PERMIS D'ÉVÉNEMENT SPÉCIAL

Un « événement spécial » est généralement défini par la Ville comme une occasion ou une activité spéciale non récurrente, de nature temporaire et ayant des répercussions extraordinaires ou excessives sur la santé, la sécurité et le bien-être publics. Un permis d'événement spécial est requis pour tout événement se déroulant dans la Ville de Miami Beach, sous réserve des conditions suivantes :

a. L’événement peut se produire pendant un maximum de quatre (4) jours consécutifs ou de cinq (5) jours non consécutifs ;
b. Sur une propriété « commerciale » publique ou privée et/ou ;
c. Organisé et produit par une organisation à but lucratif ou non lucratif et/ou ;
d. Réalisées aux fins suivantes : profit, collecte de fonds, sensibilisation, divertissement ou créées pour un rassemblement public et/ou ;
e. En cas de dépassement de la capacité de charge temporaire des occupants, d'érection de structures temporaires au-delà d'un certain seuil ou de nécessité de services municipaux tels que (police, pompiers, stationnement, etc.) et/ou ;
f. En conjonction avec un permis de tournage, un contrat ou un bail, et/ou dans le cadre d'un permis d'utilisation conditionnelle.

Les usages conditionnels sont des activités récurrentes ouvertes au grand public, payantes ou non, identifiées dans le Règlement d'aménagement du territoire de la Ville et nécessitant une audience publique (par exemple, les établissements à impact sur le voisinage ou les établissements de divertissement en plein air comme Hyde Beach à l'hôtel SLS). Les permis d'usage conditionnel sont délivrés par le Service de l'urbanisme et du zonage conformément au processus d'examen et d'approbation du Comité d'aménagement du territoire de la Ville.

Les permis d'événement spécial ne peuvent être délivrés à aucune propriété située dans un district de zonage résidentiel unifamilial.

Les utilisations non conformes dans les quartiers résidentiels ne sont pas autorisées à obtenir des permis d'événement spécial.

Conformément aux exigences du Règlement sur l'aménagement du territoire du Code de la ville, les établissements de boissons alcoolisées dans les zones suivantes ne sont pas autorisés à obtenir un permis d'événement spécial :

• Port du coucher du soleil;
• Le côté ouest d'Alton Road (à l'est d'Alton Court), entre la 5e rue et la 11e rue, et entre la 14e rue et le canal Collins ;
• Propriétés situées du côté est de West Avenue, entre Lincoln Road et la 17e Rue, à l'exception des établissements de boissons alcoolisées donnant sur Lincoln Road entre West Avenue et Alton Road.

À l'exception des événements bénéficiant de droits acquis, les permis d'événements spéciaux ne peuvent pas être délivrés pour les zones de Lummus Park et de Lummus Park Spoil au nord de la 13e rue, ou sur le front de mer entre la 13e et la 16e rue, sauf approbation du maire et de la commission municipale.

ÉVÉNEMENT SPÉCIAL SUR LA PROPRIÉTÉ PUBLIQUE

Tout événement organisé sur la propriété publique, qu'il soit produit par une entité à but non lucratif ou à but lucratif, avec une participation de 150 personnes ou plus, et nécessitant des services municipaux, devra faire l'objet d'une demande 90 jours avant le premier jour de chargement. Toute activation sur la propriété publique nécessitant l'une des conditions suivantes sera considérée comme un événement spécial :

• Structures temporaires
• Approbations du DEP de l'État de Floride (accès à la plage)
• Avis de la communauté
• Approbations du service du bâtiment
• Service d'incendie (flamme nue, feux d'artifice)
• Approbation du ministère des Transports (fermetures de routes)
• Approbation du service de stationnement (places de stationnement municipales, déplacement du voiturier)
• Services municipaux (police, pompiers, assainissement, parcs et travaux publics)

ÉVÉNEMENT SPÉCIAL SUR PROPRIÉTÉ PRIVÉE

Tout événement se déroulant sur une propriété privée, qu'il soit organisé par une entité à but non lucratif ou lucratif, considéré comme un « événement spécial » au sens du règlement municipal sur les événements spéciaux et nécessitant l'intervention des services municipaux (police, pompiers, stationnement, etc.) ou des permis de construire et de protection incendie, tels que déterminés par le Bureau des événements spéciaux, nécessitera un permis d'événement spécial délivré par la Ville. Les demandes doivent être soumises au moins 30 à 60 jours avant la date prévue de l'événement, la date de début ou le premier jour de chargement.

UN ÉVÉNEMENT SPÉCIAL TENU SUR UNE PROPRIÉTÉ PRIVÉE NÉCESSITERAIT UN PRÉAVIS DE SOIXANTE (60) JOURS, SI L'ÉVÉNEMENT EXIGE UNE OU PLUSIEURS DES ÉLÉMENTS SUIVANTS :

• Signature de la propriété adjacente
• Structures temporaires
• Permis du Département du bâtiment
• Service d'incendie (flamme nue, feux d'artifice)
• Service de stationnement (utilisation des places de stationnement de la ville)
• Présence des services municipaux (police, pompiers, assainissement, parcs et travaux publics)
• AUCUNE utilisation publique

UN ÉVÉNEMENT SPÉCIAL ORGANISÉ SUR UNE PROPRIÉTÉ PRIVÉE NÉCESSITERAIT UN PRÉAVIS DE TRENTE (30) JOURS SI L'ÉVÉNEMENT RÉPOND AUX EXIGENCES CI-DESSOUS :

• EXIGE la signature de la propriété adjacente
• AUCUNE structure temporaire
• Pas de permis du ministère du bâtiment
• PAS de pompiers (flammes nues, feux d'artifice)
• AUCUNE présence des services municipaux (police, pompiers, assainissement, parcs et travaux publics)
• AUCUNE utilisation publique

Il convient de noter que les permis d'événement spécial ne sont autorisés que sur les propriétés privées dans les installations disposant d'un certificat d'occupation en cours ou d'un certificat d'occupation temporaire. 

Les événements ou activités qui ne nécessitent pas de permis d'événement spécial sont des activités récurrentes qui ne sont généralement pas ouvertes au grand public et qui sont habituelles et accessoires à une utilisation principale ou accessoire autorisée, que ce soit par entrée payante ou non.

Les exemples d'utilisations habituelles des propriétés hôtelières comprennent, sans toutefois s'y limiter : les mariages ; les Bar Mitzvah ; les Bat Mitzvah ; les anniversaires ; les baby showers ; les fêtes de fiançailles ; les fêtes de mariage ; les événements de vacances ; les cérémonies de remise de prix ; les événements de réseautage ; les collectes de fonds ; les événements caritatifs ; les fonctions de groupe d'incitation (réunions, etc.) ; les fonctions de groupe d'entreprise (réunions) ; les fonctions de groupe de convention (réunions) ; les réunions d'organisations communautaires ; les retrouvailles ; les bals de fin d'année ; les séminaires ; les seize ans ; les conférences de presse ; les annonces de produits ; les fonctions politiques (y compris les lancements, les soirées électorales ou pendant une campagne).

Les exigences minimales pour demander un permis d’événement spécial sont les suivantes :

FRAIS DE DEMANDE/TRAITEMENT – Tous les frais de demande pour les événements spéciaux et les permis de sous-catégorie ne sont pas remboursables et doivent être payables à la ville de Miami Beach au moment de la soumission du permis en ligne.

FRAIS DE DEMANDE TARDIVE – Ces frais supplémentaires, équivalents aux frais de dossier applicables, s'appliqueront à toutes les candidatures reçues après les dates limites indiquées dans les sections. Toute candidature soumise moins de quatorze (14) jours avant la date de l'événement pourrait ne pas être examinée, quels que soient les frais de dossier tardif.

ATTENTION : Les frais de dossier tardif ne peuvent pas être annulés.

FRAIS DE PERMIS – Ces frais sont remboursables si la demande est refusée et doivent être payables à la ville de Miami Beach au moment de la demande.

FRAIS DE RÉINTÉGRATION Si les éléments requis ne sont pas soumis dans les quatorze (14) jours précédant le chargement, la demande de permis sera automatiquement considérée comme annulée. Le demandeur peut rétablir sa demande en soumettant les documents requis et en s'acquittant des frais de rétablissement correspondant aux frais de permis applicables.

ATTENTION : Les frais de rétablissement ne peuvent pas être annulés.

DÉPÔT DE GARANTIE - Un dépôt de garantie remboursable sera exigé au plus tard quatorze (14) jours avant la date de chargement du premier événement. En fonction de l'ampleur et du lieu de l'événement, une inspection du site avant et après l'événement pourra être effectuée par le demandeur et le personnel municipal compétent afin de déterminer l'état des lieux et d'évaluer les dommages potentiels, le cas échéant. Les dépôts de garantie seront remboursés dès que possible (environ 4 à 6 semaines après le chargement de l'événement) si toutes les conditions sont respectées, si les biens publics sont laissés en bon état ou en meilleur état et sans dommage, si toutes les contraventions en cours sont satisfaites et si toutes les factures de la Ville sont intégralement réglées. Le non-respect des restrictions imposées peut entraîner la confiscation de la totalité du dépôt de garantie, conformément aux dispositions relatives à l'application des sanctions, détaillées à la page 36. $2 500 pour les événements entièrement organisés sur une propriété privée ou sur la propriété publique, sans services municipaux requis et jusqu'à 150 participants ; $5 000 pour les événements jusqu'à 1 500 participants et/ou nécessitant des services municipaux ; $10 000 pour les événements réunissant entre 1 501 et 5 000 participants ; $20 000 et plus pour les événements de plus de 5 000 participants et/ou dont la durée de chargement et de déchargement dépasse 14 jours. Les dépôts pour les organismes sans but lucratif ne dépasseront pas $10 000.

Tout solde ou amende dû après l'événement à la Ville, à ses employés, aux frais/dépenses des services ou des installations, aux dommages, aux frais de réparation ou de remplacement, etc., pourra être déduit du dépôt de garantie. Tout solde impayé excédant le dépôt de garantie entraînera le refus de toute demande ultérieure de permis d'événement spécial. Ces demandes ne seront prises en compte qu'une fois toutes les dettes impayées envers la Ville réglées intégralement (droits de licence, privilèges d'application du code, privilèges d'évaluation spéciale et/ou toute autre dette ou obligation due à la Ville en vertu de la législation nationale ou locale).

ATTENTION : Les dépôts de garantie ne peuvent pas être annulés.

ACCORD D'INDEMNISATION - Une convention d'indemnisation doit être signée et notariée, portant une signature originale et légalement autorisée. Si le demandeur est une société ou si la demande est déposée au nom d'une société, le sceau de la société doit être apposé sur le document. La convention doit être soumise au plus tard quatorze (14) jours avant le début de l'événement.

EXIGENCES EN MATIÈRE D'ASSURANCE - La ville de Miami Beach doit être désignée comme assuré supplémentaire et titulaire de police sur tous les certificats d'assurance émis pour l'événement.

Toutes les polices d'assurance doivent être émises par des compagnies autorisées à exercer en Floride et bénéficiant d'une notation B+VI ou supérieure selon l'édition actuelle du Guide de notation Best. Le certificat d'assurance doit indiquer l'heure, la date, le lieu et le nom de l'événement couvert, y compris les jours, dates et heures de montage et de démontage. Les demandeurs peuvent soumettre un certificat d'assurance pour chaque année d'assurance.

La ville de Miami Beach se réserve le droit absolu, à sa seule discrétion, d'augmenter ces exigences, si nécessaire, pour protéger les intérêts de la ville, y compris une augmentation du montant et du type de couverture requise, en fonction de la portée et de la nature de l'événement spécial.

Responsabilité civile générale commerciale - Une assurance responsabilité civile commerciale, sur la base d'un formulaire d'événement, doit être souscrite pour un montant minimum de 1 TP4T1 000 000 par événement, couvrant les dommages corporels, le décès, les dommages matériels et les préjudices corporels. La police doit inclure une couverture pour la responsabilité contractuelle.

Indemnisation des accidents du travail et responsabilité de l'employeur Les entrepreneurs doivent fournir une preuve d'indemnisation des accidents du travail et de responsabilité de l'employeur sous la forme d'un certificat d'assurance. Toutes les autres réglementations de l'État s'appliquent.

Responsabilité en matière d'alcool - Si des boissons alcoolisées doivent être vendues ou servies lors de l'événement, le groupe ou les particuliers qui les vendent ou les servent doivent souscrire une assurance responsabilité civile alcool d'un montant minimum de 1 TP4T1 000 000. La vente de boissons alcoolisées doit être conforme au Règlement sur le contrôle des alcools du Code de la ville de Miami Beach.

Le gestionnaire des risques de la Ville doit approuver le certificat d'assurance. Une fois approuvé, le certificat sera conservé au Service de gestion des risques de la Ville. Les exigences d'assurance doivent être satisfaites au plus tard quatorze (14) jours avant le début de l'événement.

ATTENTION : Les exigences en matière d’assurance ne peuvent pas être levées.

PLAN DU SITE - Un plan préliminaire du site doit être soumis avec la demande d'inscription à l'événement. Un plan CAO final doit être soumis au plus tard trente (30) jours avant l'événement.

Le plan du site doit présenter un ou plusieurs schémas détaillés à l'échelle de l'événement, incluant : l'emplacement des stands de restauration, des toilettes portables, des bennes à ordures, des voies publiques, d'urgence et accessibles, l'emplacement des scènes et des animations, ainsi que l'orientation des haut-parleurs, les emplacements des prises d'eau et d'électricité, des générateurs, des mâts d'éclairage, des climatiseurs, les zones clôturées ou murées, les éléments d'accès aux personnes handicapées tels que les stationnements accessibles, les voies de circulation accessibles, les toilettes portables accessibles, et tout autre élément pertinent. Tous les générateurs, mâts d'éclairage et climatiseurs doivent être clôturés ou barricadés afin d'empêcher tout contact avec la foule. De plus, un descriptif de toutes les installations temporaires doit être joint pour les événements en bord de mer. Aux fins du présent document, le « bord de mer » désigne la zone située au large de la ligne de contrôle des travaux côtiers. Une fois le plan du site approuvé, il ne peut être modifié sans l'accord écrit préalable du directeur municipal ou de son représentant.

PRESTATION DE RÉSIDENT - Tout événement spécial sur le domaine public nécessitera un avantage pour les résidents, défini comme un bénéfice quantitatif et tangible pour les résidents et la communauté locale. Voici quelques exemples d'avantages pour les résidents :

• Billets à prix réduit (résidents de Miami Beach, seniors, jeunes, militaires, vétérans, personnes handicapées et ayant des besoins spéciaux)
• Programmation spéciale ou représentation publique autonome
• Composante/programmation éducative et/ou culturelle
• Prestation pour aînés ou collecte de nourriture - en partenariat avec le Logement et les Services communautaires
• Don monétaire au Fonds d'intérêt public de la ville
• Nettoyage de plage ou restauration de dunes - équivalent monétaire basé sur l'empreinte et l'impact de l'événement
• PLAN DE GESTION DES URGENCES – Tous les détenteurs d'un permis d'événement spécial doivent disposer d'un plan de gestion des urgences pour leur événement. Le bureau des événements spéciaux de la ville de Miami Beach peut vous fournir un modèle de ce plan, qui décrit les procédures à suivre en cas d'urgence, tout en garantissant la sécurité des résidents, des touristes et des participants. Ce plan doit être soumis au bureau des événements spéciaux, avec le plan du site, pour examen et approbation.

