Véhicules et équipements urbains

VÉHICULES ET ÉQUIPEMENTS URBAIN

POLITIQUE:
Fournir des informations générales sur le fonctionnement et l'utilisation des véhicules (non policiers) et de l'équipement appartenant à la Ville.

GÉNÉRAL:
L'employé de la Ville de Miami Beach est le représentant le plus visible de la Ville. Son véhicule ou son équipement est directement associé à sa visibilité. L'apparence et l'état de son véhicule ou de son équipement doivent donc refléter une image favorable du Service, de la profession et de la Ville.

PROCÉDURES :
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RESTRICTION: L'utilisation des véhicules municipaux à des fins personnelles est interdite. Il est interdit aux passagers non autorisés de conduire ou d'utiliser un véhicule ou un équipement municipal. L'exploitant est responsable de l'application de cette règle.
LICENCES : Tous les conducteurs de véhicules de la ville doivent avoir en leur possession immédiate un permis de conduire valide, délivré par l'État de Floride, et adapté au type de véhicule conduit ou exploité.
PERMIS DE CONDUIRE COMMERCIAL : À compter du 1er avril 1992, tout véhicule appartenant à la Ville ou contrôlé par elle et classé comme véhicule à moteur commercial doit être muni, par son conducteur, d'un permis de conduire commercial (CDL) valide du type et de la classe avec toutes les mentions requises par la loi pour la conduite de ce véhicule spécifique.
SUSPENSION DU PERMIS : Les conducteurs de véhicules et d'équipements municipaux, y compris ceux titulaires d'un permis de conduire ou d'un permis de conduire commercial (CDL), doivent informer leur supérieur immédiat et le service de gestion des risques par écrit le jour ouvrable suivant toute suspension, révocation, annulation ou autre interdiction de conduire un véhicule motorisé. Si la conduite est considérée comme une exigence minimale du poste et que le permis est suspendu, annulé, révoqué ou restreint de quelque manière que ce soit, ce qui affecte leurs performances, l'employé doit immédiatement en informer par écrit le chef de service/division et le service de gestion des risques.
L’employé ne peut pas continuer à travailler dans cette classification si la conduite est considérée comme une exigence minimale.
À la demande du Département, et en fonction de ses besoins immédiats, l'employé peut se voir accorder une suspension pouvant aller jusqu'à 90 jours ou jusqu'à la décision judiciaire prévue pour le rétablissement de son permis. Si l'employé n'obtient pas son permis dans ce délai, il devra se présenter aux Ressources humaines pour une éventuelle affectation dans une catégorie ne nécessitant pas de conduite. Cette affectation dépendra de ses qualifications, des postes vacants à la Ville, de sa disponibilité, des résultats et des souhaits de l'employé lors des entretiens, ainsi que des besoins du département d'accueil.
Si l'employé ne peut pas être placé dans un autre département ou suspendu jusqu'à 90 jours, il peut alors être licencié pour non-respect des exigences minimales de la classification.
Mesures disciplinaires : Peuvent être appliquées selon le motif de la suspension. Si le permis de conduire d'un employé est suspendu ou révoqué pour conduite sous l'influence de l'alcool, toutes les procédures ci-dessus s'appliqueront également. Cependant, si l'employé est reconnu coupable :
L'employé ne sera pas autorisé à postuler ou à continuer d'occuper un poste nécessitant la conduite pendant une période d'un an à compter de la date à laquelle il a été reconnu coupable.
Après un an, si l'employé retourne à un emploi qui nécessite de conduire et est à nouveau condamné pour conduite en état d'ivresse, il sera soumis à des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu'au licenciement, et ne sera pas éligible à un emploi qui nécessite de conduire pendant une période de 5 ans à compter de la date de la condamnation.
