Vehículos y equipos urbanos

VEHÍCULOS Y EQUIPOS URBANO

POLÍTICA:
Proporcionar información general sobre el funcionamiento y uso de vehículos y equipos propiedad de la Ciudad (no policiales).

GENERAL:
El empleado de la Ciudad de Miami Beach es el representante más visible de la Ciudad. Su vehículo/equipo está directamente relacionado con su visibilidad. Por lo tanto, su apariencia y estado deben dar una impresión positiva del Departamento, la profesión y la Ciudad.

PROCEDIMIENTOS:
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RESTRICCIÓN: Se prohíbe el uso personal de vehículos municipales. Se prohíbe a pasajeros no autorizados viajar u operar vehículos o equipos municipales. El operador es responsable del cumplimiento de esta norma.
LICENCIAS: Todos los operadores de vehículos de la Ciudad deben tener en su posesión inmediata una Licencia de Conducir válida, emitida por el Estado de Florida, y apropiada para el tipo de vehículo que se conduce u opera.
LICENCIAS DE CONDUCIR COMERCIALES: A partir del 1 de abril de 1992, cualquier vehículo propiedad de la Ciudad o controlado por ella que esté clasificado como vehículo motorizado comercial, el operador debe tener en su posesión inmediata una Licencia de Conducir Comercial (CDL) válida del tipo y clase con todos los endosos requeridos por ley para la operación de ese vehículo específico.
SUSPENSIÓN DE LICENCIA: Los operadores de vehículos/equipos de la Ciudad, incluyendo aquellos con Licencia de Conducir o Licencia de Conducir Comercial (CDL), deben notificar por escrito a su supervisor inmediato y a Gestión de Riesgos el siguiente día hábil después de una suspensión, revocación, cancelación u otra inhabilitación para conducir cualquier vehículo motorizado. Si conducir se considera un requisito mínimo del puesto y la licencia es suspendida, cancelada, revocada o restringida de alguna otra manera que afecte su desempeño laboral, el empleado debe notificar inmediatamente por escrito a su Jefe de Departamento/División y a Gestión de Riesgos.
El empleado no podrá continuar trabajando en esa clasificación si conducir se considera un requisito mínimo.
A solicitud del Departamento, dependiendo de sus necesidades inmediatas, se podrá conceder al empleado una suspensión de hasta 90 días o hasta la fecha de la resolución judicial programada para la restitución de la licencia. Si el empleado no obtiene su licencia dentro de este plazo, deberá reportarse a Recursos Humanos para su posible asignación a una clasificación que no requiera conducir. Esto dependerá de la cualificación del empleado, las vacantes disponibles en la ciudad, su disponibilidad, los resultados de la entrevista y sus deseos, así como de las necesidades del departamento receptor.
Si no se puede ubicar al empleado en otro departamento o se le puede dar una suspensión de hasta 90 días, entonces el empleado puede ser despedido por no cumplir con los requisitos mínimos de la clasificación.
Medidas disciplinarias: Pueden aplicarse según el motivo de la suspensión. Si la licencia del empleado se suspende o revoca por conducir bajo la influencia del alcohol (DUI), se aplicarán todos los procedimientos anteriores. Sin embargo, si el empleado es declarado culpable:
Al empleado no se le permitirá postularse ni continuar en ningún puesto que requiera conducir durante un período de un año a partir de la fecha en que fue declarado culpable.
Después de un año, si el empleado regresa a un trabajo que requiere conducir y tiene otra condena por DUI, estará sujeto a medidas disciplinarias, que pueden incluir el despido, y no será elegible para un trabajo que requiera conducir durante un período de 5 años a partir de la fecha de la condena.
OPERADORES DE VEHÍCULOS/EQUIPOS URBANO Los empleados con licencia de conducir comercial (CDL) deben notificar por escrito a su supervisor inmediato el siguiente día hábil tras cualquier condena por una infracción de tránsito (excepto estacionamiento). Esto incluye cualquier infracción, independientemente del propietario del vehículo o del lugar donde se cometió.
PRUEBAS DE DROGAS Y ALCOHOL: Los conductores de vehículos propiedad de la Ciudad o controlados por ella están sujetos a pruebas de drogas de acuerdo con la Política de la Ciudad de Miami Beach y los contratos de la unidad de negociación. También se realizarán pruebas aleatorias, exigidas por el Departamento de Transporte de Florida (FDOT) en virtud de la Sección 382.305.
PRUEBAS DE DROGAS El Departamento de Recursos Humanos administra los procedimientos, que incluyen el cumplimiento de las Normas y Políticas de Personal de la Ciudad de Miami Beach, así como de los contratos sindicales. Consulte las Políticas y Procedimientos del Departamento de Recursos Humanos para obtener más información.