INSTALLATIONS MÉDICALES SUR PLACE POUR LES ÉVÉNEMENTS DE PLUS DE 3 000 PARTICIPANTS

Le Service d'incendie de la ville de Miami Beach, en tant qu'organisme de réglementation compétent pour tous les événements spéciaux organisés dans la ville, peut exiger, comme condition d'obtention du permis d'événement spécial, pour les événements spéciaux rassemblant au moins 3 000 personnes, la mise en place d'un plan de soins de santé d'urgence mobile de base, couvrant les besoins médicaux d'urgence de base pour une ou plusieurs « installations médicales sur place ». Si le Service d'incendie de la ville de Miami Beach l'exige, l'installation médicale sur place sera soumise à l'examen et à l'approbation du Service d'incendie de la ville de Miami Beach. Elle consistera en un espace ou un bâtiment abrité et climatisé, ou en une tente climatisée et correctement ventilée, afin de garantir la santé et la sécurité des patients recevant des soins médicaux d'urgence. Elle comprendra des lits de camp et du matériel et des fournitures médicales d'urgence, notamment :

• Un éclairage adéquat, naturel ou artificiel :
• Sortie/entrée conforme à l'ADA :
• Accès à l'eau :
• Proximité adéquate des participants sur le site de l'événement : et
• Une empreinte suffisante pour stocker tout le matériel médical nécessaire, au moins 1 espace privé et un espace pour les opérations du personnel

Équipement médical. Le service d'incendie peut en outre exiger que l'installation médicale sur place inclue du matériel médical spécialisé sur place, notamment :

• Matériel de transfert de patients :
• Matériel de voies respiratoires, de ventilation, d'oxygène et d'aspiration :
• Matériel d'immobilisation :
• Pansements pour plaies : et
• Services médicaux d’urgence supplémentaires, équipement, fournitures ou personnel jugés nécessaires par le service d’incendie en raison de la nature ou du lieu de l’événement.

Dotation en personnel de l'établissement médical sur place. Pour les événements réunissant entre 3 000 et 15 000 participants, le service d'incendie peut exiger la présence d'au moins trois (3) ambulanciers, d'un (1) véhicule de secours sur place avec au moins un (1) ambulancier et la disponibilité d'un médecin sur place dans les 15 minutes, si possible. Pour les événements de plus de 15 000 participants, du personnel supplémentaire peut être requis.

Un système de permis d'événement spécial pour les fêtes et événements résidentiels à grande échelle pendant des périodes déterminées est créé par la présente afin de permettre aux résidents de divertir leurs amis et leur famille lors de grandes fêtes et événements dans leurs maisons tout en atténuant les impacts négatifs sur les résidents et les quartiers voisins.

Fêtes et événements nécessitant un permis d’événement spécial pour les fêtes et événements résidentiels à grande échelle.

Un permis d'événement spécial pour les fêtes et événements résidentiels à grande échelle est requis chaque fois qu'une fête ou un événement a lieu dans ou sur le terrain d'une résidence pendant l'une des périodes énumérées dans la présente section et :

1. Où des feux d'artifice seront utilisés ;
2. On peut raisonnablement s’attendre à ce que plus de 100 participants soient présents ;
3. Lorsque plus de 50 véhicules sont censés prendre en charge/déposer des passagers (ou stationner) lors de la fête ou de l'événement ;
4. Lorsque des haut-parleurs, un éclairage et/ou des générateurs de qualité institutionnelle/commerciale doivent être utilisés ; ou
5. Lorsque des bars de qualité institutionnelle/commerciale sont suffisamment grands pour permettre à plus d'un barman de travailler derrière chaque bar ou l'utilisation de plus de trois (3) bars à barman unique doivent être utilisés.

Une fête ou un événement admissible doit nécessiter un permis d'événement spécial pour les fêtes et événements résidentiels à grande échelle aux dates suivantes :

1. 1er février - 31 mars (semaine du Super Bowl et vacances de printemps)
2. 1er mai - 31 mai (Semaine des courses de Formule 1 et Memorial Day)
3. 25 juin - 15 juillet (Jour de l'Indépendance)
4. 15 octobre - 10 novembre (Halloween) et 
5. 1er novembre - 31 décembre (Latin Grammys, Art Basel, les fêtes, le Nouvel An)

Exigences. Voici une liste non exhaustive des exigences à remplir pour obtenir un permis d'événement spécial pour les fêtes et événements résidentiels à grande échelle :

1. Accord du propriétaire sur la capacité du personnel de la Ville à entrer dans la propriété privée pour des inspections de conformité avant (accompagné du propriétaire ou de l'agent avec un calendrier mutuellement acceptable) et pendant la fête (à tout moment) ;
2. Le propriétaire doit obtenir tous les permis pertinents auprès de tous les services municipaux concernés, comme par exemple obtenir tous les permis de construire requis, le cas échéant ;
3. Le propriétaire du bien sera tenu de se conformer aux directives relatives aux événements spéciaux et de fournir les documents requis, notamment un certificat d'assurance et d'indemnisation ; et
4. Toutes les exigences ou restrictions imposées par le gestionnaire municipal pour protéger la santé, la sécurité et le bien-être des résidents, des visiteurs et des résidents et visiteurs des quartiers environnants.

Délai de dépôt des demandes de permis spécial pour les fêtes et événements résidentiels de grande envergure. Les demandes de permis spécial pour les fêtes et événements résidentiels de grande envergure requises par la présente section doivent être soumises au plus tard quatre-vingt-dix (90) jours avant la fête ou l'événement et doivent être examinées par tous les services municipaux concernés, les comités d'examen, ainsi que par toute association de quartier reconnue et consultée.

Pénalités. Toute fête ou tout événement admissible nécessitant un permis spécial pour les fêtes et événements résidentiels de grande envergure, tel que requis par la présente section, qui se déroule sans que le propriétaire n'ait obtenu au préalable un permis spécial et se soit conformé à l'ensemble de ses modalités, conditions, limitations et exigences :

1. Doit cesser et s'abstenir et mettre fin à la fête ou au rassemblement à la demande de la Ville et une violation du code de conformité sera émise en vertu de toutes les dispositions applicables du Code de la Ville, y compris, sans limitation, cette section.
2. Si le propriétaire, le gérant, le directeur ou le résident de la propriété ne se conforme pas à la demande de cessation et d'abstention, le service de police de Miami Beach peut arrêter chaque propriétaire, gérant, directeur ou résident pour, sans limitation, résistance à l'arrestation sans violence ou toute autre accusation applicable, ou pour violation de cette section conformément à l'article 1-14 du présent Code.
3. De plus, aucun permis d'événement spécial ne sera accordé pour un événement sur une propriété appartenant au propriétaire pendant une période de treize (13) mois si une fête ou un événement a lieu sans avoir d'abord obtenu et respecté un permis d'événement spécial pour les fêtes et événements résidentiels à grande échelle, si nécessaire, sur n'importe quelle propriété.
4. Enfin, les amendes suivantes seront imposées si une fête ou un événement est annoncé aux invités, promu ou se déroule sans l'obtention préalable et le respect d'un permis spécial pour les fêtes et événements résidentiels de grande envergure, lorsque requis, dans n'importe quelle propriété : (i) 1 000,00 TP4T par jour pour une première infraction ; (ii) 5 000,00 TP4T par jour pour une deuxième infraction ou une infraction ultérieure ; et (iii) 15 000,00 TP4T pour toute infraction si le magistrat spécial juge l'infraction irréparable ou irréversible par nature. Aux fins du présent paragraphe, une infraction est irréparable ou irréversible par nature si une fête ou un événement non autorisé a déjà commencé ou a eu lieu.

Tous les événements proposés, dont la participation prévue est supérieure à 150 personnes, sur le domaine public ou privé, lorsqu'ils ne sont pas accessoires, de manière générale ou sans restriction dans un secteur de zonage particulier, seront examinés par les services internes de la Ville. Des représentants des services municipaux, notamment la Police, les Incendies, le Tourisme et la Culture, les Travaux Publics, le Stationnement, l'Urbanisme, la Conformité aux Codes, l'Environnement et le Développement Durable, et les Parcs, participent à une réunion mensuelle d'évaluation interne des événements spéciaux. Les différents services examineront et commenteront le site proposé, la sécurité, le stationnement, les transports et tous les autres plans nécessaires à l'événement proposé. Ces commentaires seront intégrés à ceux reçus lors du processus d'évaluation du quartier. Le personnel du Service du Tourisme et de la Culture indiquera les exigences spécifiques que le demandeur devra satisfaire et le délai pour les remplir. Chaque service municipal prendra note des événements annoncés et des événements potentiels d'importance et mettra en place des plans d'action personnalisés pour assurer les niveaux de service requis et définira ses efforts et responsabilités liés à tout événement majeur prévu dans la Ville.

Le directeur municipal rendra sa décision finale concernant une demande de permis pour un événement spécial dans les sept (7) jours suivant la satisfaction de toutes les exigences applicables à l'événement. Le demandeur doit remplir ces exigences au plus tard trente (30) jours avant l'événement. Certaines exigences peuvent nécessiter un délai supplémentaire.

Aucun remboursement ne sera effectué après la délivrance d'un permis ; toutefois, le paiement ne constitue pas une autorisation d'organiser l'événement. Tous les permis approuvés doivent être disponibles pour inspection sur place en tout temps.

Pour les événements spéciaux organisés par des organismes à but non lucratif 501(c)(3) (ou équivalents), le directeur municipal peut renoncer aux frais de permis et de demande, y compris, mais sans s'y limiter, aux frais de location de certains biens municipaux, lorsqu'une telle renonciation est jugée dans l'intérêt de la Ville. Aucune renonciation n'est autorisée pour les frais de personnel (services municipaux), le dépôt de garantie, les frais de demande ou de soumission tardive. Pour déterminer la renonciation aux frais de permis, aucune considération ne peut être prise en compte du message de l'événement ou du contenu du discours, ni de l'identité ou du lien associatif du demandeur. Les organismes à but non lucratif 501(c)3 sont tenus de fournir à la Ville une copie du formulaire 990 le plus récent de l'Internal Revenue Service.

Périodes d'événements majeurs (PEM) – La Ville évalue d'abord ses besoins, ses impacts et ses enjeux en matière de qualité de vie lors des PEM. Elle évalue ensuite spécifiquement l'impact des événements prévus pendant les week-ends fériés et les périodes de grands événements, qui sollicitent fortement ses services et ses ressources. La Ville peut déterminer qu'un PEM a une forte intensité de services et, par conséquent, interdire la délivrance de permis pour des événements spéciaux pendant ces périodes. Elle peut également déterminer que des services municipaux renforcés sont nécessaires pendant ces périodes. Dans ce cas, les coûts de ces services renforcés seront partagés équitablement entre tous les événements autorisés.

La Ville a identifié les périodes d'événements récurrents ou plus ou moins réguliers suivants, qui ont historiquement un impact important sur les services municipaux. Il est réaliste de s'attendre à ce que ces périodes d'activité continuent d'être populaires à Miami Beach, attirant des foules importantes qui nécessiteront des niveaux de service municipaux accrus et un soutien interinstitutionnel. Ces MEP incluent, sans s'y limiter, les éléments suivants :

• Octobre - Halloween, Festival des fruits de mer
• Décembre - Semaine de l'art, réveillon du Nouvel An
• Janvier – Marathon de Miami, NCAA Bowl Games, week-end Art déco
• Février – Festival du vin et de la gastronomie de South Beach, Super Bowl
• Mars - Semaine des fêtes d'hiver, Semaine de la musique de Miami
• Avril - Gay Pride de Miami Beach
• Mai - Week-end du Memorial Day, hommage national aux héros américains, semaine des courses
• Juillet - Célébration du 4 juillet, Fashion Swim Week
• Septembre - Week-end de la fête du Travail

Critères d'examen des demandes de permis pour événements spéciaux Le directeur municipal est chargé de déterminer si un permis d'événement spécial peut être accordé à un demandeur. Sous réserve de la procédure d'appel prévue par la procédure d'examen externe des lignes directrices, il est seul habilité à approuver, approuver sous conditions, refuser ou révoquer un permis d'événement spécial, en tenant compte des facteurs suivants :

Type d'événement
L'examen de la demande de permis d'événement spécial comprend un examen du type d'événement et des demandes possibles sur les services de la Ville. Le profil de la communauté, la fréquentation estimée, la récurrence et la nature du lieu sont tous des éléments à évaluer dans la catégorie Type d'événement.

La valeur des événements et conférences annexes susceptibles d'encadrer l'événement est également évaluée. Il peut s'agir d'événements annexes directement gérés ou intégrés à l'événement en question. Ces autres manifestations annexes peuvent se dérouler dans des hôtels, des stades et des parcs locaux, en soutien à l'événement d'envergure. Ces événements annexes peuvent être considérés comme positifs, en raison de leur impact économique supplémentaire, ou comme négatifs, selon leur nature et leur historique.

Que l'événement soit ou non organisé à des fins illégales et/ou en violation des lois fédérales, étatiques, départementales ou municipales.

L'existence d'un conflit ou d'une interférence avec un autre événement ou un autre demandeur ayant obtenu un permis d'événement spécial valide. En cas de demandes concurrentes portant essentiellement sur la même période et le même lieu, la priorité sera accordée selon le principe du premier arrivé, premier servi. La priorité sera toutefois accordée à un événement annuel préétabli, défini comme un événement ayant au moins cinq (5) années consécutives d'existence dans la Ville sous le même propriétaire, étant en règle (ce qui inclut le fait d'être à jour de toutes ses dettes antérieures) et ayant respecté toutes ses autres obligations envers la Ville dans les délais impartis.

Si l'événement, s'il est public (par opposition à une utilisation privée ou d'entreprise), comporte une composante d'intérêt public comme fonction principale et ne constitue pas, en soi, une utilisation promotionnelle destinée à faire de la publicité ou à créer de la publicité pour un ou plusieurs produits auprès du public.

Prestation de résident
Tous les événements spéciaux sur la propriété publique nécessiteront un avantage pour les résidents, défini comme un avantage quantitatif et tangible pour les résidents et la communauté locale.

Les exemples d’avantages pour les résidents peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter :

• Billets à prix réduit (résidents de Miami Beach, seniors, jeunes, militaires, vétérans, personnes handicapées et ayant des besoins spéciaux)
• Programmation spéciale ou représentation publique autonome
• Composante/programmation éducative et/ou culturelle
• Avantage pour les aînés ou collecte de nourriture - en partenariat avec HCS
• Don monétaire au Fonds d'intérêt public de la ville
• Nettoyage de plage ou restauration de dunes - équivalent monétaire basé sur l'empreinte et l'impact de l'événement
• Impact économique sur la ville

La Ville prendra en compte les effets à long terme, à court terme et indirects de l’événement sur les bénéfices/coûts des industries économiques locales, y compris, mais sans s’y limiter, les hôtels, les restaurants, les établissements de divertissement, le commerce de détail et la Ville.

La Ville prendra également en considération les événements organisés par des organismes à but non lucratif qui démontrent une aide directe à une cause caritative.

Une enquête d’impact économique est requise pour les événements à grande échelle afin de déterminer si un événement a un impact économique positif sur la ville.

Tableau des fréquences
Afin de garantir la protection et la conservation des plages, des parcs et des voies publiques de la Ville, celle-ci limite le nombre et la portée des événements qui s'y déroulent. La Ville a mis en place un tableau de fréquence, qui indique le nombre maximal de jours par exercice financier pouvant être utilisés dans la zone désignée. Cela permet la restauration et l'entretien naturels de nos plages, parcs et voies publiques. Une fois la zone désignée atteinte, aucun événement supplémentaire ne peut y être autorisé, sauf autorisation du maire et du conseil municipal.