OPÉRATEURS DE VÉHICULES/ÉQUIPEMENTS URBAINS Les employés, y compris ceux titulaires d'un permis de conduire commercial (CDL), doivent informer leur supérieur immédiat par écrit le jour ouvrable suivant toute condamnation pour infraction au code de la route (à l'exception du stationnement). Cela inclut toute infraction, quel que soit le propriétaire du véhicule ou le lieu où elle a été commise.
DÉPISTAGE DE DROGUES ET D'ALCOOL : Les conducteurs de véhicules appartenant à la Ville ou contrôlés par celle-ci sont soumis à des tests de dépistage de drogues, conformément à la politique de la Ville de Miami Beach et aux conventions collectives. Des contrôles aléatoires, exigés par le Département des Transports de Floride (FDOT) en vertu de l'article 382.305, seront également effectués.
DÉPISTAGE DE DROGUE Les procédures sont gérées par le service des ressources humaines, notamment le respect des règles et politiques du personnel de la ville de Miami Beach, ainsi que des conventions collectives. Pour plus d'informations, consultez les politiques et procédures du service des ressources humaines.
PERMIS DE CONDUIRE/INSPECTION : Le superviseur immédiat peut demander à un employé de fournir la preuve d'un permis de conduire valide ou d'un permis de conduire commercial (CDL) de tout employé avant de conduire un véhicule de la Ville.
Le superviseur immédiat vérifie la date d'expiration du permis, la classe du permis et s'assure que le permis contient toutes les mentions qui peuvent être requises pour la conduite d'un véhicule municipal spécifique.
OBTENTION ET MAINTIEN, MISE À NIVEAU DES LICENCES : Pour les employés tenus par la Ville d'obtenir et de conserver un permis de conduire commercial valide, comme condition d'emploi, le directeur du département/division peut autoriser l'utilisation de l'équipement/véhicule de la Ville pendant les heures de travail de la Ville, comme l'exige un examen de permis de conduire commercial lorsque les tâches de l'employé incluent la conduite d'un véhicule de la Ville.
LIMITE D'ÂGE : Aucune personne, employée ou autre, âgée de moins de 18 ans, n’est autorisée à conduire un véhicule ou un équipement de la Ville.
APPROBATION D'UTILISATION : La Ville limite l’utilisation des véhicules aux éléments suivants :
Seul le personnel autorisé sera autorisé à conduire les véhicules de la Ville.
Employé en service officiel de la ville uniquement ; et pendant une
Tour de service de l'employé; et
Les passagers des véhicules de la Ville seront limités aux employés de la Ville et aux personnes en mission officielle avec un employé autorisé.
EXCEPTIONS : Les directeurs municipaux et les chefs de service ne peuvent approuver que les exceptions et les chefs de division sont autorisés à approuver l'utilisation des véhicules de la ville.
IL EST INTERDIT DE FUMER ET DE MANGER : Il est interdit de fumer ou de manger dans les véhicules de la Ville de Miami Beach. Consultez le manuel de l'employé pour plus d'informations.
LIGNES DIRECTRICES POUR UNE EFFICACITÉ MAXIMALE :
Lorsqu’un défaut est constaté sur un véhicule de la Ville, signalez-le immédiatement à votre superviseur.
Restituez rapidement le véhicule au point de livraison lorsqu'il n'est pas utilisé. Ne conservez pas un véhicule obtenu au point de livraison plus longtemps que nécessaire pour les besoins du travail pour lequel il a été obtenu.
Procurez-vous toujours du carburant dans les réservoirs appartenant à la ville situés à Fleet Management (140 MacArthur Causeway) ou à la caserne de pompiers #2 (2300 Pine Tree Drive), sauf autorisation expresse contraire.
Conduisez prudemment à tout moment et respectez toutes les lois et règles de circulation.
Le port de la ceinture de sécurité est obligatoire.
Planifiez vos déplacements pour économiser du carburant.
