Archives publiques de Miami Beach

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Soumettre une demande d'accès aux documents publics

Téléphone: 305.673.7000 poste 26556

Cliquez ici pour consulter la politique de traitement des dossiers publics de la ville de Miami Beach 2017, applicable aux fonctionnaires élus et nommés de la ville et aux employés de la ville.

Un demandeur peut faire une demande de documents publics à n'importe quel membre du personnel de la ville de Miami Beach par écrit, par téléphone, par courrier électronique ou en personne. Les documents publics doivent être inspectés et examinés par toute personne désirant le faire, à tout moment raisonnable, dans des conditions raisonnables et sous la supervision du ministère.

La politique de la Ville de Miami Beach stipule que tous les documents publics doivent être accessibles à toute personne pour consultation personnelle. Statuts de Floride, chapitre 119, Articles 119.07 et 119.071 traiter des exemptions à l'accès aux documents publics, lesquelles exemptions doivent être spécifiquement notées lors de la demande d'exemption en réponse à une demande de documents publics.

Les demandes d'accès aux documents publics doivent être traitées dans les meilleurs délais. La Cour suprême de Floride a statué que le seul délai de production autorisé par le chapitre 119 de la loi de Floride est « le délai raisonnable accordé au dépositaire pour récupérer le document et supprimer les parties du document qu'il estime exemptées ».

Chaque service municipal désignera un responsable des archives et un remplaçant chargés d'assurer l'interface avec le bureau du greffier municipal et de coordonner la récupération des archives publiques. En l'absence de responsable des archives, le directeur et le directeur adjoint du service assumeront cette fonction.

Les demandes d’informations policières reçues doivent être transmises au service de police.

Les demandes reçues de l’une des unités de négociation collective doivent être transmises au Bureau des relations de travail du Service des ressources humaines.

Recherche de privilèges

Pour obtenir un détail des sommes dues pour une propriété en particulier, le public peut demander un relevé vérifié au Service Clientèle. Ce relevé comprendra tous les montants dus à la Ville pour la parcelle concernée et fournira également des informations sur tous les montants dus à la Ville, notamment les frais de permis, les frais d'ascenseur, les factures municipales et les factures municipales. Il existe deux types de relevés vérifiés :

  • Recherche certifiée – Fournit un rapport de recherche de privilège certifié ainsi qu'une déclaration de recherche de privilège, vérifiés par un analyste financier de la Ville de Miami Beach. Inclut les montants de remboursement/remboursement partiel des privilèges de la Ville de Miami Beach. (Délai d'exécution : 5 à 7 jours ouvrables, hors week-ends et jours fériés)
  • Recherche accélérée - Fournit un rapport de recherche de privilège certifié ainsi qu'une déclaration de recherche de privilège, vérifiés par un analyste financier de la Ville de Miami Beach. Inclut les montants des remboursements/remboursements partiels des privilèges de la Ville de Miami Beach. (Délai d'exécution : 1 jour ouvrable, hors week-ends et jours fériés)

Les relevés sont issus de recherches approfondies dans les différentes bases de données de la Ville et répertorient, par numéro de parcelle, les sommes dues, les infractions et les permis ouverts. Les relevés sont examinés par un analyste, puis signés et notariés.

Demander une recherche de privilège en ligne

Demande de recherche de privilège du Centre de service à la clientèle des finances :
Visite en personne : 1755 Meridian Avenue, 1er étage Miami Beach, FL 33139.
Contact: 305.673.7420 | LienResearch@miamibeachfl.gov.