Demandes d'infrastructures et de services (qualité de vie)
La Ville examinera si l’événement est compatible avec les quartiers environnants et complète l’ambiance et l’esthétique du secteur dans lequel il est présenté.

La Ville examinera si l’événement constitue une menace publique pour les résidents, les entreprises et les visiteurs, sans tenir compte du contenu du discours, du message ou de la réaction au message.

Le stress qu'un événement peut imposer aux différents services municipaux est pris en compte dans le processus d'évaluation. Les dépenses liées au contrôle des foules, aux services de police, à la sécurité, au stationnement et à la circulation seront prises en compte. La Ville tiendra également compte de la disponibilité de ces ressources nécessaires, notamment en temps, en personnel, en argent et en matériel.

De plus, des aspects plus intangibles des effets qu'un événement peut avoir, liés aux aspects de la qualité de vie qui peuvent avoir un impact positif ou négatif sur la ville, le quartier à proximité immédiate, sont également pris en compte, le délai réaliste, d'autres événements se déroulant dans la ville et la région du sud de la Floride en même temps, et d'éventuelles difficultés déraisonnables et prolongées en matière de bruit, de déchets ou de stationnement imposées à la communauté.

Interférence avec la circulation dans la zone contiguë à l'événement et disponibilité au moment de l'événement proposé de ressources municipales suffisantes pour faire face aux impacts potentiels de l'événement et atténuer les perturbations potentielles.

Disponibilité d'agents de police, d'aides au contrôle de la circulation et d'équipements de contrôle de la circulation pour protéger les participants à l'événement et protéger les non-participants contre les dangers liés à la circulation et autres, compte tenu du besoin et de la demande de protection policière au moment de l'événement proposé.

Concentration de personnes, de véhicules ou d'autres structures sur le lieu de l'événement et possibilité de démanteler la zone afin de permettre le passage des services d'incendie, de police et d'ambulance.

Références
Un nouvel événement doit fournir des références d'autres lieux qu'il a déjà utilisés. L'évaluation doit prendre en compte non seulement les références elles-mêmes, mais aussi leur qualité et leurs sources. Une liste de références doit couvrir non seulement les lieux précédents de l'événement, mais aussi la ville, le service de police et toute organisation civique impactée par le précédent lieu, démontrant ainsi le civisme et l'impact économique positif de l'événement dans les autres lieux où il s'est tenu.

Valeur promotionnelle
Une évaluation sera réalisée afin de déterminer si l'événement bénéficie d'une bonne notoriété et d'une bonne réputation. L'évaluation doit tenter d'évaluer l'importance d'un lien entre la Ville et l'événement dans la presse. Tous les résultats positifs pouvant découler de cette association doivent être pris en compte, y compris les événements prestigieux qui suivent traditionnellement l'événement évalué. Une publicité positive autour d'un événement prestigieux favorise généralement l'augmentation du tourisme local et une publicité positive gratuite pour la région, stimulant ainsi l'activité commerciale générale.

Délivrance de permis pour événements spéciaux pendant les périodes à fort impact
En période de renforcement ou d'indisponibilité des ressources municipales (police, pompiers, code, services sanitaires, etc.), la Ville n'accepte pas les demandes de nouveaux événements sur le domaine public. Ces périodes incluent le mois de mars et les deux premières semaines d'avril, qui coïncident avec les vacances de printemps des lycées et des universités, ainsi que les événements existants. Certains événements réussis, organisés sur des propriétés privées pendant ces périodes, peuvent dépasser la capacité d'accueil du site et nécessiter que la Ville envisage de les étendre sur le domaine public afin de maintenir leur viabilité. Afin de maintenir les activités existantes, la Ville prendra en compte les critères supplémentaires suivants lors de l'examen des demandes :

• Que le producteur d'événements ait ou non obtenu avec succès des permis d'événements spéciaux et produit des événements dans la ville pendant au moins cinq (5) ans avec des permis d'événements spéciaux dans un lieu privé et qu'il ait besoin d'expansion.
• Ces demandes seront examinées selon le principe du premier arrivé, premier servi, jusqu’à ce que ces ressources ne puissent plus être réservées.
• L’événement ou les événements ne peuvent pas se produire simultanément sur une propriété privée et une propriété publique.
• La Ville tiendra compte des effets à long terme, à court terme et indirects de l’événement sur les industries économiques locales, y compris, mais sans s’y limiter, les hôtels, les restaurants, les établissements de divertissement, le commerce de détail et la Ville.
• La Ville examinera si l’événement est compatible avec les quartiers environnants et complète l’ambiance et l’esthétique du secteur dans lequel il est présenté.
• La Ville tiendra compte du stress qu’un tel événement peut imposer à divers services municipaux, les dépenses liées au contrôle supplémentaire des foules, au maintien de l’ordre, à la sécurité, au stationnement et à la circulation étant à la charge du producteur de l’événement.
• La Ville tiendra également compte de la disponibilité des ressources nécessaires, notamment en temps, en personnel, en argent et en équipement.
• Les services municipaux nécessaires à l’événement peuvent être raisonnablement mis à disposition au moment de l’événement proposé.

Les événements spéciaux organisés à Miami Beach sont soumis à l'examen et aux recommandations des associations de quartier ou d'entreprises concernées, dans le cadre d'une évaluation mensuelle des événements spéciaux. Les demandeurs souhaitant obtenir un permis pour un événement sur la voie publique devront présenter leur projet à l'association de quartier compétente. En l'absence d'association légalement constituée ou reconnue et si le nombre de participants attendus dépasse 200, le dossier peut être soumis au Conseil d'urbanisme de la ville de Miami Beach pour examen et recommandation. Les recommandations des associations concernées ou du Conseil d'urbanisme, précisant leur position sur l'événement proposé, doivent être soumises au Bureau des événements spéciaux au moins 30 jours avant l'événement.

La Ville ne reconnaîtra que les associations de quartier ayant déposé une demande et obtenu le statut officiel de quartier. Pour obtenir ce statut, les organisations doivent répondre aux critères de la Ville. Les critères de la Ville et une liste des associations de quartier reconnues peut être trouvée sur le site Web de la VilleDes relevés de signature peuvent également être requis pour les propriétés considérées comme ayant un impact direct sur les activités de l'événement.

Le directeur municipal tiendra compte des recommandations des associations de quartier pour déterminer s'il convient d'accorder un permis d'événement spécial ou les conditions à y imposer. Néanmoins, la Ville, par l'intermédiaire du directeur municipal, se réserve le droit d'approuver, d'approuver avec conditions, de refuser et/ou de révoquer tout permis d'événement spécial. Les permis ne peuvent être transférés, cédés ou sous-loués sans l'approbation écrite préalable du directeur municipal. La décision finale d'octroi d'un permis d'événement spécial appartient au directeur municipal, sous réserve de recours comme suit :

En cas d'absence de consensus entre l'association de quartier (ou le conseil d'urbanisme) et le directeur municipal concernant une décision relative à un permis, l'association (ou le conseil d'urbanisme) peut faire appel de la décision du directeur auprès du maire et de la commission municipale, qui examineront la demande lors de leur prochaine réunion. L'appel doit indiquer par écrit les motifs de désaccord de l'association (ou du conseil) avec la décision du directeur concernant l'approbation ou le refus du permis contesté. Cet appel doit également être accompagné d'une résolution écrite de la majorité du conseil d'administration de l'association (ou du conseil d'urbanisme) indiquant la décision de faire appel. Le maire et la commission municipale peuvent confirmer, modifier ou annuler la décision du directeur municipal. Si la date prévue pour l'événement proposé est antérieure à la prochaine réunion de la commission, la décision du directeur sera définitive. Si l'approbation de l'événement proposé est retardée de telle sorte que l'événement ne peut avoir lieu à la ou aux dates et heures spécifiées dans la demande de permis, ou si l'événement n'est pas approuvé du tout, la Ville ne sera pas tenue responsable des dépenses, pertes, responsabilités ou autres inconvénients subis par le demandeur en conséquence.

Les événements spéciaux nécessitent souvent le recours à des services municipaux supplémentaires ou à la location. Le Bureau des événements spéciaux de la Ville examinera les commentaires reçus lors des processus d'évaluation interne et externe et déterminera les effectifs minimaux, en tenant compte des recommandations des services concernés. La Ville peut également décider que des services municipaux renforcés sont nécessaires pendant les périodes d'événements majeurs afin d'atténuer la pression excessive sur les ressources municipales. Dans ce cas, les coûts des services renforcés seront partagés équitablement entre tous les événements autorisés. La Ville décline toute responsabilité découlant de la détermination des effectifs minimaux ou des besoins pour tout événement.

Les reçus/factures entièrement réglés pour les services supplémentaires ou municipaux requis et la location de matériel doivent être soumis au Bureau des événements spéciaux au moins deux (2) semaines avant l'événement. Tout service supplémentaire fourni par la Ville pour l'événement sera facturé au demandeur et pourra être déduit du dépôt de garantie. Lorsque du personnel municipal est employé, le service compétent facturera un minimum de quatre (4) heures pour chaque employé engagé par le demandeur.

Critères d'approbation du permis

Une fois que tous les éléments requis sont complétés et que les services municipaux et les quartiers concernés ont examiné et soumis leurs commentaires concernant une demande, le directeur municipal doit procéder comme suit :

• Approuver le permis;
• Approuver le permis avec conditions; ou
• Refuser le permis sous certaines conditions (telles qu’énoncées dans les présentes Lignes directrices).

Aucun permis ne sera refusé et le demandeur d'un permis ne bénéficiera pas d'un traitement moins favorable quant au temps, à la manière et au lieu en raison de tout message qui pourrait être transmis lors d'un événement, ou en raison de l'identité ou des relations associatives du demandeur.

Le directeur municipal peut prendre en compte les éléments suivants avant d’approuver un permis d’événement spécial :

• Peu importe que le même événement ou un événement similaire ait déjà causé ou entraîné une menace pour la sécurité publique à Miami Beach ou ailleurs, sauf que si le problème de sécurité publique a été causé par les réactions de la foule au message de l'événement, ce facteur à lui seul ne sera pas une cause suffisante pour refuser ou révoquer un permis d'événement spécial de la ville.
• Déclarations inexactes ou informations matérielles erronées fournies lors du processus de demande. Avant tout refus ou révocation fondé sur ce facteur, le directeur municipal doit donner au demandeur la possibilité de corriger, de réfuter de manière satisfaisante ou de réviser ces preuves.
• Défaut de paiement de toute somme requise pour un événement antérieur jusqu'au moment où le paiement est reçu.
• Défaut d’exécuter substantiellement un plan de nettoyage qui était une condition d’un permis précédent.
• Non-respect de la politique de la Ville telle que prescrite par les exigences et directives relatives aux événements spéciaux ou par d’autres lois applicables lorsque la santé, la sécurité et le bien-être de la communauté sont potentiellement affectés.

Aucun permis ne sera refusé et le demandeur d'un permis ne bénéficiera pas d'un traitement moins favorable quant au moment, à la manière ou au lieu en raison d'hypothèses ou de prédictions quant au degré d'hostilité qui pourrait être suscité dans le public par le contenu du discours ou du message véhiculé par l'événement, à condition qu'un aménagement raisonnable quant au temps, à la manière et au lieu puisse être nécessaire pour que la Ville puisse fournir les ressources nécessaires à la protection de la santé, de la sécurité et du bien-être.

Aucun demandeur ou titulaire de permis d'événement ne sera tenu de fournir ou de payer le coût du personnel de sécurité publique nécessaire pour assurer la protection d'un événement et de ses participants contre les membres hostiles du public ou les contre-manifestants, ou pour le contrôle de la circulation à l'extérieur de la zone de l'événement ou pour l'application générale de la loi à proximité de l'événement.

Si le permis est approuvé, le directeur municipal, en consultation avec les chefs des services municipaux concernés, imposera également toutes les restrictions ou conditions nécessaires quant à l'heure, la manière et le lieu à observer conformément aux considérations de sécurité publique, environnementales et administratives (sur la base de la demande), à condition que ces considérations n'incluent aucune considération du contenu de tout discours ou message qui pourrait être véhiculé par un tel événement, ni par des considérations concernant l'identité ou les relations associatives du demandeur, ni par des hypothèses ou des prédictions quant à la réponse qui pourrait être suscitée dans le public par le contenu du discours ou du message véhiculé par l'événement.

Une fois que le directeur municipal a approuvé la délivrance d’un permis, le demandeur peut obtenir ce permis en acceptant les « modalités et conditions » imposées conformément aux présentes lignes directrices.

Si le gestionnaire municipal refuse ou révoque ultérieurement un permis, il en informera le demandeur/titulaire par écrit et lui en indiquera les motifs (conformes aux critères des présentes lignes directrices). Il est entendu, inhérent au processus de demande et accepté par le demandeur lors de sa soumission, que la demande ne constitue pas une approbation et que tous les frais de marketing ou de production engagés sont à la charge exclusive du demandeur et non de la Ville, indépendamment de l'approbation ou du refus de la demande.

SERVICES DE LA VILLE DE MIAMI BEACH

Département du bâtiment

Conformément au Code du bâtiment du sud de la Floride, le service du bâtiment de la ville doit délivrer un permis de construire pour tout événement spécial impliquant une construction temporaire ou l'utilisation d'une alimentation électrique temporaire. Parmi les exemples de constructions temporaires, on peut citer, sans s'y limiter, les tentes autoportantes, les scènes, les clôtures, les gradins, les branchements électriques temporaires, les structures temporaires (y compris les scènes mobiles extensibles) et les générateurs de plus de 5 000 watts. Le demandeur doit présenter une copie du permis de construire au bureau des événements spéciaux de la ville au moins quatorze (14) jours avant l'événement.

Avant le début de l'événement, l'ingénieur responsable du permis temporaire de structure et/ou d'électricité doit fournir la lettre d'inspection, conformément aux exigences de l'inspection spéciale. Cette lettre dûment remplie, signée et cachetée peut être envoyée directement par courriel à l'examinateur du service du bâtiment.

Conformité au code

Inspecteur de terrain – La Ville peut exiger du demandeur qu'il engage un inspecteur de terrain et/ou un agent de conformité au code pour assurer la coordination générale sur place. Ce dernier sera chargé de veiller à la prestation de tous les services, au bon déroulement de l'événement et au respect de toutes les règles, réglementations et ordonnances fédérales, étatiques et locales. Les organisateurs d'événements spéciaux acceptent et comprennent qu'un inspecteur de terrain et/ou un agent de conformité au code, placé sous la direction de la Ville, peut être requis afin de garantir la conformité, telle qu'approuvée par le permis d'événement spécial, et les conditions imposées lors de sa délivrance. L'application de la loi comprend toutes les activités préalables, y compris et suivant la conclusion des activités autorisées. L'organisateur d'événements accepte et comprend également que tous les frais liés à cet inspecteur de terrain et/ou à cet agent de conformité au code seront à sa charge et remboursés à la Ville avant le remboursement du dépôt de garantie, comme indiqué en page 14.

Un inspecteur de terrain et/ou un agent de conformité au code peuvent être requis pour les événements dont la participation est prévue à 1 000 personnes ou plus. Pour tous les autres événements, la présence d'un inspecteur de terrain ou d'un agent de conformité au code sera déterminée au cas par cas.