LICENCIA DE CONDUCIR/INSPECCIÓN: El supervisor inmediato puede solicitarle a un empleado que proporcione prueba de una licencia de conducir válida (CDL) de cualquier empleado antes de operar cualquier vehículo de la ciudad.
El supervisor inmediato verifica la fecha de vencimiento de la licencia, la clase de la licencia y se asegura de que la licencia contenga todos los endosos que puedan requerirse para la operación de un vehículo específico de la ciudad.
OBTENCIÓN Y MANTENIMIENTO, ACTUALIZACIÓN DE LICENCIAS: Para aquellos empleados a quienes la Ciudad exige obtener y mantener una Licencia de Conducir Comercial válida, como condición de empleo, el Director del Departamento/División puede permitir el uso de equipo/vehículo de la Ciudad durante el horario de la Ciudad según sea necesario para un examen de Licencia de Conducir Comercial cuando los deberes del empleado incluyan conducir un vehículo de la Ciudad.
LÍMITE DE EDAD: Ninguna persona, empleado o cualquier otra persona, que sea menor de 18 años de edad, está autorizada a operar un vehículo o equipo de la Ciudad.
APROBACIÓN DE USO: La Ciudad limita el uso del vehículo a lo siguiente:
Sólo personal autorizado podrá operar vehículos de la Ciudad.
Empleado únicamente para uso oficial de la ciudad; y durante un
Período de servicio del empleado; y
Los pasajeros en los vehículos de la Ciudad se limitarán a los empleados de la Ciudad y a las personas en viaje oficial con un empleado autorizado.
EXCEPCIONES: Los administradores de la ciudad y los jefes de departamento solo pueden aprobar excepciones. y los Jefes de División están autorizados a aprobar el uso de vehículos de la Ciudad.
ESTÁ PROHIBIDO FUMAR Y COMER: No se permite fumar ni comer en ningún vehículo de la Ciudad de Miami Beach. Consulte el manual del empleado para obtener más información.
DIRECTRICES PARA UNA MÁXIMA EFICIENCIA:
Cuando note un defecto en un vehículo de la Ciudad, comuníqueselo inmediatamente a su supervisor.
Devuelva el vehículo inmediatamente al punto de entrega cuando no lo utilice. No retenga el vehículo obtenido del punto de entrega más tiempo del requerido para el trabajo para el que fue obtenido.
Obtenga siempre combustible de los tanques propiedad de la Ciudad ubicados en Fleet Management (140 MacArthur Causeway) o en la estación de bomberos #2 (2300 Pine Tree Drive), a menos que esté específicamente autorizado para hacer lo contrario.
Conduzca con seguridad en todo momento y respete todas las leyes y normas de tránsito.
El uso del cinturón de seguridad es obligatorio.
Planifique viajes para conservar combustible.
ACCIDENTES
Todos los accidentes, sin importar su gravedad o ubicación, deben ser reportados e investigados por el Departamento de Policía de la Ciudad de Miami Beach. Además, se debe completar un formulario de reporte de accidentes de la ciudad y enviarlo lo antes posible a Gestión de Riesgos, Gestión de Flotas y a su supervisor inmediato. Todos los accidentes serán revisados por la Unidad de Investigación de Accidentes (AIU) de la Policía de la Ciudad de Miami Beach y Gestión de Riesgos. Los resultados de la investigación se presentarán al Director del Departamento/División de empleados y a Gestión de Flotas. Los daños negligentes o intencionales, así como el desperdicio o robo de propiedad de la Ciudad, pueden ser motivo de medidas disciplinarias, de acuerdo con la política municipal. Gestión de Flotas distribuye las tarjetas de seguro y las matrículas cuando el vehículo entra en servicio. Estos documentos deben mantenerse con el vehículo en todo momento, según lo exige la ley de Florida. En caso de falta de estos documentos, se debe informar de inmediato a Gestión de Flotas.
INSPECCIÓN DE VEHÍCULOS
Cuando a un empleado se le asigna un vehículo/equipo o se encuentra bajo un "Vehículo/Equipo Compartido", el operador de cualquier vehículo/equipo realizará una inspección formal antes y al final de cada turno de trabajo.
Con este proceso, el operador debe inspeccionar su vehículo/equipo y documentar los resultados en una "Hoja de Inspección de Equipo y Seguridad del Vehículo". El formulario completo se entregará al supervisor inmediato al finalizar su turno.
Si el operador observa algún daño en el vehículo o equipo que no se reporte (se conserva un registro de daños en el departamento), notificará a su supervisor, quien iniciará una investigación exhaustiva y notificará a los departamentos correspondientes según corresponda. El operador también preparará un Informe de Daños al Vehículo o Equipo Encontrado de la Ciudad de Miami Beach y lo distribuirá antes de finalizar su turno.
