Öffentliche Aufzeichnungen von Miami Beach

1. Ein Antragsteller kann bei jedem Mitarbeiter der Stadt Miami Beach online, schriftlich, telefonisch, per elektronischer Kommunikation oder persönlich eine Anfrage zu öffentlichen Aufzeichnungen stellen:

• Online: Um eine öffentliche Aufzeichnung über unser Online-Portal anzufordern, klicken Sie bitte hier
• E-Mail:
  Um eine öffentliche Aufzeichnung per E-Mail anzufordern, kann der Antragsteller eine E-Mail an senden: researchrequest@miamibeachfl.gov
• Mail:
  Um öffentliche Aufzeichnungen per Post anzufordern, kann der Antragsteller die Anfrage an folgende Adresse senden: Stadt Miami Beach, Büro des Stadtschreibers
  Achtung: Anfrage zu öffentlichen Aufzeichnungen
  1700 Convention Center Drive, Erste Etage
  Miami Beach, Florida 33139.
• Telefon:
  Um öffentliche Aufzeichnungen telefonisch anzufordern, kann der Antragsteller das Büro des Stadtschreibers anrufen unter 305.673. 7000 Durchwahl 26556. Der Antragsteller kann sich auch direkt an die zuständige Abteilung wenden.
• Persönlich:
  Um öffentliche Aufzeichnungen persönlich anzufordern, kann der Antragsteller das Büro des Stadtschreibers aufsuchen, das sich an folgender Adresse befindet:
  Rathaus der Stadt Miami Beach
  1700 Convention Center Drive, Erste Etage
  Miami Beach, Florida  33139.
  Der Antragsteller kann öffentliche Aufzeichnungen auch persönlich bei der Stadtverwaltung anfordern, die als Verwalter der gewünschten Dokumente fungiert.

2. Mitarbeiter der Stadt, die Anfragen zu öffentlichen Aufzeichnungen erhalten, müssen ein ausgefülltes Formular zur Anforderung öffentlicher Aufzeichnungen an das Büro des Stadtschreibers weiterleiten (zusammen mit einer Kopie aller schriftlichen Anfragen zu öffentlichen Aufzeichnungen), entweder elektronisch an researchrequest@miamibeachfl.gov oder bei der Übermittlung des ausgefüllten Antragsformulars an das Büro des Stadtschreibers dient ausschließlich Nachverfolgungszwecken. Die Stadtverwaltung, die als Verwalter der angeforderten Unterlagen fungiert, ist für die Beantwortung der Anfrage verantwortlich.

3. Nach Erhalt einer Anfrage zu öffentlichen Aufzeichnungen weist das Büro des Stadtschreibers jeder Anfrage eine Nummer zu und sendet die Anfrage per E-Mail an die entsprechende städtische Abteilung. In sämtlicher zukünftiger Korrespondenz bezüglich der Anfrage muss auf die vom Büro des Schreibers zugewiesene Nummer der betreffenden Aufzeichnungsanfrage verwiesen werden.

4. Das Büro des Stadtschreibers führt ein Protokoll über alle Rechercheanfragen mit den folgenden Informationen: Datum der Anfrage, Name, Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse des Anfragenden, angeforderte Dokumente, Name des Stadtpersonals, dem die Anfrage zugewiesen und von dem die Anfrage bearbeitet wurde, Ergebnisse der Recherche und Status.

5. Der Aktenverwalter der Abteilung teilt dem Antragsteller vor der Erstellung der Akten die voraussichtliche Bearbeitungszeit der Anfrage und die damit verbundenen Kosten mit (siehe unten „Kostenberechnungen“).

• Es ist wichtig, sicherzustellen, dass der Antragsteller über den Status des Rechercheantrags informiert ist. Die Stadt darf nicht vor Beginn der Dokumentenerstellung die vollständige Zahlung verlangen. Bei Dokumentenanfragen, die eine umfangreiche Nutzung von IT-Ressourcen oder umfangreiche administrative oder verwaltungstechnische Unterstützung durch Mitarbeiter der betreffenden Behörde oder beides erfordern, kann sie jedoch vor Beginn eine Anzahlung verlangen.
• Sobald die Stadt die Unterlagen gesammelt hat, muss der Antragsteller die vollständige Zahlung leisten, bevor die Stadt die Unterlagen herausgeben muss. Die Stadt kann auch etwaige Differenzen zwischen der vom Antragsteller geleisteten Anzahlung und den tatsächlichen Kosten für die Kopien der öffentlichen Unterlagen in Rechnung stellen, wenn die Kopien erstellt wurden und der Antragsteller anschließend mitteilt, dass die Unterlagen nicht mehr benötigt werden.