dossiers électroniques

Les communications électroniques à destination ou en provenance du personnel municipal sont couvertes par la loi sur les archives publiques, tout comme les communications papier. Par conséquent, les courriels, tweets, SMS, messages Facebook, codes PIN BlackBerry, SMS (messagerie texte), MMS (contenu multimédia), messagerie instantanée et toute autre communication électronique envoyée ou reçue par le personnel municipal (que ce soit sur un ordinateur, un téléphone portable ou un autre appareil électronique municipal ou privé) dans le cadre de la conduite d'activités officielles, sont des archives publiques et doivent être divulguées sur demande, sous réserve des exemptions légales applicables, et sont en outre soumises aux restrictions légales relatives à la conservation et à la destruction des archives publiques. Voir l'article 257.36(6) de la loi de Floride, qui exige expressément qu'un document public ne puisse être détruit ou autrement éliminé que conformément aux calendriers de conservation établis par la Division des services de bibliothèque et d'information (Division) du Département d'État.

C'est la nature du document créé, plutôt que son mode de création, qui détermine son caractère public. Ainsi, un document électronique créé par le personnel municipal dans le cadre de ses activités officielles est un document public, qu'il soit créé sur un ordinateur, un téléphone portable ou tout autre appareil électronique public ou privé.

Afin de garantir que les dossiers de la Ville contiennent tous les dossiers publics, le personnel de la Ville doit, immédiatement après la création de ce dossier public, transmettre à son compte de messagerie de la Ville des copies de ce dossier public, qu'il provienne de son ordinateur privé/téléphone portable/autre appareil électronique.

Procédure:

1. Un demandeur peut faire une demande de documents publics à n'importe quel membre du personnel de la ville de Miami Beach en ligne, par écrit, par téléphone, par communication électronique ou en personne :

  • En ligne: Pour demander un document public en utilisant notre portail en ligne, veuillez cliquer ici
  • E-mail:
    Pour demander un document public par courrier électronique, le demandeur peut envoyer un courrier électronique à researchrequest@miamibeachfl.gov
  • Mail:
    Pour demander des documents publics par courrier, le demandeur peut envoyer la demande à : Ville de Miami Beach, Bureau du greffier de la ville
    Attention : Demande de documents publics
    1700 Convention Center Drive, premier étage
    Miami Beach, Floride 33139.
  • Téléphone:
    Pour demander des documents publics par téléphone, le demandeur peut appeler le bureau du greffier de la ville au 305.673. 7000 poste 26556. Le demandeur peut également contacter directement le service concerné.
  • En personne:
    Pour demander des documents publics en personne, le demandeur peut se rendre au bureau du greffier de la ville, situé à :
    Hôtel de ville de Miami Beach
    1700 Convention Center Drive, premier étage
    Miami Beach, Floride  33139.
    Le demandeur peut également demander des documents publics en personne au service municipal agissant en tant que gardien des documents recherchés.

2. Le personnel de la Ville qui reçoit des demandes de documents publics doit transmettre un formulaire de demande de documents publics dûment rempli au bureau du greffier de la Ville (accompagné d'une copie de toute demande écrite de documents publics) par voie électronique à researchrequest@miamibeachfl.gov ou lors de la transmission du formulaire de demande dûment rempli au bureau du greffier municipal, à des fins de suivi uniquement. Le service municipal responsable des documents demandés est responsable de la réponse à la demande.

3. À la réception d'une demande de documents publics, le bureau du greffier de la ville attribuera un numéro à chaque demande et enverra la demande par courrier électronique au service des dossiers du service municipal concerné. Toute correspondance future concernant la demande devra faire référence au numéro de demande de documents attribué par le bureau du greffier.

4. Le bureau du greffier de la ville tiendra un journal pour toutes les demandes de recherche avec les informations suivantes : date de la demande, nom du demandeur, numéro de téléphone, numéro de télécopieur et adresse électronique, documents demandés, nom du personnel de la ville à qui la demande de documents est attribuée et par laquelle elle est complétée, résultats de la recherche et statut.

5. Le responsable des dossiers du ministère informera le demandeur du temps estimé pour traiter la demande et des coûts connexes (voir les calculs des coûts ci-dessous) avant de produire les dossiers.