Panneaux (dépliants) et prospectus La Ville réglemente la distribution de prospectus, de tracts ou d'autocollants. Plus précisément, il est interdit de distribuer des prospectus sur les lieux d'autrui sans y être invité, et de placer ou distribuer des prospectus sur les véhicules est interdit, conformément aux articles 46 à 92 et 82 à 412 du Code municipal. Les infractions sur la voie publique et les prospectus apposés sur les pare-brises des automobiles seront sanctionnées par le Service de la conformité du Code, qui s'exposera à une amende par affiche (prospectus) ou prospectus, ainsi qu'à des frais de retrait par affiche.

Ordonnance sur le bruit – La Ville interdit tout bruit excessif, injustifié ou inhabituel, manifestement incompatible avec les activités normales de certains lieux à certaines heures. L'Ordonnance sur le bruit du comté de Miami-Dade (article 21-28 du Code du comté de Miami-Dade) et l'Ordonnance sur le bruit de la ville de Miami Beach (article IV, articles 46-151 à 46-162) s'appliquent aux propriétés publiques et privées de la Ville. Ces ordonnances interdisent à quiconque de faire, de poursuivre ou de faire faire un bruit excessif, injustifié ou inhabituel. Si le bruit excessif se produit entre 23h00 et 7h00 et est clairement audible à une distance de 30 mètres du bâtiment, de la structure ou du véhicule dans lequel il se trouve, cela constituera une preuve prima facie d'infraction aux ordonnances.

En cas d'infraction au code du bruit, l'agent de conformité exigera que le bruit soit réduit à un niveau acceptable. Le non-respect d'une demande du service de conformité peut entraîner une amende et la révocation immédiate du permis d'événement spécial et/ou l'arrêt immédiat de l'activité.

Environnement et durabilité

La Ville de Miami Beach encourage les pratiques durables lors de tous ses événements afin de réduire la production de déchets, de préserver la santé et le bien-être des zones côtières de la Ville et de recycler les déchets. Pour atteindre cet objectif, les événements spéciaux doivent respecter les directives suivantes :

L'utilisation de tout polystyrène expansé (communément appelé « polystyrène »), de contenants en verre et de pailles et de matériaux d'agitation en plastique, en bioplastique ou compostables est interdite par le code de la ville.

Il est recommandé au demandeur de ne pas utiliser ni fournir de pailles, quel qu'en soit le type. Si l'utilisation de pailles est demandée, il devra privilégier les pailles et les agitateurs en papier, en métal ou en fibres naturelles (bois, foin, bambou, etc.).

Les candidats ne doivent pas vendre ni proposer de contenants en verre, de couvercles en plastique, de pailles et d'agitateurs de boissons en plastique, en bioplastique ou compostables, de contenants à sandwich en plastique, de condiments emballés et/ou d'assaisonnements emballés.

Aucun sac en plastique ne doit être distribué lors d'événements spéciaux. Le candidat doit plutôt utiliser des sacs en papier ou réutilisables (les matériaux peuvent varier, comme le calicot, le coton, le PET recyclé, le chanvre, le jute, etc.).

Le demandeur doit privilégier l'utilisation de matériel de service, notamment de gobelets et de serviettes, en matériaux biodégradables ou recyclés. Tous les plats et contenants de service, aliments, boissons et condiments doivent être biodégradables : assiettes, bols, tasses chaudes et froides, couverts, touillettes à café en bois, etc., lorsque l'utilisation de vaisselle ou d'articles de restauration réutilisables n'est pas envisageable.

La Ville encourage l'utilisation d'articles de restauration en papier non blanchis, non couchés et à contenu recyclé, ainsi que d'autres articles de restauration à base de fibres comme alternatives les plus écologiques lorsque l'utilisation d'articles alimentaires réutilisables n'est pas possible.

Le demandeur doit tenir compte des émissions de gaz à effet de serre lors du déploiement de générateurs et utiliser un carburant alternatif ou un générateur ou équipement alimenté par l'énergie solaire. Un carburant alternatif est défini comme le biodiesel, le gaz naturel comprimé, le propane ou l'énergie solaire.

Le demandeur est encouragé à utiliser des toilettes à compost et des toilettes économes en eau.

Le demandeur est encouragé à fournir des équipements aux cyclistes en incluant l'un des éléments suivants : des supports à vélos, des services de voiturier pour vélos ou une zone sécurisée désignée pour le stationnement des vélos.

Le candidat est encouragé à promouvoir le covoiturage, le vélo, la marche et l’utilisation des transports en commun dans le cadre de la diffusion de ses événements.

Le demandeur doit nettoyer tous les colliers de serrage et les vis au moment de l'installation/du découpage.

Le demandeur est encouragé à se procurer des aliments locaux afin de réduire les émissions de gaz à effet de serre liées aux déplacements et de soutenir l’économie locale.

Le demandeur est encouragé à se procurer des aliments avec des emballages biodégradables, recyclables et/ou minimaux.

Les candidats sont encouragés à réduire la quantité d'emballages en général et à utiliser soit des matériaux d'emballage recyclés, soit des emballages qui ne contiennent pas d'encres, de colorants, de pigments, d'adhésifs, de stabilisants et d'additifs d'emballage avec des niveaux de plomb, de cadmium, de mercure ou de chrome hexavalent dans les encres, les colorants, les pigments, les adhésifs, les stabilisants et les additifs d'emballage égaux ou supérieurs à 100 parties par million.

Les candidats ne doivent pas lâcher intentionnellement ni organiser le lâcher de ballons ou de lanternes volantes, quel qu'en soit le nombre. Leur lâcher dans l'atmosphère constitue un danger et une nuisance pour l'environnement, en particulier pour la faune sauvage et les animaux marins. Les lâchers de ballons sont également interdits par l'article 379.233 de la loi de Floride.

Les égouts pluviaux et les raccordements aux plans d'eau ouverts doivent être protégés si un événement spécial rejette des matériaux susceptibles d'avoir un impact sur la baie de Biscayne (paillettes, gobelets jetables, confettis, etc.).

Dans le cadre des événements Plan d'assainissement:

• Soumettre un plan de recyclage/déchets à la Division de l'assainissement et au Département E&S pour examen et approbation : Le plan de gestion des déchets doit aborder les points suivants : nombre de récipients, emplacement prévu des poubelles (les poubelles de recyclage et les poubelles doivent être jumelées), articles à recycler, méthodes de sensibilisation pour réduire la contamination du recyclage.
• La conception des bacs doit être conforme aux recommandations pour les bacs permanents dans le cadre de l'évaluation du recyclage, notamment : couvercles spéciaux, messages clairs et visibles sur tous les bacs de recyclage. Au minimum, la mention « canettes et bouteilles » doit être indiquée.
• Des poubelles et des bacs de recyclage devraient toujours être obligatoires dans les zones où des boissons en bouteille ou en canette sont servies (c'est-à-dire les bars ou les stands de boissons similaires).
• Les demandeurs sont responsables de l'enlèvement de tous les détritus et déchets générés par leurs activités. Tous les détritus et déchets doivent être retirés des terrains municipaux pour être éliminés de manière appropriée, à leurs frais. La Ville facturera les frais de nettoyage spécial nécessaires si le demandeur ne s'acquitte pas raisonnablement de ses obligations.
• Département de gestion des installations

Le Service de gestion des installations est responsable de l'exploitation, de l'entretien et de la réparation de plus de 4 millions de pieds carrés de bâtiments municipaux, de ponts, de monuments, de fontaines d'eau ornementales, de piscines, de promenades sur la plage, de postes de sauveteurs, de parkings et de garages. Pour les événements spéciaux, le directeur de la gestion des installations, ou son représentant, examine et approuve tout permis d'événement organisé dans les installations municipales (ou à proximité immédiate de celles-ci). De plus, si un permis est délivré sur le domaine public et que des dommages sont constatés, le Service de gestion des installations se coordonnera avec le personnel municipal pour évaluer et quantifier les dommages, ainsi que pour planifier et gérer les éventuels travaux de réparation par l'intermédiaire de prestataires agréés par la Ville.

Pompiers

Services d'incendie et de secours hors service Selon le type d'événement et le nombre de participants estimé, des pompiers hors service peuvent être requis, aux frais du demandeur. En règle générale, un minimum d'un ambulancier pour un maximum de mille (1 000) personnes et de deux ambulanciers pour un maximum de cinq mille (5 000) personnes, ainsi qu'une unité de secours pour un maximum de dix mille (10 000) personnes, composée de deux (2) ambulanciers et d'un chef d'équipe, sont requis. Les événements fermés et les tentes de plus de 37 mètres carrés peuvent nécessiter la présence d'inspecteurs des incendies hors service, selon le type d'événement et le nombre de participants estimé. La Ville de Miami Beach décline toute responsabilité quant à la détermination des effectifs minimaux ou des exigences relatives à tout événement.

La décision finale concernant le nombre minimum de pompiers requis sera prise par le chef des pompiers de la Ville ou son représentant. Le paiement des services d'incendie hors service, basé sur l'estimation, doit être effectué intégralement au moins deux (2) semaines avant l'événement.

Les ajustements de paiement pour les services d'incendie hors service, basés sur une facture finale, doivent être réglés intégralement avant l'intervention. Le chef des pompiers ou son représentant déterminera en dernier ressort les effectifs minimaux des pompiers.

Plan du site et charge d'occupation des lieux d'événements clos – Les plans d'aménagement des lieux pour les événements clos nécessitant l'installation de clôtures ou de tentes doivent être soumis au Service d'incendie de la Ville pour examen et approbation. Aucun permis de construire ne peut être délivré avant l'approbation du plan d'aménagement par le Service d'incendie. Des modifications mineures aux plans d'aménagement peuvent être apportées sur place, après consultation et approbation du commissaire des incendies de la Ville ou de son représentant. Le Service d'incendie exige une voie d'accès de vingt-cinq (25) pieds pour les véhicules d'urgence entre la partie la plus à l'est de la dune et toute clôture ou tente pour tous les événements en bord de mer. Des frais seront facturés pour couvrir l'examen des plans et les inspections des lieux d'événements spéciaux afin d'identifier et de faire respecter les exigences du code de prévention des incendies.

Les événements en intérieur doivent respecter un nombre d'occupants déterminé et se conformer aux exigences déterminées par le service d'incendie de la Ville, une fois le plan du site approuvé. Une visite sera effectuée avant l'ouverture de l'événement afin de vérifier que l'installation est conforme au plan approuvé. Les organisateurs d'événements sont tenus de respecter le nombre d'occupants déterminé, et tout dépassement de ce nombre peut entraîner des pénalités et/ou des amendes.

Permis de feux d'artifice – Tout événement spécial comportant un feu d'artifice ou des pièces pyrotechniques doit obtenir un permis de feux d'artifice, en plus du permis pour événements spéciaux délivré par le Service d'incendie de la Ville. Seul un entrepreneur agréé et assuré peut demander ce permis. Toutes les activations de feux d'artifice doivent être conformes aux codes de prévention des incendies en vigueur. Une demande écrite de permis doit être soumise au Service d'incendie au moins trente (30) jours avant l'événement et approuvée au plus tard onze (11) jours avant celui-ci.

Après l'approbation du permis, le Bureau de prévention des incendies effectuera une inspection du site. Au moins deux (2) pompiers seront présents sur place dès la livraison des feux d'artifice, jusqu'à la fin du spectacle et l'enlèvement de tous les feux d'artifice et débris. Le paiement du personnel d'incendie requis sera à la charge exclusive du demandeur et devra être effectué avant l'événement.

L'entreprise ou la personne responsable de l'installation et du déclenchement des feux d'artifice doit obtenir une police d'assurance responsabilité civile générale ou responsabilité civile pour les feux d'artifice (voir la section Assurance pour les exigences en matière de langue et de classification).

Permis de feu à ciel ouvert et de feu de joie – Des permis distincts sont requis pour les feux à ciel ouvert et les feux de joie. Seul un entrepreneur agréé et assuré peut en faire la demande. Les demandes de permis peuvent être obtenues auprès des pompiers et doivent être approuvées et réglées à la Ville au moins deux (2) semaines avant l'événement. Ces activités nécessiteront l'embauche de pompiers hors service. De telles activités sur le front de mer sont soumises à la réglementation du Département de la protection de l'environnement de Floride concernant le transfert de chaleur et l'éclairage pendant la saison de nidification des tortues marines (du 1er avril au 31 octobre).

Sauvetage en mer

Selon le lieu et le type d'événement, la fréquentation prévue et les horaires d'ouverture, la présence de sauveteurs hors service peut être requise. Le chef du sauvetage en mer déterminera l'effectif minimal requis pour l'événement. De plus, pour des raisons de sécurité, toutes les empreintes à l'est des dunes doivent se trouver au nord ou au sud des postes de secours existants. L'empreinte de l'événement ne doit pas gêner la vue des nageurs potentiels. Le déplacement temporaire des postes de secours est interdit, quel que soit l'événement.

Centre de congrès de Miami Beach

Le Miami Beach Convention Center (« MBCC ») fait partie du campus du MBCC, qui comprend également des installations extérieures telles que Pride Park (délimité par Convention Center Drive à l'est, Meridian Avenue à l'ouest, 18th Street au sud et 19th Street au nord) et Collins Canal Park (délimité par Washington Avenue à l'est, Convention Center Drive à l'ouest, MBCC au sud et Collins Canal au nord). Les clients du MBCC Priorité 1 et Priorité 2 réservant une partie importante du MBCC pour un événement, une réunion et/ou un congrès peuvent demander à étendre certaines parties de leur événement aux parties extérieures du campus du MBCC, sous réserve d'un permis spécial d'événement de Miami Beach et de l'approbation du directeur municipal et/ou de son représentant. Les clients non membres du MBCC peuvent également demander à organiser des événements dans les installations extérieures du campus du MBCC (Pride Park et Collins Canal Park) grâce à un permis spécial d'événement.

Le MBCC dispose d'un droit de préemption pour tout événement non organisé par le MBCC et demandant à être organisé dans le parc Pride et/ou le parc Collins Canal. Si un client admissible du MBCC refuse d'utiliser le parc Pride et/ou le parc Collins Canal ou cède l'accès à ces parcs, ceux-ci pourront être mis à disposition pour d'autres événements ou activités spéciaux, sous réserve de l'approbation du directeur municipal et/ou de son représentant par le biais d'un permis d'événement spécial et d'un contrat de licence du MBCC (contrat MBCC).

Les demandes de fermeture de voie, de rue ou de stationnement sur rue, formulées par des événements organisés au Miami Beach Convention Center (MBCC), au Pride Park ou au Collins Canal Park, sont soumises à l'approbation du directeur municipal et/ou de son représentant. Si la fermeture demandée affecte l'une des voies suivantes : Convention Center Drive, Washington Avenue, 17e, 18e et 19e Rues et Dade Boulevard, un plan complet de maintenance de la circulation (MT) doit être soumis, examiné et approuvé par les services des transports et de la mobilité, du stationnement, des travaux publics et de la police de Miami Beach, ainsi que par tout autre service compétent de Miami Beach, avant sa mise en œuvre.

Toute demande d'utilisation de Pride Park et/ou Collins Canal Park nécessitera l'obtention d'une licence d'événement, établie par le MBCC, en collaboration avec la Ville de Miami Beach. Cette procédure devra inclure, sans s'y limiter, les exigences suivantes : plan du site, assurance, convention d'indemnisation, dépôt de garantie, utilisation des services municipaux (police, pompiers, stationnement, transports et mobilité, travaux publics/assainissement, etc.), ainsi que les plans de sécurité, de stationnement, de transport, de contrôle technique et d'assainissement. Ces éléments doivent être intégrés au contrat MBCC concerné et coordonnés par la direction du MBCC.