La División de Gestión de Flotas realizará una inspección personal durante cada Servicio de Mantenimiento Preventivo en todos los vehículos/equipos en cada división y departamento y enviará los resultados al Administrador de la Ciudad y a los Directores de Departamentos.
Los empleados inspeccionarán el compartimiento de pasajeros de sus vehículos/equipos asignados tanto al comienzo como al final de sus recorridos para asegurarse de que no queden desechos, residuos u otros materiales extraños en el interior.
El supervisor del empleado realizará una inspección formal mensual. El empleado será responsable de enviar los resultados de la inspección del vehículo/equipo al Departamento de Gestión de Flotas si se le solicita.
Cuando el supervisor observe cualquier daño en dicho vehículo o equipo que no se haya reportado previamente, iniciará una investigación exhaustiva con documentación que incluya fotografías. Este informe se remitirá simultáneamente a Gestión de Flota y Gestión de Riesgos. El supervisor registrará el daño, el número de caso y la fecha en el registro de daños del vehículo, que se mantiene en el Departamento o División.
MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS
Cuando un empleado observe que un vehículo/equipo necesita ser revisado por cualquier motivo, deberá notificarlo inmediatamente a su supervisor. Se le indicará que prepare un Formulario de Solicitud de Servicio de Vehículo/Equipo de Gestión de Flotas. Además, el supervisor firmará el Formulario de Inspección de Seguridad del Vehículo/Equipo. El empleado presentará el formulario al Escritor de Servicios de Gestión de Flotas cuando se revise el vehículo/equipo.
Cuando un vehículo o equipo deba dejarse en un lugar distinto a la Dirección de Flota, el empleado seguirá el mismo procedimiento descrito en el punto 17.4. El empleado asegurará el vehículo o equipo y notificará a la Dirección de Flota su ubicación y el motivo por el que se dejó sin supervisión.
Si un vehículo o equipo se avería mientras está en uso por un empleado, se notificará a la Gerencia de Flotas y a su supervisor. El vehículo no debe dejarse sin supervisión de forma insegura. La Gerencia de Flotas se responsabilizará de su reparación o retirada.
Los empleados no deben utilizar servicios de grúa ni de taller fuera de la ciudad sin la aprobación de la Administración de Flota. Antes de abandonar un vehículo o equipo, el empleado debe asegurarse de que todas sus pertenencias personales estén seguras. Si se pincha una llanta fuera de los límites de la ciudad de Miami, el conductor del vehículo debe hacer todo lo posible por cambiarla. La llanta pinchada debe repararse o reemplazarse lo antes posible.
Los empleados serán responsables del mantenimiento general y el cuidado adecuado de su vehículo asignado y no deberán:
Realizar pequeños ajustes o mantenimiento al vehículo/equipo.
Alterar la carrocería, el diseño general, la apariencia, el marcado, el sistema mecánico o eléctrico.
Perforar agujeros en el interior o exterior del vehículo.
colocar cualquier calcomanía o señal no autorizada en el vehículo/equipo.
cualquier equipo adicional o modificaciones al vehículo/equipo a menos que primero lo apruebe Administración de Flota.Cualquier reparación que se realice a dicho vehículo/equipo será realizada por la Administración de Flota y solo después de que el empleado presente la solicitud correspondiente y sea aprobada por el Supervisor.
Esta aprobación deberá solicitarse por escrito a la Dirección de Flota y deberá contener la siguiente información:
El tipo de modificación o equipamiento adicional deseado.
la razón o justificación del equipo adicional o la modificación.
el tipo exacto de equipo/accesorio a instalar. Todo equipo o accesorio adicional aprobado deberá adquirirse y mantenerse a expensas de la división o departamento. La Administración de Flotas se encargará de la instalación o modificación.
Los vehículos con un mantenimiento adecuado tienen una vida útil más larga; por lo tanto, es fundamental realizar un mantenimiento adecuado. Todos los vehículos de la Ciudad de Miami Beach deben recibir mantenimiento según el programa de mantenimiento requerido por el fabricante o la agencia estatal o federal correspondiente. La Administración de Flotas asignará un programa de mantenimiento preventivo a cada vehículo/equipo. Todo mantenimiento preventivo se programará con el Escritor de Servicios de la Administración de Flotas. Los empleados a los que se les asigne un vehículo arrendado deben someterse a inspecciones de mantenimiento preventivo realizadas por el personal de la Administración de Flotas al final de los primeros 30 días de operación o 1000 millas, lo que ocurra primero. A partir de entonces, las inspecciones serán trimestrales. Los empleados que deban llevar su vehículo/equipo para mantenimiento preventivo deberán cumplir con los siguientes procedimientos:
El empleado programa su vehículo/equipo para mantenimiento preventivo con Gestión de flotas.
