: Registro de Propietarios y Vecindarios

Para obtener registros adicionales, no enumerados anteriormente, visite el Portal de documentos de archivo Laserfiche, el sistema de archivo digital de la ciudad de Miami Beach..

COMUNICADO # 1 Nominaciones para la Junta Directiva y los Comités
Si tiene alguna pregunta, comuníquese con la Oficina del Secretario Municipal al 305.673.7411.

CUSTODIO DE REGISTROS PÚBLICOS:

Rafael E. Granado
Secretario de la ciudad
1700 Convention Center Drive
Miami Beach, FL 33139
solicitud de investigación@miamibeachfl.gov

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