ACCIDENTS
Tous les accidents, quelle que soit leur gravité, leur gravité ou leur localisation, doivent être signalés et faire l'objet d'une enquête par le service de police de la ville de Miami Beach. De plus, un formulaire de déclaration d'accident doit être rempli et transmis dans les plus brefs délais à la gestion des risques, à la gestion de la flotte et à votre supérieur immédiat. Tous les accidents seront examinés par l'unité d'enquête sur les accidents (AIU) de la police de la ville de Miami Beach et la gestion des risques. Les conclusions de l'enquête seront transmises au directeur de service/division et à la gestion de la flotte. Les dommages causés par négligence ou intentionnellement, ainsi que le gaspillage ou le vol de biens municipaux, peuvent entraîner des sanctions disciplinaires, conformément à la politique municipale. La gestion de la flotte distribue les cartes d'assurance et les immatriculations lors de la mise en service du véhicule. Ces documents doivent être conservés avec le véhicule en permanence, conformément à la loi de Floride. En cas d'absence de ces documents, la situation doit être immédiatement signalée à la gestion de la flotte.
INSPECTION DU VÉHICULE
Lorsqu'un employé se voit attribuer un véhicule/équipement ou est sous un « véhicule/équipement partagé », une inspection formelle sera effectuée par l'opérateur de tout véhicule/équipement avant et à la fin de chaque période de service.
Dans le cadre de ce processus, l'opérateur est tenu d'inspecter son véhicule/équipement et d'en consigner les résultats sur une fiche d'inspection de l'équipement et de la sécurité du véhicule. Le formulaire dûment rempli sera remis à son supérieur immédiat à la fin de sa tournée.
Si l'opérateur constate des dommages au véhicule ou à l'équipement, qui n'ont pas été signalés (un registre des dommages est conservé au sein du service), il doit en informer son superviseur, qui lancera une enquête approfondie et informera les services concernés, le cas échéant. Il doit également préparer un rapport de dommages au véhicule ou à l'équipement trouvés par la Ville de Miami Beach et le distribuer avant la fin de son service.
La Division de gestion de flotte effectuera une inspection personnelle lors de chaque service d'entretien préventif sur tous les véhicules/équipements de chaque division et département et transmettra les résultats au directeur municipal et aux directeurs de département.
Les employés inspecteront l'habitacle des véhicules/équipements qui leur sont assignés au début et à la fin de leur tournée pour s'assurer qu'aucun débris ou autre matière étrangère n'est laissé à l'intérieur.
Le superviseur de l'employé effectuera une inspection formelle une fois par mois. L'employé sera tenu de transmettre les résultats de l'inspection du véhicule/équipement au service de gestion de flotte, sur demande.
Lorsque le superviseur constate un dommage au véhicule/équipement non signalé, il lance une enquête approfondie, documentée et photographique. Ce rapport est transmis simultanément à la gestion de la flotte et à la gestion des risques. Le superviseur consigne les dommages, le numéro de dossier et la date dans le registre des dommages au véhicule, conservé au sein du service ou de la division.
ENTRETIEN DU VÉHICULE
Lorsqu'un employé constate qu'un véhicule ou un équipement doit être remplacé, quelle qu'en soit la raison, il doit en informer immédiatement son superviseur. Il lui sera demandé de remplir un formulaire de demande d'entretien pour véhicules ou équipements de gestion de flotte. De plus, son superviseur signera le formulaire d'inspection de sécurité des véhicules ou équipements de l'employé. L'employé présentera ce formulaire au rédacteur d'entretien de la gestion de flotte lors de l'entretien du véhicule ou de l'équipement.
Lorsqu'un véhicule ou un équipement doit être laissé ailleurs que chez Gestion de flotte, l'employé suivra la procédure décrite à l'article 17.4. Il sécurisera le véhicule ou l'équipement et informera Gestion de flotte de l'emplacement du véhicule et de la raison pour laquelle il a été laissé sans surveillance.