Le parc Pride et le parc Collins Canal appliquent un tarif fixe au pied carré pendant les quinze premiers jours d'activation. Ce tarif est sujet à une augmentation annuelle de l'indice des prix à la consommation (« IPC ») pour le trimestre en cours et à une baisse quotidienne par la suite, conformément à la grille tarifaire des événements spéciaux de la Ville. Des frais supplémentaires peuvent s'appliquer, le cas échéant. Les frais de superficie et les dépôts de garantie requis s'appliquent uniquement à l'accord MBCC.

Service de stationnement

Plan général de stationnement – Un plan de stationnement complet, identifiant les emplacements de stationnement pour le personnel de l'événement, les véhicules d'équipement et les participants, ainsi que l'emplacement et le nombre de places de stationnement accessibles, doit être élaboré par écrit et approuvé par le directeur du stationnement de la Ville ou son représentant. Les ressources de stationnement public peuvent être complétées par des parkings privés pour la mise en œuvre de ce plan. Tous les frais liés à l'utilisation des ressources du service du stationnement, tels que la location d'horodateurs, la location de places de stationnement dans un garage (bons de garage), le retrait et la réinstallation de zicla (armadillo)/délinéateurs, la présence d'agents de contrôle hors service ou la location de places, doivent être intégralement réglés à l'avance au plus tard deux (2) semaines avant l'événement.

• Les espaces de service de voiturier sont réservés exclusivement aux opérations de service de voiturier. Toute autre activité est formellement interdite.
• Les opérateurs de voiturier doivent posséder un reçu de taxe professionnelle valide de la ville de Miami Beach (BTR) qui comprend les emplacements de stockage des véhicules.
• Les parcomètres ne doivent pas être utilisés à des fins publicitaires ou d'activités de marketing, à moins qu'ils ne soient associés à un événement spécial tel que défini dans les présentes.
• Toutes les demandes de stationnement mentionnées ci-dessus sont sujettes à approbation et peuvent nécessiter des mises à jour/modifications en fonction des besoins de stationnement et de l'inventaire des places dans la zone demandée.
• Les locations de stationnement sur rue sont destinées à soutenir l'opération et ne doivent pas être utilisées pour le stationnement du personnel.
• La location de stationnement hors rue (terrains et garages) peut être utilisée pour le stationnement du personnel de soutien, en fonction de la disponibilité des places dans l'établissement.

Service des parcs et des loisirs

Installations et personnel – De nombreux parcs et installations de loisirs de la ville de Miami Beach sont disponibles à la location en dehors des heures d'ouverture pour des événements spéciaux. Des tarifs spécifiques sont appliqués, en fonction des heures d'utilisation, incluant le montage et le démontage. La demande d'utilisation doit être effectuée au moins un mois avant l'événement. Le paiement de la location et les documents d'assurance approuvés (le cas échéant) pour ces installations doivent être effectués deux semaines avant l'événement. Le justificatif de paiement doit être soumis au Bureau des événements spéciaux. Les critères d'utilisation applicables pour les parcs seront disponibles auprès du Service des parcs et loisirs.

Selon le lieu, la nature et l'ampleur de l'événement, le recours au personnel des parcs et loisirs de la Ville de Miami Beach peut être nécessaire. Toute installation municipale (par exemple, un bâtiment) utilisée pour un événement spécial doit être dotée d'un employé municipal. Selon l'utilisation, des frais supplémentaires de personnel, de conciergerie et d'électricité peuvent s'appliquer. Le paiement du personnel est à la charge exclusive du demandeur et doit être reçu au plus tard deux (2) semaines avant l'événement.

Service de police

Plan et services de sécurité – Selon le type d’événement spécial et le nombre estimé de participants, du personnel de sécurité, tel que du personnel de police hors service et du personnel de sécurité privé, peut être requis.

Le plan de sécurité sera élaboré par l'organisateur de l'événement en collaboration avec le Bureau des événements spéciaux et le Bureau des services de sécurité hors service du Département de police de la ville de Miami Beach. Il précisera le nombre d'agents de sécurité hors service ou d'agents de sécurité privés, le cas échéant, embauchés ou prévus par le demandeur. L'ensemble du personnel de sécurité pourra, au choix du demandeur, être composé de policiers hors service.

Le coût des policiers hors service dépend de l'effectif et du grade requis. En règle générale, si quatre agents ou plus sont requis, l'un d'eux doit être un superviseur (sergent ou supérieur). Des contingents plus importants peuvent nécessiter des superviseurs supplémentaires. Le paiement des services policiers hors service, établi sur la base d'un devis, doit être effectué intégralement au moins deux (2) semaines avant l'événement.

Les ajustements de paiement pour les services policiers hors service, basés sur une facture finale, doivent être réglés intégralement au plus tard deux (2) semaines après l'événement. Le chef de police ou son représentant déterminera définitivement les niveaux minimaux de sécurité policière.

Tout agent de sécurité privé engagé par le demandeur doit être titulaire d'une licence délivrée par l'État de Floride. Si du personnel de sécurité est engagé, une liste de noms et les informations relatives à sa licence doivent être fournies au service de police municipal au moins deux (2) semaines avant l'événement.

Le service de police municipal peut avoir besoin de personnel de sécurité supplémentaire ou de policiers hors service pour le contrôle des foules, la régulation de la circulation et la sécurité générale pendant l'événement. L'effectif minimal est déterminé par le coordonnateur des policiers hors service et dépend du type d'événement, de la date, de l'heure, du lieu, du plan du site, du type de divertissement, de la consommation d'alcool et du nombre de participants estimé.

Sécurité de nuit et en coulisses – Les candidats peuvent faire appel, à leurs frais, aux services de police en dehors des heures de service ou à des agents de sécurité privés pour la sécurité de nuit et en coulisses. La sécurité sur scène sera assurée par des agents de sécurité privés, aux frais du candidat.

patrouille maritime – Tout événement nautique spécial, ou toute activité susceptible d'attirer des foules sur l'eau ou à proximité, doit faire l'objet d'un préavis écrit adressé à la patrouille maritime et à la patrouille des plages de la police de Miami Beach. Certains événements peuvent nécessiter une autorisation écrite préalable des garde-côtes américains et peuvent également nécessiter la mise à disposition de services et d'équipements hors service de la patrouille maritime de la ville, de la patrouille maritime de Floride ou des garde-côtes américains, aux frais du demandeur. Dans ce cas, une autorisation écrite est requise au plus tard trente (30) jours avant l'événement.

Escortes policières pour le divertissement Sur demande, la Ville peut fournir des motos de police ou des escortes automobiles aux artistes. Ce service doit être organisé avant l'événement et mentionné dans la proposition d'événement. Le coût de ce service est déterminé par le service de police de la Ville et est à la charge du demandeur.

Barricades et panneaux électroniques - Des barricades et des panneaux indicateurs électroniques peuvent être nécessaires, selon le lieu et/ou le plan du site de l'événement, pour délimiter les zones environnantes ou fermer les rues à la circulation automobile. Le service de police municipal, en collaboration avec le service du stationnement, déterminera le nombre et l'emplacement des barricades.

Les frais de location des barrières et des panneaux indicateurs électroniques seront à la charge directe de l'organisateur de l'événement. Le paiement est à la charge exclusive du demandeur, tout comme l'installation et le retrait des barrières le jour de l'événement.

Exigences relatives au défilé – Le Code municipal définit un « défilé » comme toute marche ou procession composée de personnes, d'animaux, de véhicules ou de toute combinaison de ces éléments, circulant sur la voie publique, sur le territoire de la Ville. Tous les défilés doivent respecter l'article 106-346 du Code municipal.

Conformément à cet article du Code, un permis distinct pour l'organisation d'un défilé doit être obtenu auprès du chef de police. La demande de permis doit être déposée au moins 15 jours et au plus 90 jours avant la date prévue du défilé, et une copie doit être transmise simultanément au Bureau des événements spéciaux. Ce dernier informera à son tour la Division de la gestion des installations de la Ville si des barrières existantes doivent être déplacées ou déployées.

Le chef de police a le droit de refuser la participation à un défilé pour des raisons de sécurité publique et d'affrontements accrus. Il peut révoquer un permis de défilé s'il estime que le défilé doit avoir lieu ou est organisé en violation des conditions de délivrance. Tout demandeur lésé par la décision du chef peut faire appel auprès du directeur municipal.

Exigences relatives aux événements cyclistes – La ville de Miami Beach réglemente et autorise tout événement cycliste sur les routes de Miami Beach conformément aux règles et réglementations suivantes ci-dessous :

• Les événements cyclistes avec plus de 25 coureurs doivent demander un permis d'événement spécial.
• Un préavis minimum de 60 jours est requis pour présenter tout nouvel événement cycliste sur les routes et voies principales devant le maire et la commission municipale, y compris les itinéraires de l'événement, les heures d'impact et l'illustration du contrôle technique.
• Tous les événements potentiels doivent respecter les délais pré-approuvés par la Ville qui sont cohérents avec les plans d'atténuation du flux de trafic des transports municipaux existants - « aucune fermeture, réduction de voie ou arrêt de la circulation n'est autorisée pendant les heures de pointe du lundi au vendredi de 7 h à 10 h et de 15 h 30 à 19 h ».
• Tous les événements potentiels doivent respecter les itinéraires pré-approuvés par la Ville sur les routes principales afin de permettre aux événements cyclistes/cyclables approuvés d'entrer et de sortir rapidement de la Ville avec un impact aussi minimal que possible.
• Tous les événements potentiels doivent respecter la politique de la Ville, de sorte que la police hors service ne peut pas assurer l'organisation de l'événement à moins qu'un permis d'événements spéciaux n'ait été déposé auprès du bureau des événements spéciaux de la Ville.
• Les événements cyclistes sont interdits pendant les périodes d'événements majeurs, tels que définis précédemment.

Département des travaux publics

Permis de droit de passage Un permis de droit de passage doit être obtenu en cas d'obstruction du droit de passage, d'ancrage ou d'excavation sur un droit de passage ou une propriété municipale. Ces obstructions peuvent inclure, sans s'y limiter, la fermeture de trottoirs ou de rues, ainsi que l'installation d'équipements lourds dans le droit de passage (génératrices, camions, etc.). La méthode d'ancrage ou l'emplacement de toute excavation peut être refusée ou modifiée par la Ville en raison des dangers potentiels pour les services publics existants. Le coût d'un tel permis sera conforme aux arrêtés municipaux (concernant les travaux sur les droits de passage) et peut inclure une caution en espèces calculée en fonction des dommages potentiels estimés aux biens municipaux. Une preuve de capacité financière à couvrir les dommages estimés doit être soumise au Bureau des événements spéciaux. Pour les événements se déroulant dans les rues ou sur les trottoirs de la Ville, un inspecteur du Service des travaux publics inspectera la zone concernée avant l'événement afin de détecter tout danger, nid-de-poule ou dommage aux installations.

Tout problème sera réparé ou constaté. Une inspection visuelle sera effectuée après l'événement afin d'identifier tout dommage causé aux biens municipaux. À l'expiration du permis, tout dommage constaté sur l'emprise municipale devra être réparé par l'organisateur de l'événement dans un délai fixé par les Travaux publics. Si l'organisateur ne réalise pas ces réparations dans les délais impartis ou souhaite que la Ville les effectue, les frais engagés par la Ville, y compris les frais généraux raisonnables, seront déduits du dépôt de garantie, et l'organisateur de l'événement sera facturé pour les frais non couverts par ce dépôt.

Sanitaire

Les candidats seront seuls responsables du nettoyage de la zone pendant et après l'événement. Si l'événement accueille 5 000 participants ou plus, le candidat peut choisir de faire appel aux services municipaux du service d'assainissement. Le coût du nettoyage sera calculé par la Ville et comprendra les frais de déversement et la location de matériel. Les événements dont la participation est inférieure à 5 000 personnes doivent faire appel à un prestataire privé. Si un autre service de nettoyage est contracté, le candidat sera responsable de l'obtention de toutes les bennes nécessaires, y compris des bennes séparées pour les matières recyclables à flux unique. L'organisation et l'enlèvement des ordures, des déchets, des matières recyclables et autres débris relèvent de la seule responsabilité du candidat. Un permis municipal autorisant l'installation de bennes doit être obtenu auprès du service d'assainissement de la Ville et soumis au bureau des événements spéciaux au moins deux (2) semaines avant l'événement. Les candidats sont tenus de respecter les normes d'assainissement afin de garantir la présence d'un nombre suffisant de conteneurs à déchets et de conteneurs de recyclage sur place, et doivent encourager les invités à se conformer aux mesures anti-déchets de la Ville de Miami Beach. Au moins un conteneur de recyclage est requis par zone de collecte des déchets. Les contenants en verre et les pailles en plastique sont interdits. Les participants doivent s'assurer que le site de l'événement soit remis en état dans les vingt-quatre heures. Tout manquement au nettoyage après l'événement entraînera une amende pour l'organisateur de l'événement, ainsi que des frais supplémentaires pour les services municipaux.

Les candidats souhaitant organiser un événement sur la plage devront s'assurer que le tamisage du sable sera effectué avant et après le déchargement. La Ville peut fournir ce service pour les événements qu'elle sponsorise, à un coût déterminé par elle. Pour les autres événements, il faudra faire appel à un prestataire privé. Une preuve de confirmation du tamisage du sable doit être soumise au Bureau des événements spéciaux au moins deux (2) semaines avant l'événement.

Les personnes souhaitant utiliser les toilettes publiques en dehors des heures d'ouverture habituelles pourront également être tenues de faire appel à du personnel pour l'entretien et l'approvisionnement des toilettes publiques pendant l'événement. Ces services peuvent être sous-traités auprès du Service des parcs et loisirs. Un justificatif de paiement doit être soumis au Bureau des événements spéciaux au moins deux (2) semaines avant l'événement.

Loi sur les Américains handicapés - Tous les événements spéciaux doivent être conçus et exploités conformément au chapitre 553 des statuts de Floride (le code d'accessibilité de Floride).