  • Il est important de s'assurer que le demandeur est tenu informé de l'état d'avancement de sa demande de recherche. La Ville n'est pas autorisée à exiger le paiement intégral avant le début de la production des documents, mais peut exiger un acompte avant ce début lorsqu'elle traite des demandes de documents impliquant « un recours important aux ressources informatiques ou une assistance administrative ou de supervision importante de la part du personnel de l'organisme concerné, ou les deux ».
  • Une fois les documents réunis par la Ville, le demandeur doit les payer intégralement avant que la Ville ne soit tenue de les produire. La Ville peut également facturer tout écart entre le dépôt versé par le demandeur et le coût réel de la reproduction des documents publics, une fois les copies effectuées et le demandeur avisant ultérieurement qu'il ne les souhaite plus.

TÂCHES DU PERSONNEL CONCERNANT LES DEMANDES DE DOCUMENTS PUBLICS POUR COURRIELS/TEXTES/AUTRES COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES

Les demandes d'accès aux documents publics visant à consulter les courriels, SMS et autres communications électroniques privés du personnel municipal nécessitent un examen approfondi afin de déterminer lesquels sont accessibles au public et ont été « émis ou reçus dans le cadre des activités officielles de la Ville ». Outre les exemptions légales de divulgation publique, les documents ou parties de documents « privés » ou « personnels » qui n'ont pas été « émis ou reçus en vertu d'une loi ou d'une ordonnance », ni « créés ou reçus dans le cadre des activités officielles » de la Ville ne sont pas sujets à divulgation. État de Floride c. Ville de Clearwater, 863 So. 2d 149 (Floride 2003), et Media General Operation, Inc. c. Feeney, 849 So. 2d 3 (Fla. 151 DCA 2003), rév. den. 857 So. 2d 196 (Fla. 2003).

  • Dans les cas où une demande de documents publics a été faite pour les courriels/textes/autres communications électroniques du personnel de la Ville sur un appareil électronique de la Ville, ce personnel de la Ville concerné doit examiner ses courriels/textes/communications électroniques afin de déterminer lesquels sont des « documents publics » et lesquels sont des informations « personnelles » ou « exemptées », avec un examen ultérieur par le directeur du département de ce personnel (et dans le cas où de telles informations « personnelles » ou « exemptées » sont celles du directeur du département, ledit matériel doit être examiné ultérieurement par le représentant du directeur municipal) afin de vérifier que ledit matériel n'est pas soumis au public.
  • Les demandes de documents publics visant à obtenir les courriels/textes/autres communications électroniques privés du personnel de la ville à partir de son appareil électronique privé exigeront que chaque membre du personnel de la ville examine ces courriels/textes/autres communications électroniques et produise dans un « délai raisonnable » tous les courriels/textes/autres communications électroniques qui constituent un « document public » (sous réserve des exemptions légales autorisées). Ce personnel de la ville est encouragé à conférer avec le procureur de la ville concernant les questions de conformité avec la loi sur les documents publics de l'État, chapitre 119 des statuts de Floride, et doit, une fois l'examen des documents terminé, transmettre au serveur de la ville les courriels/textes/autres communications électroniques qui ont été déterminés comme constituant un document public.

DIVERSES TÂCHES CONNEXES DU PERSONNEL

  • La Ville peut refuser de produire des documents supplémentaires si les frais d’une demande antérieure de documents n’ont pas été payés par le demandeur. Voir Lozman c. Ville de Riviera Beach, 995 so. 2d 1027 (Fla. 4th DCA 2008). Si une telle situation se présente, le bureau du procureur de la ville doit être consulté avant que le service municipal ne transmette cette position au demandeur.
  • Le responsable des dossiers de chaque service municipal informera le bureau du greffier municipal une fois qu'une demande aura été traitée, après quoi le bureau du greffier municipal mettra à jour le journal des demandes et clôturera la demande comme ayant été traitée.

