Anwesenheitsrichtlinien

Die Stadt Miami Beach legt Wert darauf, ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen und zu fördern. Die Stadt verlangt von ihren Mitarbeitern, pünktlich zur Arbeit zu erscheinen. Die Produktivität wird gefährdet, wenn Mitarbeiter nicht pünktlich zur Arbeit erscheinen.

Die Definitionen für die folgenden Verfahren lauten wie folgt:

Abwesenheit – Nichterscheinen zur Arbeit oder Nichterscheinen am Arbeitsplatz wie geplant.
Vorfälle – eine unerlaubte Abwesenheit an einem oder mehreren aufeinanderfolgenden Tagen aufgrund einer nicht arbeitsbedingten Krankheit.
Übermäßige Abwesenheit – zehn (10) Vorfälle oder zehn (10) Tage in einem Zeitraum von zwölf (12) Monaten.
Entschuldigte Abwesenheit – dokumentierter medizinischer Grund, wie etwa eine schwere Krankheit, eine nicht arbeitsbedingte Verletzung oder eine Operation; Abwesenheiten, die im Rahmen der Richtlinie zum medizinischen Familienurlaub (FML) genehmigt wurden.

Alle Abwesenheiten vom Dienst sind dem Vorgesetzten so schnell wie möglich, vorzugsweise vor Arbeitsbeginn, zu melden. Bei einer Meldung später als eine Stunde nach Arbeitsbeginn gilt der Mitarbeiter für den gesamten Tag als unerlaubt abwesend. Der Vorgesetzte entscheidet nach eigenem Ermessen, wann die Abwesenheit nicht innerhalb dieser Frist gemeldet werden konnte. Ist mit einer längeren Abwesenheit zu rechnen, ist sie am ersten Tag wie angegeben zu melden.
Bei einer Abwesenheit von mehr als zehn (10) Arbeitstagen muss der Personalleiter eine Arbeitsfähigkeitsuntersuchung anordnen. (Freiwillig geleistete Arbeitszeiten werden bei der Berechnung der Abwesenheitstage und -vorfälle nicht berücksichtigt.) Bei einer Abwesenheit von weniger als zehn (10) Tagen kann der Personalleiter vor der Rückkehr des Mitarbeiters an den Arbeitsplatz ein ärztliches Attest oder eine Arbeitsfähigkeitsuntersuchung verlangen. Ist ein Mitarbeiter aufgrund seines Gesundheitszustandes nicht in der Lage, seine Aufgaben gemäß seiner Stellenbeschreibung zu erfüllen, gelten die Bestimmungen von Personalregel IX, Abschnitt 4 und 5.
Die einstellenden Beamten haben die Befugnis, Abwesenheiten zu entschuldigen, die als berechtigt gelten und die auf einen solchen Notfall zurückzuführen sind, dass sie außerhalb der Kontrolle des Arbeitnehmers liegen, z. B. wenn ein Arzt dem Arbeitnehmer befiehlt, der Arbeit fernzubleiben.
Zehn (10) Vorfälle oder zehn (10) Tage in den vorangegangenen zwölf (12) Monaten gelten als übermäßig und erfordern daher eine Besprechung zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem.
Vorgesetzte ergreifen gemäß diesen Richtlinien schrittweise Disziplinarmaßnahmen gegen alle klassifizierten Mitarbeiter.
Die Anwendung dieser Leitlinien und die entsprechenden Maßnahmen erfordern ein gutes Urteilsvermögen der Aufsichtsbehörde.

Handlungsleitlinien
Tage	Anzahl der Vorfälle	Maximale Aktion	Leistungsniveau
0	0 - 1	Dankeschön-/Feedback-Sitzung	10
0	2 - 3	Dankeschön-/Feedback-Sitzung	9
5	4 - 5	Überprüfung durch den Vorgesetzten und Beratung mit dem Mitarbeiter	8
6 - 9	6 - 7 - 8	Mündliche Verwarnung(en)	7
10 - 14	9 - 12	Schriftliche Rüge	5 - 6
15	13 - 14	Suspension	4 - 3
20	15 - 16	Degradierung**	2
21	16 +	Wenden Sie sich an die Personalabteilung, um Maßnahmen festzulegen	1

* Überprüfen Sie jeden Gewerkschaftsvertrag auf Änderungen oder Unterschiede.
** Bei manchen Klassifizierungen werden keine Herabstufungen vorgenommen.
Alle Disziplinarmaßnahmen, die eine Änderung des Gehalts des Mitarbeiters erfordern, d. h. Suspendierung, Degradierung oder Kündigung, müssen vorab vom Personalleiter genehmigt werden.