Exigences d'accessibilité dans les propriétés publiques/événements en plein air

• Assurez-vous que les trottoirs et les passages pour piétons sont libres et dégagés pour une utilisation avec un parcours accessible continu de 5 pieds de largeur (la largeur peut être réduite à 32 pouces au niveau des portes ou des passages ne dépassant pas 2 pieds de longueur).
• Lorsque le site de l'événement ne dispose pas d'une surface ferme, stable et antidérapante telle qu'un trottoir, un trottoir ou un équivalent, comme pour les événements sur la plage, l'herbe, etc., le producteur de l'événement doit fournir une surface accessible (chemin ADA) pour accéder à l'événement, se connecter à toutes les commodités de l'événement auxquelles le public a accès.
• Les voies accessibles (chemins ADA) ne doivent pas présenter de dénivelés abrupts et verticaux supérieurs à 0,25 po ni d'espaces supérieurs à 0,5 po. Les dénivelés jusqu'à 0,5 po doivent être biseautés, et ceux supérieurs à 0,5 po doivent être en pente. La pente des rampes ne doit pas dépasser 1/12. Toutes les rampes doivent être conformes à la section 405 du Code du bâtiment de Floride – Accessibilité (FBC).
• Les chemins ADA doivent permettre un accès aux marchandises dans un espace de tente/stand de vendeur équivalent à l'accès fourni au grand public.
• Tous les comptoirs de transaction, par exemple la billetterie, l'achat de nourriture/boissons ou d'autres biens, ne doivent pas mesurer plus de 36 pouces de hauteur pour une longueur minimale de 36 pouces.
• Si des tables et des sièges sont prévus pour la consommation, y compris les tables de pique-nique, au moins 5% (au moins 1) du total des places assises doivent être situées à des tables accessibles. Les tables accessibles doivent avoir une hauteur maximale de 86 cm (34 po) jusqu'au sommet de la table et offrir un espace libre au sol d'au moins 69 cm (27 po) de hauteur, d'au moins 76 cm (30 po) de largeur et d'au moins 43 cm (17 po) de profondeur (FBC 902).
• Lorsque des toilettes portables sont installées, un chemin d'accès doit être prévu pour y accéder. Cinq pour cent (5%) du nombre total de toilettes doivent être accessibles. Si des groupes de toilettes portables sont répartis sur le site, chaque groupe doit être équipé d'unités accessibles.
• Si des places assises ou debout sont prévues pour l'assemblée générale et le public assistant à une représentation publique lors d'un événement spécial, des places réservées aux fauteuils roulants doivent être prévues. Ces places doivent être situées à un endroit permettant aux personnes en fauteuil roulant de voir la scène sans obstacle. Si la capacité d'accueil est supérieure à 300 personnes, des places accessibles doivent être réparties dans la salle et reliées à un parcours accessible.
• Tous les dépliants et supports promotionnels, en ligne et écrits, de l'événement doivent être accessibles aux personnes handicapées, y compris celles malentendantes et malvoyantes. Il est recommandé d'inclure la mention suivante sur les supports promotionnels pour contacter l'événement à l'avance et obtenir des aménagements : « Appelez [votre numéro suivi du mot « voix »] ou utilisez le 711 du Florida Relay Service (ATS) pour demander un aménagement ou pour obtenir des informations sur l'accès des personnes handicapées. »
• Tous les éléments de l’ADA doivent être identifiés sur les plans pour l’examen du permis.

Département des transports et de la mobilité

Le service des transports et de la mobilité de la ville de Miami Beach s'efforce d'offrir aux habitants, aux travailleurs et aux visiteurs de notre paradis tropical un système de transport sûr, efficace, équilibré et respectueux de l'environnement. Sous la direction du maire et de la commission municipale, le service contribue à la réalisation d'une vision globale multimodale de la mobilité urbaine.

Fermetures de trottoirs, de voies de circulation et de rues - Le directeur municipal peut autoriser la fermeture temporaire de certains trottoirs, voies de circulation et/ou rues de la ville de Miami Beach afin de restreindre ou d'interdire la circulation des véhicules et/ou des piétons avant, pendant et/ou après un événement spécial. Selon le lieu de l'événement spécial et les fermetures associées, des autorisations supplémentaires peuvent être requises auprès du Département des Transports et des Travaux Publics du comté de Miami-Dade (DTPW) ou du Département des Transports de l'État de Floride (FDOT), selon l'organisme compétent. Quel que soit l'organisme compétent, la fermeture d'un trottoir, d'une voie de circulation ou d'une rue dans la ville est approuvée par le directeur du département des Transports et de la Mobilité, le directeur du département des Travaux Publics et le chef de police de la ville, l'approbation finale étant laissée à la discrétion du directeur municipal. Le directeur municipal peut également, à sa discrétion, exiger des demandeurs qu'ils fournissent l'approbation d'une majorité de propriétaires et/ou de résidents (ou de leurs représentants) dont l'accès direct aux bâtiments et propriétés pourrait être affecté par la fermeture proposée de trottoirs, de voies de circulation ou de rues. Toute demande de fermeture de trottoirs, de voies de circulation ou de rues doit être formulée au moins quarante-cinq (45) jours avant l'événement. Elle doit également être transmise à l'équipe des installations et de la gestion. Si un événement spécial nécessite la fermeture d'un trottoir, d'une voie de circulation ou d'une rue, le demandeur doit joindre un plan de contrôle technique certifié, incluant les déviations pour les piétons, les cyclistes et/ou les véhicules.

Afin de fermer des trottoirs et/ou des voies de circulation sur une route d'État (SR) (c'est-à-dire SR A1A/5 Street, SR A1A/Collins Avenue/Indian Creek Drive, SR112/41 Street, SR907/Alton Road/63 Street, SR 934/71 Street et SR A1A/Harding Avenue), le demandeur doit soumettre une demande de permis au FDOT pour approbation au moins trente (30) jours avant l'événement spécial. L'approbation du FDOT ne doit pas être interprétée comme une approbation de la ville de Miami Beach.

Pour fermer des trottoirs, des voies de circulation et/ou des rues relevant de la compétence du comté de Miami-Dade (c.-à-d. Venetian Causeway/17e Rue, Dade Boulevard, 23e Rue, Pine Tree Drive et La Gorce Drive), le demandeur doit soumettre une demande de permis au DTPW pour approbation au moins trente (30) jours avant l'événement spécial. L'approbation du DTPW ne saurait être interprétée comme une approbation de la Ville de Miami Beach.

La Ville de Miami Beach se réserve le droit de fournir les services qu'elle juge nécessaires et suffisants pour garantir la santé, la sécurité et le bien-être de tous les participants, visiteurs, entreprises, employés et citoyens. Tous les services ou installations seront pourvus en personnel et payés deux (2) semaines avant le début de l'événement. Les contraintes budgétaires d'un demandeur ne peuvent dicter les effectifs nécessaires à la sécurité publique.

Outre le respect de toutes les réglementations fédérales, étatiques et départementales applicables, le demandeur doit se conformer à tous les codes, règlements et lois municipaux. Tout autre permis, éventuellement exigé par la ville de Miami Beach, le comté de Miami-Dade, l'État de Floride ou le gouvernement fédéral, doit être obtenu et respecté. Il est de la seule responsabilité du demandeur d'obtenir tous les permis et de se conformer à toutes les exigences, y compris, mais sans s'y limiter, celles décrites dans le présent document.

La Ville de Miami Beach ne garantit en aucun cas que la délivrance d'un permis spécial pour événement dispense l'événement de l'obtention, ou garantit l'obtention, de tout permis ou du respect des exigences actuelles ou futures des autorités fédérales, étatiques ou locales, y compris les autres permis éventuellement exigés par la Ville. Le directeur municipal est habilité à modifier ou à mettre fin à un événement à tout moment, s'il le juge nécessaire, pour assurer la santé, le bien-être et la sécurité des résidents et des visiteurs de la Ville. Le non-respect des directives du directeur municipal, notamment concernant le volume sonore et le respect du plan du site, constitue un motif suffisant pour justifier la fermeture de l'événement (ou toute autre mesure prévue par le Code municipal ou les présentes).

Tous les paiements anticipés pour les services municipaux sont dus, comme indiqué, mais la Ville se réserve le droit de renoncer à cette exigence pour les événements bénéficiant d'un historique de paiement rapide et exemplaire auprès de la Ville depuis au moins cinq (5) ans. La délivrance d'un permis fédéral, étatique ou local requis ne constitue pas une autorisation d'organiser un événement. Un permis municipal pour événement spécial doit être délivré pour constituer l'autorisation municipale d'organiser l'activité.

L'art dans les lieux publics

Les propositions d'expositions temporaires d'art dont la durée d'installation est supérieure à quatorze jours seront soumises à un processus d'examen afin de garantir une acceptation impartiale et équitable, et de soutenir la recherche d'excellence culturelle établie par la Commission municipale de Miami Beach à travers l'élaboration de l'ordonnance AiPP. L'AiPP contribuera à ce processus en établissant un ensemble de critères d'évaluation des propositions d'expositions temporaires et en fournissant à la Ville une évaluation professionnelle de la faisabilité du projet, de ses mérites culturels et de sa pertinence pour une exposition temporaire.

Districts d'amélioration des affaires (« BID »)

Plusieurs BID ont été créés dans des secteurs précis de la ville afin d'améliorer et de revitaliser divers axes commerciaux, tels que Lincoln Road, Washington Avenue et Espanola Way. Les événements organisés dans ces BID relèvent du « Permis d'initiative artistique et culturelle communautaire », à condition qu'ils incluent un large éventail d'activités artistiques ou culturelles bénéficiant aux commerçants et aux habitants de la ville.

Politique de réservation

Les réservations pour les espaces publics sont effectuées selon le principe du premier arrivé, premier servi, mais la priorité sera accordée aux événements annuels ou aux événements bénéficiant de droits acquis. Veuillez consulter la clause relative aux événements bénéficiant de droits acquis pour en connaître la définition.

Un événement spécial ne doit pas être réservé s'il interfère avec une activité, un événement ou des travaux de réparation déjà prévus sur le site proposé. Le directeur municipal ou son représentant a le pouvoir discrétionnaire d'approuver ou de refuser des événements se déroulant simultanément ou à proximité les uns des autres, en tenant compte de la sécurité publique, des répercussions sur la qualité de vie des résidents, des restrictions de zonage et de tout autre facteur important susceptible d'affecter la capacité de la Ville à organiser l'événement avec succès.

Les dates et les lieux sont réservés selon le principe du premier arrivé, premier servi, sur présentation d'une demande d'événement spécial dûment remplie et du paiement des frais de dossier. Sans cette demande, la Ville ne peut entamer la procédure d'autorisation d'événement spécial, conformément aux exigences et directives municipales relatives aux événements spéciaux.

Pour garantir une place réservée à un événement au début de chaque exercice financier (1er octobre), les événements peuvent garantir la date et le lieu de l'événement en soumettant la demande d'événement six (6) mois avant l'événement et en payant les frais suivants au moment de la soumission.

• Frais de dossier
• Frais de permis
• 50% des frais de superficie estimés
• 50% de dépôt estimé
• Clause de jours consécutifs/Limite des événements autorisés par lieu

En aucun cas, un permis ne peut être délivré à un demandeur ou à un lieu, pour des événements similaires, pour plus de quatre (4) jours consécutifs ou cinq (5) jours non consécutifs chacun au cours d'un exercice financier. Un permis d'événement spécial distinct est requis pour chaque lieu d'un événement multi-sites. Certains lieux publics sont adaptés à des événements spéciaux, mais ne disposent pas de certificats d'utilisation et d'occupation définissant leur utilisation. Ces lieux ne sont pas limités à cinq (5) jours non consécutifs par an.

Les lieux sont limités à cinq (5) permis pour événements spéciaux par exercice financier. Les événements spéciaux et congrès municipaux ne sont pas pris en compte dans la limite annuelle de cinq permis pour événements spéciaux.

Les associations d'entreprises ou de commerçants sont autorisées à organiser des événements tout au long de l'année civile afin de promouvoir et d'encourager la fréquentation des commerces situés dans leur territoire. Ces événements ne peuvent être axés sur le commerce de détail et doivent être gratuits et ouverts au grand public. Un permis d'événement spécial peut être requis pour ces événements et doit être obtenu par l'association. Ces autorisations doivent respecter les exigences et directives de la Ville relatives aux événements spéciaux.

Le directeur municipal aura le pouvoir discrétionnaire d'approuver un permis d'événement spécial pour les événements qui dépassent la clause de jours consécutifs/limite d'événements autorisés par lieu, et aura également le pouvoir discrétionnaire de modifier, de modifier ou de suspendre temporairement le permis pour de tels événements.

Accords de concession

Sauf si le tarif calculé est supérieur, tout événement incluant des ventes au détail ou des distributeurs automatiques devra conclure un contrat de concession écrit avec la Ville. Les événements en bord de mer et hors bord de mer devront fournir respectivement quinze pour cent (15%) et dix pour cent (10%) de tous les revenus bruts provenant des entrées et de la vente de nourriture, de boissons et de marchandises. Si un producteur loue un stand pour la vente de nourriture, de boissons et de marchandises, le tarif brut sera calculé sur les revenus de location et/ou de concession perçus par le demandeur ou sur les revenus bruts générés par les concessions, que le demandeur en tire un gain financier direct ou indirect. Des copies des contrats de concession et une divulgation complète de tous les mandants doivent être fournies au Bureau des événements spéciaux deux (2) semaines avant l'événement.

Un relevé notarié, certifié par un expert-comptable agréé (CPA), des revenus susmentionnés, accompagné du paiement du pourcentage susmentionné, doit être remis à la Ville au plus tard trente (30) jours suivant l'événement. Le dépôt de garantie ne sera libéré qu'après réception et acceptation de ce relevé et de ce paiement par la Ville.

Aux termes des accords entre la Ville de Miami Beach et ses concessionnaires en bord de mer, la location d'équipements de plage, d'équipements nautiques et récréatifs, ainsi que la restauration sont exclusivement réservées aux personnes en bord de mer, à l'est du mur de corail de South Pointe Park (de Biscayne Street à First Street) ; à l'est de la dune de sable de Lummus Park (de Fifth Street à Fourteenth Lane) ; à Ocean Terrace (de 73rd Street à 75th Street) ; et à North Shore Park (de 79th Street à 87th Street). De plus, la Ville pourrait conclure ultérieurement d'autres accords avec des concessionnaires en bord de mer pour d'autres emplacements en bord de mer situés au large des propriétés municipales et/ou au large des extrémités des rues, sur des emprises publiques. Tout projet d'événement spécial devant se tenir sur la plage dans la juridiction de l'un des concessionnaires mentionnés précédemment est soumis à l'examen et à l'approbation du concessionnaire. Le demandeur doit informer le concessionnaire par écrit au moins soixante (60) jours avant l'événement. Une copie de l'accord du demandeur avec le concessionnaire ou une lettre de libération du concessionnaire doit être soumise au Bureau des événements spéciaux au moins trente (30) jours avant l'événement.

Système de dunes

Aucune activité n'est autorisée dans la zone dunaire protégée ; une marge de recul minimale de 7,6 mètres à l'ouest de la dune et de 7,6 mètres à l'est de la ligne est de la dune est requise. Les piétons se rendant à des événements spéciaux doivent emprunter uniquement les sentiers balisés et les passages de dunes pour accéder au site de l'événement. Une signalisation directionnelle doit être installée lorsque l'accès public à un passage de dunes est bloqué.

Application et sanctions

Conformément au Code municipal, article II – Événements spéciaux, sect. 12-5, les dispositions suivantes s’appliquent :

(9) Application et sanctions

(a) Amende civile pour les contrevenants. Les amendes civiles suivantes seront imposées en cas de violation du présent article :

(1) Première infraction dans une période de 12 mois : amende de mille dollars ($1 000,00);

(2) Deuxième infraction dans une période de 12 mois, une amende de deux mille cinq cents dollars ($2 500,00); et

(3) Troisième infraction et infractions subséquentes dans une période de 12 mois, une amende de cinq mille dollars ($5 000,00).

(b) Application. Le service de conformité au Code ou le service de police de Miami Beach est chargé de faire respecter les dispositions de la présente section. Ceci n'empêche pas les autres organismes chargés de l'application de la loi ou de réglementation de prendre des mesures pour assurer le respect de la présente section et de toutes les lois applicables. Si un agent de police de Miami Beach ou un agent de conformité au Code constate une infraction à la présente section, il adresse un avis d'infraction au contrevenant, conformément au chapitre 30 du présent Code, tel que modifié de temps à autre. L'avis d'infraction informe le contrevenant de la nature de l'infraction, du montant de l'amende dont il est passible, des instructions et de la date limite de paiement de l'amende. Il l'informe également que l'infraction peut faire l'objet d'un appel en demandant une audience administrative dans les dix jours suivant la signification de l'avis d'infraction, et que le défaut d'appel dans ce délai constitue une reconnaissance de l'infraction et une renonciation au droit à une audience.