PERSONALPFLICHTEN BEZÜGLICH: ANFRAGEN ZU ÖFFENTLICHEN AUFZEICHNUNGEN FÜR E-MAILS/SMS/ANDERE ELEKTRONISCHE KOMMUNIKATION

Anfragen zu öffentlichen Aufzeichnungen, die die Einsichtnahme in private E-Mails/SMS und/oder andere elektronische Kommunikation von Mitarbeitern der Stadt erfordern, erfordern eine genaue Prüfung, um festzustellen, welche dieser elektronischen Kommunikationen als „im Rahmen offizieller Geschäfte der Stadt erstellt oder empfangen“ öffentlich einsehbar sind. Zusätzlich zu den gesetzlichen Ausnahmen von der öffentlichen Offenlegung unterliegen Aufzeichnungen oder Teile von Aufzeichnungen, die „privat“ oder „persönlich“ sind und weder „aufgrund von Gesetzen oder Verordnungen erstellt oder empfangen“ noch „im Zusammenhang mit offiziellen Geschäften der Stadt erstellt oder empfangen“ wurden, nicht der Offenlegung. Bundesstaat Florida gegen die Stadt Clearwater, 863 So. 2d 149 (Florida 2003) und Media General Operation, Inc. gegen Feeney, 849 So. 2d 3 (Fla. 151 DCA 2003), rev. den. 857 So. 2d 196 (Fla. 2003).

• In den Fällen, in denen eine Anfrage nach öffentlichen Aufzeichnungen für E-Mails/SMS/andere elektronische Kommunikation von Stadtpersonal auf einem elektronischen Gerät der Stadt gestellt wurde, muss das betreffende Stadtpersonal seine/ihre E-Mails/SMS/elektronische Kommunikation überprüfen, um festzustellen, welche „öffentliche Aufzeichnungen“ und welche „persönliche“ oder „ausgenommene“ Informationen sind. Anschließend wird dies vom Abteilungsleiter dieses Personals überprüft (und für den Fall, dass solche „persönlichen“ oder „ausgenommenen“ Informationen dem Abteilungsleiter gehören, muss das besagte Material anschließend vom Beauftragten des Stadtverwalters überprüft werden), um sicherzustellen, dass das besagte Material nicht öffentlich ist.
• Bei Anfragen zu öffentlichen Aufzeichnungen, die private E-Mails/Textnachrichten/andere elektronische Kommunikation von Stadtpersonal von seinem/ihrem privaten elektronischen Gerät anfordern, muss jedes Stadtpersonal diese E-Mails/Textnachrichten/andere elektronische Kommunikation überprüfen und innerhalb einer „angemessenen Zeit“ alle E-Mails/Textnachrichten/andere elektronische Kommunikation vorlegen, die eine „öffentliche Aufzeichnung“ darstellen (vorbehaltlich zulässiger gesetzlicher Ausnahmen). Dieses Stadtpersonal wird ermutigt, sich mit dem Stadtanwalt über Fragen der Einhaltung des Gesetzes über öffentliche Aufzeichnungen des Staates, Florida Statutes Chapter 119, zu beraten und muss nach Abschluss der Dokumentenprüfung diese E-Mails/Textnachrichten/andere elektronische Kommunikation an den Stadtserver übermitteln, die als öffentliche

VERSCHIEDENE PERSONALPFLICHTEN

• Die Stadt kann die Vorlage zusätzlicher Unterlagen verweigern, wenn der Antragsteller die Gebühren für eine frühere Anforderung von Unterlagen nicht bezahlt hat. Siehe Lozman gegen die Stadt Riviera Beach, 995 so. 2d 1027 (Fla. 4th DCA 2008). Sollte diese Situation eintreten, muss das Büro des Stadtanwalts konsultiert werden, bevor die Stadtverwaltung dem Antragsteller diese Position mitteilt.
• Der Archivverwalter jeder Stadtabteilung benachrichtigt das Büro des Stadtschreibers, sobald eine Anfrage abgeschlossen ist. In diesem Fall aktualisiert das Büro des Stadtschreibers das Anfrageprotokoll und schließt die Anfrage als erledigt ab.

KOSTENBERECHNUNG
Zu berechnende Kopien (wenn die Gesamtsumme $1,00 übersteigt):

• $0,15 pro einseitiger Kopie für vervielfältigte Kopien von nicht mehr als 14 x 8,5 Zoll;
• Zusätzlich $0,05 für jede zweiseitige Kopie;
• Für alle anderen Kopien die tatsächlichen Kosten für die Vervielfältigung der öffentlichen Aufzeichnungen;
• $1 pro Kopie für eine beglaubigte Kopie einer öffentlichen Urkunde;
• $5 pro Notarstempel (entfällt für Dokumente der Stadt Miami Beach);
• Nebenkosten, Bürokosten, Fahrtkosten und Lagergebühren für außerhalb des Firmengeländes gelagerte öffentliche Unterlagen werden nicht berechnet.