CALCULS DE COÛTS
Copies à facturer (si le total dépasse $1.00) :

  • $0,15 par copie recto pour les copies dupliquées ne dépassant pas 14 pouces sur 8,5 pouces ;
  • Un supplément de $0,05 pour chaque copie recto verso ;
  • Pour toutes les autres copies, le coût réel de la duplication des documents publics ;
  • $1 par copie pour une copie certifiée conforme d'un document public;
  • $5 par timbre notarié (supprimé pour les documents de la ville de Miami Beach) ;
  • Les services publics, les frais de bureau, le temps de déplacement et les frais de récupération des documents publics stockés hors site ne seront pas facturés.

Frais de service spéciaux (en plus des frais de copie)

La Ville doit, conformément à l'autorisation statutaire énoncée ci-dessous, facturer des « frais de service spéciaux » pour « l'utilisation intensive des ressources informatiques ou l'assistance administrative ou de supervision étendue par le personnel de l'organisme concerné, ou les deux » concernant les demandes de documents d'une demi-heure ou plus :

  • Conformément à la loi 119.07 de l'État de Floride : « Si la nature ou le volume des documents publics dont l'inspection ou la copie est demandée en vertu de ce paragraphe est tel qu'il nécessite une utilisation importante des ressources informatiques ou une assistance administrative ou de supervision importante de la part du personnel de l'agence concernée, ou les deux, l'agence peut facturer, en plus du coût réel de la duplication, des frais de service spéciaux, qui doivent être raisonnables et doivent être basés sur le coût engagé pour une telle utilisation importante des ressources informatiques ou sur le coût de la main-d'œuvre du personnel fournissant le service qui est réellement engagé par l'agence ou attribuable à l'agence pour l'assistance administrative et de supervision requise, ou les deux ».
  • Pour les demandes de documents publics adressées à la Ville de Miami Beach, le terme « important » désigne une prestation d'une demi-heure ou plus, facturée au taux forfaitaire du salaire de base et des avantages sociaux (hors avantages sociaux) de l'employé dont les fonctions habituelles incluent l'exécution de la fonction, même si la demande a été formulée par un employé d'un niveau de rémunération supérieur. Un tarif plus élevé peut être appliqué pour les demandes portant sur des documents complexes contenant diverses informations exemptées ou confidentielles. Il s'agit généralement de documents devant être examinés par le personnel du Bureau du procureur de la Ville, disposant des connaissances nécessaires pour prendre des décisions concernant d'éventuelles exemptions. Dans ce cas, l'évaluation des coûts sera calculée en consultation avec ce personnel.

Documents publics fréquemment demandés et disponibles en ligne :
Vous pouvez accéder aux informations suivantes en ligne :
Les ordres du jour et les comptes rendus sont disponibles à l'adresse suivante : Archives de l'ordre du jour

La charte de la ville et le code de la ville sont disponibles à l'adresse suivante : Code municipal

Les Archives numériques de Miami Beach – Un projet collaboratif entre la ville de Miami Beach, le département d'histoire de la Florida International University et le Wolfsonian-FIU pour numériser et cataloguer la vaste et fascinante collection de photographies, de cartes postales et d'autres documents visuels qui composent les archives historiques détenues par la ville de Miami Beach est disponible à l'adresse suivante : Archives numériques

La liste des propriétaires et le registre de quartier sont disponibles à l'adresse suivante : Registre des propriétaires et du quartier

Pour des documents supplémentaires, non répertoriés ci-dessus, veuillez visiter le Laserfiche - Archival Documents Portal, le système d'archivage numérique de la ville de Miami Beach.

COMMUNIQUÉ # 1 Nominations au conseil d'administration et aux comités
Si vous avez des questions, veuillez contacter le bureau du greffier de la ville au 305.673.7411.

DÉTENTEUR DES ARCHIVES PUBLIQUES :

Rafael E. Granado
greffier de la ville
1700 Convention Center Drive
Miami Beach, FL 33139
researchrequest@miamibeachfl.gov

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