(c) Droits des contrevenants ; paiement de l’amende ; droit de comparaître ; défaut de paiement de l’amende civile ou de recours.

(1) Le contrevenant qui a reçu un avis de violation doit choisir :

a. Payer l'amende civile de la manière indiquée sur l'avis de violation; ou

b. Demander une audience administrative devant un maître spécial pour faire appel de l’avis de violation dans les 10 jours suivant l’émission de l’avis de violation.

(2) Les procédures d'appel par audience administrative de l'avis de violation sont celles énoncées aux articles 30-72 et 30-73.

(3) Si, après l'émission de l'avis d'infraction, le contrevenant désigné ne paie pas l'amende civile ou ne demande pas dans les délais une audience administrative devant un conseiller spécial, ce dernier en sera informé par un rapport de l'agent de conformité au Code ou de l'agent de police de Miami Beach. Le fait pour le contrevenant désigné de ne pas faire appel de la décision de l'agent de conformité au Code ou de l'agent de police de Miami Beach dans le délai prescrit constituera une renonciation à son droit à une audience administrative devant le conseiller spécial et sera considéré comme un aveu de l'infraction, et des amendes et pénalités pourront être imposées en conséquence.

(4) Toute partie lésée par une décision d’un maître spécial peut faire appel de cette décision devant un tribunal compétent.

(5) Le maître spécial statuera sur une violation en cas de défaut de demander une audience administrative dans les dix (10) jours suivant la délivrance de l'avis de violation et il lui sera interdit d'entendre le bien-fondé de l'avis de violation ou d'examiner le caractère opportun de la demande d'audience administrative.

(d) Sanctions aggravées. Les sanctions aggravées suivantes seront imposées, en plus des amendes obligatoires prévues au (9)(a) ci-dessus, en cas de violation du présent article :

(1) Si l'infraction est une quatrième infraction au cours des 12 mois précédents, en plus de l'amende prévue au (9)(a), le propriétaire du bien, le producteur de l'événement ou le titulaire du permis ne sera pas autorisé à recevoir un permis d'événement spécial pendant une période de trois (3) mois.

(2) Si l'infraction est une cinquième infraction dans les six (6) mois suivant la quatrième, outre l'amende prévue au paragraphe (9)(a), le propriétaire du bien, l'organisateur de l'événement ou le titulaire du permis se verra refuser l'obtention d'un permis d'événement spécial pendant une période de six (6) mois. Le propriétaire du bien, l'organisateur de l'événement ou le titulaire du permis sera considéré comme un récidiviste.

(3) Le directeur municipal peut refuser de délivrer de futurs permis d'événement spécial à une personne ou à une entité qui a été considérée comme un délinquant habituel conformément au présent article pendant une période d'un an ou toute autre période de temps acceptable pour le directeur municipal.

(e) Violations d'un permis d'événement spécial. Un permis d'événement spécial délivré sera assorti de conditions que l'organisateur et/ou le titulaire du permis devront respecter, sauf si des dispositions spécifiques sont prises par écrit, uniquement par le directeur municipal ou son représentant, après la délivrance du permis. Si ces conditions et/ou dispositions sont ignorées par l'organisateur et/ou le titulaire du permis, ses fournisseurs ou les participants, que ce soit en présence du personnel municipal ou par des photographies ou autres preuves ou témoignages ultérieurs, l'organisateur et/ou le titulaire du permis contreviendra au permis d'événement spécial et s'exposera aux procédures d'exécution prévues par le Code municipal et/ou les présentes directives.

Français À l'exception des infractions pour lesquelles aucune correction n'est possible (par exemple, infraction relative au bruit, prospectus commerciaux, événement sans permis requis, etc.), si l'infraction est constatée par le personnel de la Ville pendant l'événement spécial, le producteur de l'événement/le titulaire du permis aura une possibilité déterminée (30 minutes ou tout autre délai spécifié par le directeur municipal ou son délégué) de corriger l'infraction. Néanmoins, la Ville se réserve le droit de procéder directement à l'émission d'un avis d'infraction si l'infraction est flagrante et/ou enfreint les conditions expressément prévues dans le permis, ou si un avertissement verbal préalable pour une violation du permis d'événement spécial a déjà été donné. Plusieurs infractions seront traitées comme une seule infraction lorsqu'elles sont constatées simultanément. Exemples d'infractions au permis d'événement spécial : violation de l'ordonnance sur le bruit ; utilisation non autorisée de l'espace public ; utilisation de structures ou d'éléments d'événement non autorisés ; utilisation abusive de la politique de laissez-passer d'accès pour véhicules ; violation des approbations ou des conditions du permis d'utilisation conditionnelle (CUP) ; Violation des conditions du Département de la protection de l'environnement de Floride (DEP), de la Gestion des ressources environnementales de Miami-Dade (DERM) ou du Département des transports de Floride (FDOT) ; violation du nombre d'occupants habituels ou temporaires ; utilisation non autorisée de la marque, d'activités promotionnelles ou d'échantillonnage ; endommagement de biens publics sans autorisation préalable ; ou incapacité à mettre en œuvre un plan d'assainissement approprié. Tout événement se déroulant sans permis d'événement spécial ou dans une zone non admissible à l'obtention d'un permis d'événement spécial (par exemple, utilisations non conformes spécifiées) ne peut, de par sa nature, être corrigé et doit être signalé et arrêté immédiatement.

La Ville peut émettre un avertissement verbal en cas de première infraction, au lieu d'une amende. Ces amendes s'ajoutent aux amendes prononcées par la Ville pour non-respect d'autres articles du Code municipal et sont distinctes de celles-ci. Le dépôt de garantie sera conservé jusqu'à l'expiration du délai d'appel, jusqu'à la décision du conseiller spécial ou jusqu'au règlement des amendes impayées. La Ville peut augmenter le montant du dépôt de garantie exigé pour tout permis délivré ou futur. La Ville se réserve le droit d'engager d'autres procédures d'exécution et de sanctions, conformément à la loi.

Signalisation événementielle

Les bannières et panneaux publicitaires de commandite sont autorisés uniquement sur le site désigné pour l'événement et ne peuvent être installés que pendant celui-ci. Les bannières doivent être immédiatement retirées du site après l'événement. Panneaux publicitaires pour événements spéciaux : Jusqu'à cinq (5) bannières ou panneaux publicitaires d'une taille maximale de 1,22 m x 2,44 m peuvent être installés dans des lieux publics désignés de la Ville. Ces panneaux doivent être approuvés par le service d'urbanisme après examen de leur conception. Une demande de la Ville doit être soumise au service d'urbanisme au plus tard 60 jours avant l'événement. Un permis de construire est également requis avant l'installation.

Bannières de rue - Les bannières publicitaires d'événements ne doivent pas s'étendre ou dépasser sur une partie quelconque d'une rue ou d'une emprise.

Bannières pour lampadaires Les bannières sur poteau lumineux sont autorisées dans la ville, sous réserve de l'approbation du service d'urbanisme et du directeur municipal pour les événements spéciaux se déroulant à Miami Beach, et sous réserve de l'approbation du maire et de la commission municipale pour les événements spéciaux se déroulant à l'extérieur de la ville. La procédure de demande débute par l'approbation du service d'urbanisme pour l'examen du projet au moins 90 jours avant l'événement. Le projet de bannière sur poteau lumineux approuvé, ainsi que son emplacement, sont ensuite transmis au bureau des événements spéciaux. Les demandes sont soumises à des frais par bannière et à des frais de traitement. Les bannières sur poteau lumineux sur les routes nationales (par exemple, 5e Rue, Collins Avenue, 41e Rue, etc.) nécessitent un permis supplémentaire du Département des Transports de Floride.

Zone d'exclusivité
Tous les permis doivent respecter les restrictions établies par les zones d’exclusivité en vigueur au moment de l’événement proposé.

Carburant

Le stockage de tout produit pétrolier ou chimique est interdit à moins qu'une autorisation préalable n'ait été délivrée par la Ville. Le stockage de ce matériel doit être conforme aux réglementations en matière de sécurité des personnes et d'environnement. Le stockage doit être effectué dans des conteneurs anti-déversement appropriés pour le type de produit chimique et utiliser un confinement secondaire, doit être stocké à une distance significative de toute population, la zone de stockage doit contenir une signalisation identifiant le site de stockage et indiquant le type de produits chimiques stockés. Le nettoyage requis de tout produit chimique sera aux frais du demandeur.

Le ravitaillement en carburant des véhicules sur la plage (site de l'événement) est strictement interdit, sauf si un permis spécial de ravitaillement est délivré, auquel cas le demandeur doit agir conformément aux normes approuvées - le carburant doit être stocké dans des conteneurs étanches, etc. Un tel permis n'est approuvé que par la division environnementale de la ville.

Clause d'événement acquis

Les événements qui durent au moins cinq (5) années consécutives dans la ville, sous la même propriété, qui sont en règle (y compris être à jour sur toutes les dettes antérieures), qui ont rempli leurs obligations en temps opportun envers la ville et qui ont démontré un impact économique positif sur la ville de Miami Beach, sont considérés comme des événements acquis.

Si l'événement bénéficie d'une clause de droits acquis, une lettre d'intention doit être soumise au moins six (6) mois à l'avance afin de garantir la date et le lieu. Toute annulation avant la date prévue entraînera la perte de tous les frais, à l'exception de l'acompte. Si la Ville refuse l'événement, tous les frais seront remboursés, à l'exception des frais de dossier. Les événements non suspendus ne peuvent être garantis.

Animaux vivants

L’incorporation d’animaux dans tout événement spécial doit nécessiter une couverture de sol adéquate sous les cages – le matériau doit être de nature absorbante et ne pas permettre le transfert de fluides vers le sol.

Marchés

Pour plus d'informations sur la façon de devenir producteur ou vendeur du marché, veuillez contacter le service des achats de la ville de Miami Beach au 305-673-7490.

Taxe de séjour

Tous les événements incluant la vente de nourriture, de boissons, de boissons alcoolisées ou de vin sont soumis à une taxe de 2 % (2%), conformément au chapitre 102, article IV du Code municipal de Miami Beach. Un exemplaire de l'article susmentionné du Code municipal et les formulaires de déclaration de taxe de séjour pour les événements spéciaux sont disponibles auprès du Bureau des événements spéciaux. Il incombe à l'organisateur de l'événement de collecter, de remplir le formulaire et de verser le paiement à la Ville.

Catastrophe naturelle/météo violente

En cas de déclaration d'urgence, de menace ou de catastrophe naturelle, y compris de conditions météorologiques extrêmes ou de menace nationale, la Ville se réserve le droit d'annuler tout permis pour les événements spéciaux, les mariages, les cérémonies, les événements de consolidation d'équipe, les événements Rue Vendôme et les échantillonnages temporaires. En cas de catastrophe naturelle ou de conditions météorologiques extrêmes, les frais de demande et de permis ne sont pas remboursables. Le demandeur doit informer la Ville au moins vingt-quatre (24) heures avant l'annulation afin de recevoir une date de reprise. Une fois la date de reprise approuvée par le bureau des événements spéciaux, le demandeur est responsable de la reprogrammation du personnel et/ou des services municipaux. Les événements spéciaux se déroulant pendant la saison des ouragans doivent être soumis à un plan d'évacuation d'urgence qui entrera en vigueur dans les huit (8) heures suivant l'émission d'une alerte ouragan et sera terminé dans les vingt-quatre (24) heures. L'ensemble de l'équipement, du matériel, du personnel, de la scène, des véhicules et des accessoires connexes devra être évacué du site de l'événement dans le délai imparti.

Conditions de parrainage

Voici une liste des exigences en matière de publicité et de crédit pour les événements ou programmes bénéficiant d'un soutien financier ou en nature de la ville de Miami Beach :

• Affichez de manière visible le logo de la ville de Miami Beach dans tous les supports marketing promotionnels liés à l'événement/programme, y compris, mais sans s'y limiter, les publicités, les brochures, les sites Web, les e-mails, les bulletins d'information, les bannières, les affiches, les programmes d'événements et autres publications imprimées et/ou électroniques de manière à ce que le logo de la ville soit affiché avant les sponsors de moindre valeur et placé dans la position la plus visible parmi les sponsors du même niveau.
• Incluez la ligne de crédit suivante dans tous les communiqués de presse et les médias diffusés : « Cet événement/programme a été rendu possible grâce au soutien de la ville de Miami Beach » et incluez une citation du maire de la ville de Miami Beach.
• Une page entière de publicité en couleur dans le guide du programme.
• Possibilité pour la Ville de présenter jusqu'à 1 vidéo de 2 minutes sur n'importe quel écran vidéo ou numérique sur le site de l'événement.
• Les événements/programmes proposant des forfaits de voyage fourniront également un lien vers les sites Web suivants :
• www.miamiandbeaches.com
• Signalétique et logo sur scène dans un emplacement privilégié (le cas échéant).
• Fournir un stand/une zone d’exposition à tous les événements (le cas échéant).
• Annonce(s) en direct pendant l'événement par le maître de cérémonie – l'appel sera fourni par le Bureau des communications de la Ville.
• Respecter les exigences de tous les partenariats existants avec la Ville de Miami Beach, notamment l'accord de distribution de boissons non alcoolisées avec PepsiCo, qui bénéficie de l'exclusivité de toutes les catégories de boissons non alcoolisées, à l'exception du thé chaud, du café chaud et du chocolat chaud, et de Red Bull, qui bénéficie de l'exclusivité de la catégorie des boissons énergisantes. De plus, tous les sodas et l'eau doivent être servis dans des contenants non plastiques.
• Tous les billets offerts par un événement ou un producteur d'événement doivent être conformes à la politique de distribution des billets établie par la Commission municipale et aux Directives administratives de la Ville pour la distribution des billets. Ils doivent être envoyés directement au bureau du directeur municipal, situé au 1700 Convention Center Drive, 4e étage. La Ville se réserve le droit de négocier des conditions supplémentaires si le soutien en nature et financier dépasse vingt-cinq mille dollars ($25 000).

Parking sur la plage

Tout véhicule stationné sur la plage doit être protégé contre les projections de fluides sur le sol (sable) grâce à la mise en place d'un tampon absorbant sous le compartiment moteur. Ce tampon doit être éliminé de manière appropriée une fois le véhicule sorti de la plage. Des cônes doivent être placés à l'avant et à l'arrière de chaque véhicule stationné sur la plage.

Manèges et divertissements

La Ville n'autorise pas les carnavals à but lucratif ni les parcs d'attractions.

Construction temporaire

• Une inspection du site par la Ville sera requise avant et après un événement pour s'assurer que le site de l'événement et les environs ont été remis dans un état propre et acceptable.
• Dans la mesure du possible, les tentes doivent être fixées avec des barils d'eau à la place des piquets de sol. Lorsque des piquets de sol sont utilisés, les trous doivent être remplis, compactés et la zone ratissée ou nivelée pour rétablir les conditions naturelles.
• Toute structure nécessitant un permis du service des bâtiments ou du service des travaux publics de la ville devra être examinée par la division de gestion des ressources environnementales de la ville ou du comté (« DERM ») pour déterminer les impacts environnementaux potentiels.