Si un véhicule ou un équipement tombe en panne pendant son utilisation par un employé, la direction de la flotte et son superviseur en seront informés. Le véhicule ne doit pas être laissé sans surveillance de manière dangereuse. La direction de la flotte sera alors responsable de la réparation et/ou du retrait du véhicule.
Les employés ne doivent pas recourir aux services de remorquage ou de garage hors de la ville sans l'approbation du service de gestion de flotte. Avant de quitter un véhicule ou un équipement, l'employé doit s'assurer que tous ses effets personnels sont en sécurité. En cas de crevaison en dehors des limites de chaque ville de Miami, le conducteur du véhicule doit tout mettre en œuvre pour changer le pneu. La crevaison doit être réparée ou remplacée dès que possible.
Les employés sont responsables de l'entretien général et des soins appropriés du véhicule qui leur est assigné et ne doivent pas :
Effectuer des ajustements mineurs ou des opérations d’entretien sur le véhicule/l’équipement.
Modifier la carrosserie, la conception générale, l'apparence, le marquage, le système mécanique ou électrique
percer des trous à l'intérieur ou à l'extérieur du véhicule.
apposer des autocollants ou des panneaux non autorisés sur le véhicule/l'équipement.
tout équipement supplémentaire ou modification du véhicule/équipement, sauf approbation préalable de la direction de la flotte.Toutes les réparations effectuées sur ledit véhicule/équipement seront effectuées par la gestion de la flotte et uniquement après que la demande ait été dûment soumise par l'employé et approuvée par le superviseur.
Cette approbation doit être demandée par écrit à la direction de la flotte et doit contenir les informations suivantes :
Le type de modification ou d’équipement supplémentaire souhaité.
la raison ou la justification de l’équipement supplémentaire ou de la modification.
le type exact d'équipement/accessoire à installer. Tout équipement ou accessoire supplémentaire approuvé sera acheté et entretenu aux frais de la division ou du service. La gestion de la flotte se chargera de l'installation ou de la modification.
Les véhicules correctement entretenus ont une durée de vie plus longue ; il est donc important de les entretenir correctement. Tous les véhicules de la ville de Miami Beach doivent être entretenus conformément au calendrier d'entretien exigé par le constructeur ou par l'organisme d'État ou fédéral compétent. Le service de gestion de flotte attribuera un calendrier d'entretien préventif à chaque véhicule/équipement. Tous les entretiens préventifs seront planifiés avec le responsable du service de gestion de flotte. Les employés qui se voient attribuer un véhicule en location doivent faire effectuer des inspections d'entretien préventif par le service de gestion de flotte au bout de 30 jours d'utilisation ou tous les 1 600 km, selon la première éventualité. Les inspections seront ensuite trimestrielles. Les employés qui doivent apporter leur véhicule/équipement pour un entretien préventif doivent respecter les procédures suivantes :
L'employé planifie son véhicule/équipement pour l'entretien préventif avec la gestion de flotte.
L'employé conduit le véhicule/l'équipement jusqu'à l'atelier.
La gestion de flotte surveillera l’avancement des réparations et/ou de l’entretien du véhicule/équipement et informera l’employé lorsque le véhicule/équipement sera prêt à être récupéré.
L'employé se rendra au service de gestion de flotte dès qu'il sera informé que le véhicule/équipement est prêt à être récupéré.
La même procédure s’appliquera dans le cas où le véhicule est défectueux et ne peut pas être utilisé en toute sécurité, sauf lorsqu’un rendez-vous n’est pas requis.
CONDUITE DU VÉHICULE
- Tout employé conduisant un véhicule ou un équipement municipal est responsable de l'entretien de cet équipement. Il doit vérifier quotidiennement les niveaux de liquide, l'éclairage et les pneus (état et pression) afin d'assurer la sécurité du véhicule.