Vorgesetzte sollten versuchen, vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen, um die Abwesenheiten zu reduzieren, bevor sie Korrekturmaßnahmen ergreifen, indem sie:

- Förderung der Zuverlässigkeit durch Lob für Mitarbeiter mit guten Anwesenheitsquoten sowie für diejenigen, die ihre Anwesenheit verbessern;
- jede Gelegenheit nutzen, um den Mitarbeitern die Bedeutung regelmäßiger Anwesenheit zu verdeutlichen;
- Führen Sie gute Aufzeichnungen und nutzen Sie diese, um Interesse und Sorge um die Anwesenheit der Mitarbeiter zu zeigen.
- bei Bedarf Verweis auf das Employee Assistance Program oder andere geeignete Dienste.

ERINNERUNG: Alle Richtlinien und Verfahren erfordern ein gutes Urteilsvermögen aller Mitarbeiter.

Beispiele

Mitarbeiter A hat eine Reihe von Arztterminen, die im Voraus geplant sind, d. h. einmal pro Woche für zehn Wochen.
Empfehlung:
- Die erste Maßnahme sollte darin bestehen, den Zeitplan des Mitarbeiters, wenn möglich, anzupassen und ihn zu ermutigen, Arzttermine wahrzunehmen, damit diese seinen Arbeitstag nicht beeinträchtigen.
- Erlauben Sie dem Mitarbeiter, die Zeit nachzuholen, wenn er/sie möchte.
- Da die Fälle zusammenhängen (z. B. benötigt der Mitarbeiter eine Stunde pro Woche – insgesamt 10 Stunden), zählt dieser Vorfall als ein einziger. Für Beurteilungen und/oder Disziplinarmaßnahmen ist er jedoch nicht relevant.
- Lassen Sie den Mitarbeiter in Kombination mit a) oder b) einen intermittierenden medizinischen Familienurlaub (FML) beantragen.
Mitarbeiter B hat übers Wochenende einen Autounfall, liegt danach zehn Tage im Krankenhaus, erholt sich zwei Wochen lang zu Hause und muss dann acht Wochen lang zweimal wöchentlich zur Physiotherapie.

Empfehlung:

- Die Zeit, die der Mitarbeiter zur Genesung im Krankenhaus und zu Hause verbringt, wird als ein Vorfall gezählt und für die Physiotherapie gelten die Richtlinien für #1.
- Der Arbeitnehmer kann einen medizinischen Familienurlaub beantragen.
Mitarbeiter C hat eine Reihe nicht näher bezeichneter oder unklarer Erkrankungen, wegen derer er sich in den letzten neun Monaten mindestens ein- oder zweimal pro Monat krankgemeldet hat.
Mitarbeiter D hat Asthma dokumentiert. In den letzten sechs Monaten hat er/sie die Arbeit achtmal verlassen, jedes Mal mit stressbedingten Gründen.

Empfehlung: (#3 & #4)

Sobald der Mitarbeiter vier oder fünf Mal abwesend war, vereinbart der Vorgesetzte ein Besprechungsgespräch mit ihm, um die Anwesenheit zu besprechen, ihn zu beraten und gegebenenfalls eine EAP-Überweisung oder die Richtlinien für familienmedizinischen Urlaub anzubieten. Bei weiteren Abwesenheiten befolgen Sie die in dieser Richtlinie beschriebenen Schritte und bieten gegebenenfalls bei jedem Schritt EAP/FML als Option an.

Arbeitnehmer E hat in den letzten zehn Monaten 100 Stunden Krankenurlaub für Arztbesuche und einige nicht näher bezeichnete Erkrankungen in Anspruch genommen.

Empfehlung:

Falls ein Mitarbeiter die Art seiner Krankheit nicht angibt, das Angebot des Vorgesetzten, FML zu beantragen, nicht angenommen hat und übermäßig oft krankgeschrieben ist, kann der Vorgesetzte eine Diensttauglichkeitsprüfung durch den städtischen Gesundheitsdienstleister in Erwägung ziehen oder zumindest die Arbeitsfähigkeit des Mitarbeiters bestätigen lassen. Ist der Vorgesetzte der Ansicht, dass es sich nicht um eine gültige Entschuldigung handelt, sollte er das in dieser Richtlinie beschriebene Verfahren durchführen. (Siehe Beispiele #3 und #4.)