Zones de concession des hautes terres

La Ville délivre des permis d'exploitation de concessions en bord de mer aux propriétaires de terrains situés derrière des propriétés privées, de Government Cut à 87 Terrace. Une autorisation écrite des propriétaires de terrains est requise pour les événements prévus derrière des propriétés privées susceptibles d'interférer avec ces concessions. Cette autorisation doit être soumise au Bureau des événements spéciaux au moins trente (30) jours avant l'événement.

Utilisation des biens publics

Sauf si le contrat de concession prévoit une superficie supérieure, les titulaires de permis se verront facturer un tarif au pied carré net pour les espaces publics occupés par l'événement, pour les scènes, stands, expositions ou zones réservées à l'usage exclusif de l'événement. Le tarif au pied carré sera calculé comme suit :

Site clos : Agrégation de la superficie totale clôturée.

Site non clos : Agrégation de la superficie des différents équipements de l'événement (c.-à-d. scènes, stands, tentes, zones d'exposition, gradins, etc.).

Le directeur municipal peut, à sa discrétion, renoncer à ces frais pour les événements organisés par des organismes sans but lucratif ou autres, lorsqu'une telle renonciation est jugée dans l'intérêt supérieur de la Ville. Si le titulaire du permis opère dans le cadre d'une convention de concession avec la Ville, le tarif de la superficie nette peut ne pas être applicable.

Frais d'utilisation

Pour les événements se déroulant à Pride Park, dont les limites sont le Convention Center à l'est, Meridian Avenue à l'ouest, 18th Street au sud et 19th Street au sud et Collins Canal Park, dont les limites sont Washington Avenue à l'est, Convention Center à l'ouest, les quais de chargement nord du Convention Center au sud et Collins Canal au nord, des frais d'utilisation du parc sont établis pour les quinze (15) premiers jours d'activation, avec des frais supplémentaires chaque jour supplémentaire.

Frais d'utilisation des parcs - Des frais d'utilisation supplémentaires seront appliqués à tous les événements se déroulant dans un parc municipal, notamment les parcs Lummus, South Pointe, Collins, Flamingo, SoundScape et North Beach Oceanside. Le parc Lummus comprend la zone à l'est d'Ocean Drive, le parc lui-même et le front de mer à l'est du parc, de la 5e à la 15e Rue. Ces frais d'utilisation supplémentaires seront calculés à un taux de vingt-cinq pour cent (25%) du coût total des services municipaux pour l'événement. Ces fonds seront exclusivement utilisés pour l'amélioration des parcs utilisés par ces événements.

Frais d'utilisation de Lincoln Road - Pour les événements se déroulant sur Lincoln Road, Lincoln Lane ou les rues adjacentes de Lincoln Lane South à Lincoln Lane North le long de Lincoln Road, des frais d'impact spécifiques seront appliqués. Ces frais supplémentaires seront calculés à un taux de vingt-cinq pour cent (25%) du coût total des services municipaux pour l'événement. Ces fonds serviront à l'amélioration de Lincoln Road. En raison des caractéristiques uniques du bloc 1100 de Lincoln Road, les frais d'impact liés aux événements se déroulant dans cette zone seront distincts et utilisés exclusivement pour l'amélioration du bloc 1100 de Lincoln Road.

Politique d'accès aux véhicules

L'utilisation des plages, des parcs ou des zones piétonnes par les véhicules liés à l'événement doit être réduite au minimum. Dans la mesure du possible, les organisateurs d'événements doivent utiliser des véhicules tout-terrain (VTT), des véhicules tout-terrain Gators et/ou des voiturettes de golf pour les événements se déroulant sur la plage ou dans les zones piétonnes telles que les parcs. Nonobstant ce qui précède, certains événements se déroulant sur la plage, dans les parcs ou autres zones autorisées peuvent nécessiter l'accès des véhicules pour le chargement et le déchargement du matériel. Tous ces véhicules doivent être retirés de ces zones immédiatement après le chargement et le déchargement. Un droit d'accès pour véhicule est facturé par véhicule et par événement. Les organisateurs d'événements peuvent acheter un maximum de dix (10) permis d'accès pour véhicule par événement, sauf autorisation du directeur municipal ou de son représentant. Un permis d'accès pour véhicule sera délivré par le bureau des événements spéciaux et devra être affiché sur le pare-brise de chaque véhicule sur la plage. Pour tout accès à la plage, tous les véhicules doivent être escortés à l'entrée et à la sortie de la plage par la police municipale de Miami Beach, la police hors service ou Ocean Rescue. Tout autre accès autorisé (par exemple dans les parcs municipaux) peut nécessiter une escorte de la police municipale de Miami Beach, de la police hors service, des services de sauvetage en mer ou d'autres employés municipaux désignés. Tous les véhicules seront limités aux emplacements indiqués sur le permis.

Tous les véhicules circulant sur la plage, le parc ou toute autre zone d’utilisation autorisée doivent suivre les procédures énumérées ici :

• La prudence et la diligence nécessaires seront de mise à tout moment lors de la conduite de tout véhicule sur la plage, le parc ou toute autre zone d'utilisation autorisée.
• Tous les véhicules sur la plage, le parc ou toute autre zone d'utilisation autorisée doivent entrer et sortir de la zone au point d'accès le plus proche.
• Avant d'entrer sur la plage, dans un parc ou dans toute autre zone d'utilisation autorisée, les phares du véhicule et les feux clignotants au plafond (si équipés) ou les feux de secours à quatre voies seront allumés.
• Les conducteurs doivent éteindre les radios et baisser les vitres avant côté passager et côté conducteur de leur véhicule lorsqu'ils conduisent un véhicule sur la plage, dans un parc ou dans toute autre zone d'utilisation autorisée.
• La vitesse maximale autorisée sur la plage, le parc ou toute autre zone d'utilisation autorisée est de 5 MPH.
• Il est interdit aux véhicules, aux VUS et aux camions de circuler sur le sable mou où se trouve du sable compact.
• Les véhicules, les VUS et les camions doivent rester à l'ouest des poubelles sur le sable compacté en tout temps.
• Ne conduisez pas sur des collines ou des bermes (dunes) ou à proximité d’objets susceptibles d’obstruer votre vue.
• Si vous vous arrêtez et sortez de votre véhicule, faites-en le tour complet avant de rentrer dans votre véhicule et de le déplacer.
• Des cônes de signalisation (orange, 18" de hauteur) doivent être placés à l'avant et à l'arrière des véhicules lorsqu'ils sont stationnés sur la plage, dans un parc ou dans une autre zone d'utilisation autorisée.
• L’utilisation d’un téléphone cellulaire ou d’un talkie-walkie pendant que le véhicule est en mouvement est interdite.
• Les véhicules personnels sont interdits sur la plage, le parc ou toute autre zone d'utilisation autorisée en tout temps.

Ces procédures doivent être respectées en tout temps par toute personne conduisant un véhicule sur la plage, le parc ou toute autre zone autorisée. Le non-respect de ces procédures peut entraîner la révocation immédiate du permis et la fin de l'événement.

L'Autorité des visiteurs et des congrès de Miami Beach (VCA) et le Conseil des arts et de la culture (CAC)

Le VCA et le CAC utilisent les fonds municipaux pour financer des événements spéciaux et culturels. L'approbation d'une demande de financement par le VCA et/ou le CAC ne constitue pas une approbation expresse ou implicite d'un permis d'événement spécial par la Ville de Miami Beach. Si le VCA ou le CAC finance un événement, le logo correspondant doit être intégré à tous les supports publicitaires et promotionnels imprimés, conformément aux conditions de financement du VCA et/ou du CAC.

Comté de Miami-Dade

Permis de vente temporaire de nourriture Le Département des réglementations commerciales et professionnelles du comté de Miami-Dade, Division de l'hôtellerie et de la restauration, établit les règles et réglementations relatives à l'exploitation sécuritaire des établissements de restauration temporaires. Pour obtenir les permis nécessaires, les sponsors ou les demandeurs doivent en informer le Département des réglementations commerciales et professionnelles au plus tard trois (3) jours ouvrables avant l'événement. Les frais de licence pour un événement d'une durée de 1 à 3 jours s'élèvent à quarante dollars ($40,00) par prestataire.

Nettoyage de plage Les personnes souhaitant utiliser la plage publique doivent prévoir le nettoyage de la plage, avant et après l'événement, si nécessaire. Le nettoyage de la plage peut être organisé avec le service des parcs du comté de Miami-Dade ou une entreprise de nettoyage privée agréée par ce service. Une preuve écrite de ces dispositions doit être soumise au bureau des événements spéciaux au moins deux (2) semaines avant l'événement.

État de Floride

Département de la protection de l'environnement, Division des plages et des rivages Si un événement doit se tenir à l'est de la ligne de contrôle des travaux côtiers, un permis d'État ou un permis administratif CCCL peut être requis. Cela concerne toutes les structures temporaires et non portables sur la plage, y compris les scènes, les clôtures, les tentes, les systèmes d'éclairage et de sonorisation. Un plan détaillé du site et une description écrite de toutes les installations doivent être soumis au Bureau des événements spéciaux au plus tard 60 jours avant l'événement.

Conformément aux conditions du permis de l'État, l'État exige également la protection des tortues marines pendant la saison de nidification des tortues marines, du 1er avril au 31 octobre, à Miami Beach. Les conditions applicables aux zones à l'est de la CCCL comprennent : les structures à construire et à laisser la nuit, y compris les clôtures temporaires, doivent avoir un dégagement vertical de 90 cm et un dégagement horizontal d'au moins 2,10 cm, et être situées le plus loin possible vers la terre ; aucun éclairage associé à l'événement n'est autorisé après 21 h, conformément au règlement municipal et aux exigences de l'État, sauf autorisation délivrée par l'État ; les feux de camp et les feux de joie sont interdits sur la plage la nuit ; la circulation de tous les véhicules motorisés est interdite après le coucher du soleil, à l'exception des véhicules d'urgence et des forces de l'ordre, des véhicules d'entretien de la plage ou de ceux autorisés sur la plage pour la conservation et/ou la recherche sur les tortues marines ; et les titulaires de permis peuvent être tenus de faire appel à des surveillants de tortues du coucher au lever du soleil. D'autres conditions, prescrites par l'État, peuvent s'appliquer. Une demande de permis de l'État doit être déposée auprès de l'État au moins trente (30) jours avant la date de début de l'événement. Si l'événement nécessite une installation plus complexe et s'étend sur plusieurs jours, un permis administratif CCCL doit être déposé auprès de l'État au plus tard soixante (60) jours avant la date de chargement de l'événement. La demande doit d'abord être examinée et approuvée par la Division de la gestion des ressources environnementales de la ville avant d'être déposée auprès de l'État de Floride.

Les événements nécessitant des exemptions à l'une des conditions de nidification des tortues marines ci-dessus devront fournir à la ville l'approbation écrite de la Florida Fish and Wildlife Conservation Commission.

Le chapitre 161 des lois de Floride exige la protection des dunes de plage et impose des amendes pour les dommages causés aux dunes naturelles le long de la plage. Il incombe au demandeur de prendre les mesures de sécurité adéquates pour protéger la zone dunaire des dommages pouvant être causés par un événement.

Division des terres de l'État Selon le type et la nature de l'événement, la Division des terres domaniales est en droit de négocier un accord d'utilisation distinct avec l'organisateur de l'événement et de facturer l'utilisation du terrain. Ces frais peuvent inclure une contribution au Fonds fiduciaire des terres domaniales, ainsi que des frais d'utilisation, et nécessitent l'approbation du Cabinet de l'État de Floride. Le cas échéant, une preuve d'approbation de la Division des terres domaniales doit être soumise au Département du Tourisme et du Développement culturel avant la délivrance du permis.

Commission de conservation de la faune et de la flore de Floride - Toute activité nautique organisée dans la ville de Miami Beach doit être signalée à la Commission de conservation de la faune et de la flore de Floride. L'avis doit être envoyé par courrier, avec copie à la Ville au moins deux (2) semaines avant l'événement.

Division des boissons alcoolisées et du tabac Si l'événement est organisé par une organisation à but non lucratif souhaitant vendre ou servir de l'alcool, celle-ci doit demander une licence temporaire de vente d'alcool auprès de la Division des boissons alcoolisées et du tabac de l'État de Floride, conformément à l'article 561.42 de la loi de Floride. Pour obtenir cette licence, une lettre d'autorisation doit être obtenue auprès de la Ville. Avant la délivrance de cette lettre, les documents suivants doivent être soumis :

• Certificats de toutes les assurances applicables, y compris la responsabilité civile générale et la responsabilité civile en matière d’alcool.
• Un accord d'indemnisation complété
• Une lettre signée sur papier à en-tête de l'organisme à but non lucratif acceptant que le permis d'alcool temporaire soit au nom de l'organisme.
• Département des transports de Floride

Bannières pour lampadaires Les bannières destinées à être installées sur un lampadaire de la route nationale nécessitent un permis supplémentaire du Département des Transports de Floride, après approbation de l'étude de conception par le Service d'urbanisme et de zonage de la ville et du maire et de la Commission municipale de Miami Beach. Selon l'ampleur et la nature de l'événement, des permis supplémentaires de l'État peuvent être requis.

Gouvernement fédéral

Administration fédérale de l'aviation - Toute activité aérienne inhabituelle au-dessus de la ville de Miami Beach, y compris un spectacle de drones, planifiée dans le cadre d'un événement spécial et susceptible de perturber le trafic aérien commercial, doit être approuvée par la Federal Aviation Administration (FAA). Cette autorisation sera demandée au nom du demandeur auprès du Département du Tourisme et du Développement Culturel de la ville.

Garde côtière Toute personne ou organisation prévoyant d'organiser une régate ou un défilé maritime qui, de par sa nature, les circonstances ou le lieu, présenterait des risques supplémentaires ou inhabituels pour la sécurité des personnes sur les eaux navigables relevant de la compétence des garde-côtes américains, doit soumettre une demande au commandant du district des garde-côtes compétent pour la zone où se déroulera la régate ou le défilé maritime. Parmi les exemples de conditions considérées comme présentant des risques supplémentaires ou inhabituels pour la sécurité des personnes figurent, sans s'y limiter : une compétition intrinsèquement dangereuse ; un éventuel impact sur la présence habituelle de navires commerciaux ou de plaisance dans la zone ; toute obstruction du chenal navigable raisonnablement prévisible ; et l'accumulation prévue d'embarcations de spectateurs.

Lorsque de tels événements doivent être organisés régulièrement ou à plusieurs reprises dans une seule zone par un individu ou une organisation, le commandant de district peut, sous réserve des conditions fixées de temps à autre par lui, accorder un permis pour une telle série d'événements pour une période déterminée, ne dépassant pas un (1) an.

La demande doit être soumise aux garde-côtes au moins 30 jours avant l'événement. Elle doit comprendre les informations suivantes :

• Nom et adresse de l'organisme parrain.
• Nom, adresse et téléphone de la ou des personnes en charge de l'événement.
• Nature et but de l'événement.
• Informations d’intérêt public général.
• Nombre estimé et types d'embarcations participant à l'événement.
• Nombre estimé et types d’embarcations destinées aux spectateurs.
• Nombre de bateaux fournis par les organisations sponsors pour patrouiller l'événement.
• Un calendrier et une description des événements.
• Une section d'un tableau ou d'un dessin à l'échelle montrant les limites de l'événement, les différents cours d'eau ou zones à utiliser par les participants, les officiels et les embarcations des spectateurs.