Sonderservicegebühr (zusätzlich zu den Kopierkosten)

Die Stadt erhebt gemäß der unten aufgeführten gesetzlichen Ermächtigung eine „Sondergebühr“ für „die umfangreiche Nutzung von Informationstechnologieressourcen oder die umfangreiche Verwaltungs- oder Aufsichtsunterstützung durch das Personal der betreffenden Behörde oder beides“ im Zusammenhang mit Aktenanfragen, die eine halbe Stunde oder länger dauern:

• Gemäß Florida State Statute 119.07: „Wenn die Art oder der Umfang der öffentlichen Aufzeichnungen, die gemäß diesem Unterabschnitt eingesehen oder kopiert werden sollen, so ist, dass eine umfangreiche Nutzung von Informationstechnologieressourcen oder umfangreiche Verwaltungs- oder Aufsichtsunterstützung durch Mitarbeiter der betreffenden Behörde erforderlich ist oder beides, kann die Behörde zusätzlich zu den tatsächlichen Kosten der Vervielfältigung eine besondere Servicegebühr erheben, die angemessen sein muss und auf den Kosten basiert, die für eine solche umfangreiche Nutzung von Informationstechnologieressourcen anfallen oder auf den Arbeitskosten des Personals, das die Dienstleistung erbringt, die der Behörde tatsächlich entstanden sind oder der Behörde für die erforderliche Verwaltungs- und Aufsichtsunterstützung zuzurechnen sind oder beides.“
• Bei Anfragen zu öffentlichen Aufzeichnungen an die Stadt Miami Beach gilt als „umfangreich“ ein Arbeitsaufwand von einer halben Stunde oder mehr, der mit dem Pauschalsatz des Grundgehalts und der Sozialleistungen (ohne Nebenleistungen) des Mitarbeiters berechnet wird, dessen Aufgabenbereich die Ausübung dieser Funktion umfasst, selbst wenn die Anfrage tatsächlich von einem höher bezahlten Mitarbeiter gestellt wurde. Für Anfragen, die komplexe Dokumente mit verschiedenen ausgenommenen oder vertraulichen Informationen beinhalten, kann ein höherer Satz berechnet werden. In der Regel handelt es sich dabei um Dokumente, die von Mitarbeitern des Büros des Stadtanwalts geprüft werden müssen, die über das notwendige Wissen verfügen, um Entscheidungen hinsichtlich möglicher Ausnahmen zu treffen. In diesem Fall wird die Kostenberechnung in Absprache mit diesen Mitarbeitern durchgeführt.

Häufig angeforderte öffentliche Aufzeichnungen, die online verfügbar sind:
Folgende Informationen können Sie online abrufen:
Tagesordnungen und Nachbesprechungen sind verfügbar unter: Agenda-Archiv

Die Stadtsatzung und die Stadtordnung sind verfügbar unter: Gemeindeordnung

Die digitalen Archive von Miami Beach – Ein Gemeinschaftsprojekt zwischen der Stadt Miami Beach, der Geschichtsabteilung der Florida International University und dem Wolfsonian-FIU zur Digitalisierung und Katalogisierung der großen und faszinierenden Sammlung von Fotografien, Postkarten und anderen visuellen Materialien, die das historische Archiv der Stadt Miami Beach bilden, ist verfügbar unter: Digitale Archive

• Wahlinformationen erhalten Sie bei der Wahlinformationsseite des Stadtschreibers
• Briefe an die Kommission sind verfügbar unter: LTCs
• Anmeldeformulare für Lobbyisten sind erhältlich unter: Lobbyisteninformationen
• Verordnungsregister-Protokoll:
• Verordnungen 13. Januar 2016 bis 21. Mai 2025
• Die Satzungen sind verfügbar unter: Verordnungen
• Auflösungsregistrierungsprotokoll:
• Vorsätze 13. Januar 2016 – 21. Mai 2025
• Die Resolutionen sind verfügbar unter: Auflösungen
• Die Resolutionen der Redevelopment Agency (RDA) sind verfügbar unter: RDA-Beschlüsse
• Spezielle Masteragenden sind erhältlich unter: SMAgendas
• Kurzzeitmietpläne sind erhältlich unter: STR-Agenda
• Tagesordnungen zu Rotlichtverstößen durch Kameras sind verfügbar unter: RLCV-Tagesordnungen
• Liste der Ausnahmezustände: Ausnahmezustände
• Chronologische Liste der Stadtverwalter von 1924 bis heute
• Chronologische Liste der Stadtanwälte von 1915 bis heute
• Chronologische Liste der Stadtschreiber von 1915 bis heute

Eine Liste der Hauseigentümer und ein Nachbarschaftsregister finden Sie unter: Hausbesitzer- und Nachbarschaftsregister

Weitere, oben nicht aufgeführte Aufzeichnungen finden Sie im Laserfiche - Archival Documents Portal, dem digitalen Archivierungssystem der Stadt Miami Beach..

RELEASE # 1 Nominierungen für Vorstand und Ausschüsse
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das Büro der Stadtverwaltung unter 305.673.7411.