- En service, les conducteurs de véhicules et d'équipements municipaux doivent respecter le Code de la route, adopter une conduite prudente et montrer l'exemple. Cette politique interdit aux employés de conduire sous l'influence de drogues ou d'alcool. Sur avis médical, ils doivent immédiatement informer leur superviseur si la ou les drogues altèrent leur capacité de conduire.
LES CEINTURES DE SÉCURITÉ SERONT PORTÉES. Le port de la ceinture de sécurité est obligatoire pour tous les employés et occupants d'un véhicule de la Ville de Miami Beach, en tout temps et sans exception. Il est de la responsabilité du conducteur de s'assurer que tous les occupants bouclent leur ceinture de sécurité avant de conduire le véhicule. Toute ceinture de sécurité défectueuse doit être signalée à la direction du parc automobile et apportée à cette direction pour réparation ou remplacement immédiat. La Ville se réserve le droit de révoquer le droit de conduire de tout conducteur ne respectant pas cette politique.
Sauf en cas d'intervention, les véhicules municipaux ne doivent pas être stationnés illégalement ou de manière à gêner la circulation. Lorsqu'un véhicule municipal est laissé sans surveillance, il doit être correctement sécurisé en retirant les clés et en verrouillant toutes les portes et fenêtres. Tous les dispositifs de sécurité requis, tels que cônes, fusées éclairantes ou triangles de présignalisation, doivent être utilisés lorsqu'un véhicule laissé sans surveillance bloque la circulation.
Lors de la remise d'un véhicule à la fin de la période de service, l'opérateur doit s'assurer que le véhicule/équipement est propre, ravitaillé en carburant et prêt à être utilisé par un autre employé.
VÉHICULE/ÉQUIPEMENT ENDOMMAGÉ OU VOLÉ
- Si votre véhicule ou équipement municipal est endommagé ou volé, signalez-le immédiatement au service de police de la ville de Miami Beach et à votre supérieur. Obtenez une copie du rapport de police. Conservez-en une copie pour vos dossiers et transmettez-la au service de gestion des risques, au service de gestion de la flotte et à votre supérieur dans les 48 heures.
- En cas de dommage à un véhicule de la ville, quelle que soit sa gravité, l'employé doit en informer immédiatement son superviseur.
DÉFAUT DE CONFORMITÉ ET MESURES DISCIPLINAIRES
- L'utilisation d'un véhicule municipal est un privilège et un avantage, et non un droit automatique. Le non-respect de toute disposition de la politique d'utilisation des véhicules et équipements de la Ville de Miami Beach peut entraîner des sanctions disciplinaires.
- Les sanctions disciplinaires imposées peuvent commencer par un avertissement écrit pour les premières infractions mineures. Toute infraction supplémentaire peut entraîner une suspension et/ou une exclusion définitive, pouvant aller jusqu'au licenciement. De plus, des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement peuvent être prises à l'encontre d'un employé, conformément au règlement intérieur.
- La méthodologie utilisée pour identifier le responsable des dommages constatés sera basée sur le dernier employé ayant accédé au véhicule ou à l'équipement, notamment en l'absence de documentation manquante.
- Si un employé a besoin d'un moyen de transport et n'est plus autorisé à utiliser un véhicule de la Ville, il peut exercer son droit d'utiliser son véhicule personnel afin de continuer à remplir les obligations de son emploi. Le remboursement des frais de déplacement peut être demandé conformément à l'article 20.5.
- Les employés qui choisissent l'option identifiée dans 20.4 conserveront une couverture d'assurance appropriée comme l'exigent les statuts de Floride et seront rémunérés sur la base d'un taux de remboursement du kilométrage établi par la ville.
  Dans certaines circonstances, l’administration se réserve le droit d’imposer des sanctions plus sévères pour remplacer celles imposées dans la présente politique.
Les résiliations, les nouvelles embauches et les changements de conducteur/opérateur doivent être signalés dans les 48 heures à la gestion de la flotte afin de maintenir les informations sur le conducteur à jour et exactes.