El empleado conduce el vehículo/equipo al taller.
Gestión de flotas supervisará el progreso de las reparaciones y/o mantenimiento del vehículo/equipo y notificará al empleado cuando el vehículo/equipo esté listo para ser recogido.
El empleado acudirá a Gestión de flotas tras recibir la notificación de que el vehículo/equipo está listo para ser recogido.
El mismo procedimiento se aplicará en caso de que el vehículo presente fallas y no sea seguro operarlo, excepto cuando no se requiera cita.
OPERACIÓN DEL VEHÍCULO
- Todo empleado que opere un vehículo o equipo municipal es responsable del cuidado y mantenimiento de dicho equipo. Los empleados deberán revisar diariamente los niveles de líquidos, la iluminación y el estado y la presión de los neumáticos para garantizar la seguridad del vehículo.
- Durante su servicio, los operadores de vehículos y equipos municipales deberán obedecer todas las leyes de tránsito, conducir de forma defensiva y dar el ejemplo. Esta política prohíbe a los empleados conducir bajo los efectos de drogas o alcohol. Si la(s) droga(s) afecta(n) su capacidad para conducir, notificar inmediatamente a su supervisor.
SE USARÁN CINTURONES DE SEGURIDAD. Es obligatorio el uso del cinturón de seguridad por parte de todos los empleados/ocupantes de un vehículo de la Ciudad de Miami Beach, en todo momento y sin excepción. Es responsabilidad del conductor asegurarse de que todos los ocupantes se abrochen el cinturón de seguridad antes de operar el vehículo. Cualquier mal funcionamiento del cinturón de seguridad debe reportarse a la Administración de Flotas y llevarse a la misma para su reparación o reemplazo inmediato. La Ciudad se reserva el derecho de revocar el privilegio de conducir a cualquier conductor que incumpla esta política.
Excepto cuando se requiera el servicio, los vehículos municipales no se estacionarán ilegalmente ni de forma que interfieran con la libre circulación. Siempre que un vehículo municipal se deje sin supervisión, deberá asegurarse correctamente retirando las llaves y cerrando todas las puertas y ventanas. Se utilizarán todos los dispositivos de seguridad necesarios, como conos, bengalas o triángulos de advertencia, cuando el vehículo esté sin supervisión y obstruya el tráfico.
Al entregar un vehículo al final del período de servicio, el operador deberá asegurarse de que el vehículo/equipo esté limpio, cargado de combustible y listo para ser utilizado por otro empleado.
VEHÍCULO/EQUIPO DAÑADO O ROBADO
- Si su vehículo o equipo municipal sufre daños o es robado, denuncie el robo o daño inmediatamente al Departamento de Policía de la Ciudad de Miami Beach y a su supervisor. Obtenga una copia del informe policial. Conserve una copia para sus archivos y envíe copias a Gestión de Riesgos, Gestión de Flotas y a su supervisor dentro de las 48 horas.
- En caso de daños a un vehículo municipal, cualquiera que sea su gravedad, el trabajador deberá notificar inmediatamente a su supervisor.
INCUMPLIMIENTO Y ACCIONES DISCIPLINARIAS
- El uso de un vehículo municipal es un privilegio y un beneficio, no un derecho automático. El incumplimiento de cualquier parte de la política de uso de vehículos/equipos de la Ciudad de Miami Beach podrá resultar en medidas disciplinarias.
- Las medidas disciplinarias impuestas pueden comenzar con una amonestación por escrito por la primera infracción leve. Las infracciones adicionales pueden resultar en la suspensión o la expulsión permanente, e incluso el despido del vehículo municipal. Además, se pueden tomar medidas disciplinarias contra un empleado, e incluso el despido, según lo estipulado en el reglamento de personal.
- La metodología utilizada para identificar al responsable de los daños encontrados se basará en el último empleado que accedió al vehículo o equipo, especialmente en ausencia de documentación faltante.
- Si un empleado necesita transporte y ya no está autorizado a usar un vehículo municipal, puede optar por usar su vehículo personal para continuar cumpliendo con los requisitos de su empleo. Puede solicitar el reembolso de kilometraje según lo indicado en el artículo 20.5.
- Los empleados que elijan la opción identificada en 20.4 conservarán la cobertura de seguro adecuada según lo exigen los Estatutos de Florida y serán compensados según una tasa de reembolso de kilometraje establecida por la Ciudad.
  En determinadas circunstancias, la administración se reserva el derecho de imponer sanciones más severas en sustitución de las impuestas en esta política.
Las terminaciones, nuevas contrataciones y cambios de conductor/operador se deben informar dentro de las 48 horas a la Administración de Flota para mantener la información del conductor actualizada y precisa.